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あなたにぴったりの入退室管理システムの比較表を作成!おすすめや選び方も解説を選定しましょう

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入退室管理システム(シェア上位)

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NOBICS
NOBICS
NOBICSは、ニッケイ株式会社が提供する受付・入退室管理システムです。非接触ICカードリーダーや電気錠を制御するコントローラーなどのハード機器と、入退室管理ソフトをインストールしたPC1台で運用可能なビル向けシステムとなっており、小規模から大規模まで柔軟に対応できます。非接触ICカードや指紋認証デバイスと連携してドアの解錠・施錠を制御し、建物内の扉状態や異常の監視も行えます。既存のネットワークや設備を活用した管理が可能で、在室者の状態把握や入退室ログの自動収集、鍵管理ボックスとの連動といった機能も備えています。オンプレミス型のシステムのため、インターネット接続が困難な環境でも導入しやすいという特徴があります。オフィスフロアから工場・研究施設まで、幅広い規模の施設においてセキュアな入退室管理を実現できるソリューションです。
コスト
要問合せ
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
iPad受付システム らいきゃくんは、株式会社オフィスゲートが提供する受付・入退室管理システムです。iPad1台に専用アプリをインストールするだけで利用を開始でき、複雑な初期設定や専用機器が不要なシンプルな設計となっています。初期費用0円、月額利用料3,300円からという手頃な料金設定により、中小企業においても導入しやすいサービスとなっています。操作画面は直感的に設計されており、iPad操作に慣れていない方でも簡単に使用することができます。担当者が不在の際には受付画面にその旨が表示される機能があり、来訪者をお待たせしないよう配慮されています。無人受付による業務効率化を実現するとともに、モダンな受付対応により訪問者によい印象を与え、オフィスのイメージ向上にも寄与するとされています。導入の手軽さと機能性を両立したシステムといえるでしょう。
コスト
月額3,300
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
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事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
グローリー株式会社が提供する顔認証式の受付・入退室管理システムは、高精度なAI顔認証技術を活用して、許可された人のみが扉やゲートを通過できるセキュリティソリューションです。鍵やIDカードを携帯する必要がなく、マスク着用時や荷物を持った状態でも円滑な認証が可能な非接触型の入退室管理を実現しています。このシステムの導入により、受付業務の自動化が進み、受付スタッフや警備員の業務負担軽減と省人化に寄与します。顔認証精度は99.9%と高い水準を誇り、認証処理時間も平均1秒以内と迅速なため、利用者にストレスを与えることなく運用できます。国内では1,000拠点を超える導入実績があり、オフィスビル、製造工場、商業施設など、中規模から大規模まで幅広い施設において、安全で信頼性の高い入退室管理サービスを提供しています。不審者の侵入防止機能も備えており、施設全体のセキュリティ向上に貢献するソリューションとなっています。
コスト
要問合せ
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社エーティーワークスが提供するiDoorsクラウドは、OBCの「奉行Edge勤怠管理クラウド」とAPI連携し、入退室記録と勤怠打刻を統合できるクラウド型入退室管理サービスです。社員情報を奉行Edgeからワンクリックで同期してiDoorsに取り込めるため重複登録の手間が省け、出社時に指定の電気錠リーダーでICカードまたは顔認証を行うと勤怠システムに出勤が自動打刻されます。入退室と勤怠を一元管理することでサービス残業の抑止や労務コンプライアンス強化にもつながります。サービス提供元のA.T.WORKS社によるIoT電気錠制御盤「iDoorsエッジ」とICカードリーダーの設置工事サポートも受けられ、中堅企業のオフィスにセキュリティと勤怠管理の仕組みを手軽に導入でき、クラウドサービスゆえ在宅勤務中でも管理可能でテレワーク時代のニーズにも応えます。
コスト
月額13,200
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
KEYVOXは、ブロックチェーンロック株式会社が提供する受付・入退室管理プラットフォームです。ブロックチェーン技術を基盤としたクラウドサービスとして、スマートロックなどのデバイスと連携し、空間の鍵管理と予約・決済を一体化したアクセスコントロールシステムを構築できます。QRコードやスマートフォンを鍵として活用する仕組みにより、ゲストは事前に発行されたQRコードをスマートフォンに表示するだけで、チェックインから解錠まで一連の手続きを完了できます。ホテルや民泊、レンタルオフィス、コワーキングスペースなど、無人運営を希望する空間ビジネスでの活用に適しており、既存の予約システムや決済サービスとのAPI連携も可能な柔軟性を持ちます。月額課金による導入形態を採用しているため、小規模な物件オーナーから多数の拠点を運営する企業まで、空間の無人化を通じた運営効率化を支援するサービスとなっています。
コスト
月額2,291
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
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入退室管理システムとは?

入退室管理システムとは、オフィスや工場、倉庫などの建物や部屋への入退室を記録・管理するシステムです。従来の鍵による管理から、ICカード、生体認証、スマートフォンアプリなど、さまざまな認証方法を活用し、誰が・いつ・どこに入退室したかを正確に把握します。セキュリティの強化、業務効率化、コンプライアンス対応など、多角的なメリットを提供します。また、クラウド型やオンプレミス型など、企業の規模や要件に応じて最適な提供形態を選択できます。これにより、従業員の勤怠管理、訪問者の管理、セキュリティレベルの向上を実現し、現代のビジネス環境に欠かせないツールとなっています。

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鍵の管理による複雑な運用体制

物理的な鍵を使用した入退室管理では、鍵の配布・回収・保管が煩雑になります。従業員の入退社時や部署異動時に、鍵の受け渡し作業が発生し、管理部門の負担が増大します。また、鍵の紛失や複製のリスクもあり、セキュリティ面での不安も生じます。特に大規模なオフィスや複数のフロアがある場合、鍵の種類も多くなり、管理体制がより複雑化してしまいます。

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入退室記録の正確性不足

手動での入退室記録では、記録漏れや記載ミスが頻繁に発生します。訪問者台帳への記入忘れ、時刻の記録間違い、署名の判読困難などが日常的に起こります。さらに、紙ベースの記録では、後から検索や集計が困難で、緊急時の在館者確認に時間がかかります。このような記録の不正確さは、セキュリティ管理やコンプライアンス対応において重大な問題となります。

3

セキュリティレベルの限界

従来の管理方法では、不正入室を効果的に防ぐことが困難です。合鍵の作成や鍵の貸し借りにより、許可されていない人物の侵入リスクが高まります。また、入室権限の細かな設定ができないため、すべての従業員が同じレベルでアクセス可能になってしまいます。機密性の高いエリアや時間外のアクセス制限も十分に実現できず、企業の重要な情報資産を守ることが難しくなります。

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勤怠管理との連携不備

入退室記録と勤怠管理が別々のシステムで運用されているため、データの整合性確保が困難です。従業員の実際の出退勤時刻と勤怠記録に差異が生じることがあります。また、それぞれのシステムでデータ入力が必要なため、二重管理による業務負荷が発生します。月末の勤怠締め処理において、データの照合作業に多大な時間を要することも珍しくありません。

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緊急時対応の遅延

災害や緊急事態発生時に、在館者の正確な把握ができないため、避難誘導や安否確認に支障をきたします。紙ベースの記録では、リアルタイムでの在館状況が把握できません。また、入退室記録が分散して保管されている場合、情報収集に時間がかかります。このような状況は、従業員の安全確保や迅速な対応を阻害し、企業のリスク管理において重大な課題となります。

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監査対応の負担増大

コンプライアンス監査や内部監査において、入退室記録の提出が求められることがあります。しかし、紙ベースの記録では、必要な期間のデータを収集・整理するのに膨大な時間がかかります。さらに、記録の信頼性や改ざんの有無を証明することも困難です。監査対応のたびに、担当者は通常業務を中断して対応せざるを得ず、業務効率の低下を招きます。

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訪問者管理の煩雑さ

来客や業者の入館手続きが複雑で、受付業務に多大な時間を要します。訪問者情報の記録、入館証の発行、担当者への連絡などの作業が手作業で行われています。また、訪問者の入館履歴管理も不十分で、セキュリティ上のリスクが生じています。特に多数の訪問者がある企業では、受付担当者の業務負荷が過大になり、他の業務に支障をきたすことがあります。

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データ活用の制約

入退室に関するデータが有効活用されていないため、業務改善の機会を逸しています。従業員の行動パターン分析、施設利用状況の把握、セキュリティ強化のための情報収集などが困難です。また、データが紙ベースや分散したファイルで保管されているため、分析に必要な形式への変換作業が必要です。このような制約により、経営判断に役立つ情報の抽出や、効率的な施設運営の実現が阻害されています。

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入退室管理業務における課題

入退室管理業務には、セキュリティリスクや管理業務の煩雑化などの課題があります。この段落では、具体的な業務課題を紹介します。
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入退室管理システムの機能

入退室管理システムの機能には、基本的な入退室記録から高度な分析機能まで多岐にわたるものがあります。この段落では、具体的な機能を紹介します。

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入退室記録管理

すべての入退室情報を自動的に記録し、データベースに保存する基本機能です。従業員や訪問者の入退室時刻、使用した認証方法、アクセスしたドアなどの詳細情報を正確に記録します。また、記録されたデータは改ざん防止機能により保護され、監査や調査時の証拠として活用できます。さらに、大容量のデータ保存により、長期間にわたる履歴の蓄積と検索が可能になります。

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アクセス権限制御

従業員の役職や部署に応じて、入室可能なエリアや時間帯を細かく設定する機能です。一般社員は営業時間内の共用エリアのみ、管理職は管理エリアへの24時間アクセス可能といった柔軟な権限設定ができます。また、プロジェクトチームへの一時的な権限付与や、退職者の権限即座停止なども簡単に行えます。この機能により、セキュリティレベルの維持と業務効率の両立が実現できます。

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リアルタイム監視機能

現在の入館者数や在館状況をリアルタイムで把握できる監視機能です。管理画面では、各エリアの利用状況や、不正アクセスの試行を即座に確認できます。さらに、異常な入退室パターンを検知した際の自動アラート機能も備えています。緊急時の迅速な対応や、日常的なセキュリティ管理において欠かせない機能となっています。

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勤怠管理連携

入退室記録を勤怠管理システムと自動連携し、出退勤時刻を正確に記録する機能です。従業員の実際の入退室時刻が勤怠データとして自動登録されるため、打刻忘れや不正な勤怠申請を防止できます。また、残業時間の自動計算や、有給休暇取得状況との照合も可能になります。人事部門の業務効率化と、労働時間管理の精度向上を同時に実現する重要な機能です。

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訪問者管理機能

外部からの来訪者の受付から退館までを一元管理する機能です。事前の訪問者登録、入館証の自動発行、担当者への通知、入退館時間の記録などが自動化されます。また、訪問者の写真撮影機能や、持参品の記録機能も備えています。さらに、VIP訪問者への特別対応設定や、要注意人物の入館制限なども可能で、企業のセキュリティ向上に大きく貢献します。

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レポート生成機能

蓄積された入退室データを基に、さまざまな分析レポートを自動生成する機能です。月次の入退室統計、部署別の利用状況、時間帯別の混雑度などの情報を視覚的にわかりやすく表示します。また、セキュリティ監査用の詳細レポートや、施設利用効率分析レポートも作成できます。これらのレポートは、経営判断や業務改善の重要な資料として活用され、データドリブンな意思決定を支援します。

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非常時対応機能

災害や緊急事態発生時に、迅速な安否確認と避難誘導を支援する機能です。現在の在館者リストの瞬時表示、避難完了者のチェック機能、未避難者の特定機能などを提供します。また、緊急時には全ドアの自動解錠や、避難経路の表示機能も作動します。さらに、消防署や警備会社への自動通報機能も連携でき、従業員の安全確保と迅速な対応を実現します。

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モバイル対応機能

管理者がスマートフォンやタブレットから、システムの監視や管理操作を行える機能です。外出先からの緊急時対応、リアルタイムでの入退室状況確認、一時的なアクセス権限の付与などが可能になります。また、プッシュ通知による異常事態の即座連絡や、写真付きの現場報告機能も備えています。これにより、管理者の利便性向上と、24時間体制でのセキュリティ管理が実現できます。
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入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理システムを導入するメリットには、セキュリティ強化や業務効率化などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。

セキュリティレベルの大幅向上

システム導入により、従来の物理的な鍵管理から脱却し、高度なセキュリティ環境を構築できます。不正な入室試行の即座検知、権限のない人物の侵入防止、入退室履歴の完全記録により、企業の重要資産を守ることができます。また、カードの紛失時でも即座に利用停止できるため、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。さらに、生体認証との組み合わせにより、なりすましを完全に防止し、最高レベルのセキュリティを実現できます。

管理業務の大幅な効率化

手動での入退室記録や鍵の管理業務から解放され、管理部門の業務負荷を大幅に軽減できます。入退室データの自動収集、権限設定の一元管理、レポートの自動生成により、従来の煩雑な作業が不要になります。また、新入社員の権限設定や退職者の権限削除も、システム上で瞬時に実行できます。これにより、管理部門は戦略的な業務に集中でき、全体的な生産性向上につながります。

正確な勤怠管理の実現

入退室記録と勤怠管理システムの連携により、従業員の実際の労働時間を正確に把握できます。タイムカードの打刻忘れや不正な時間申請を防止し、適正な労働時間管理が実現します。また、残業時間の自動計算や、労働基準法に基づく管理も自動化されます。さらに、テレワークと出社勤務の併用企業では、オフィス滞在時間の正確な記録により、ハイブリッドワークの効果的な管理が可能になります。

コンプライアンス対応の強化

法令で義務付けられている入退室記録の保管や、監査対応が大幅に効率化されます。改ざん不可能な形でのデータ保存、必要な期間での記録の自動保持、監査時の迅速なデータ提出が可能になります。また、個人情報保護法やセキュリティ関連法規への対応も、システムの機能により自動的に実現されます。さらに、国際的なセキュリティ基準への準拠も容易になり、企業の信頼性向上にも寄与します。

緊急時対応能力の向上

災害や緊急事態発生時に、在館者の瞬時把握と迅速な安否確認が可能になります。現在の在館者リスト、各人の最後の入退室記録、避難状況の確認などが即座に行えます。また、緊急時の全ドア自動解錠や、消防署への自動通報機能により、人命救助の迅速化が図れます。さらに、災害後の施設復旧時にも、被害状況の把握や立入制限の管理が効率的に行えます。

訪問者管理の高度化

来客や業者の受付から退館までの全プロセスが自動化され、スムーズな訪問者対応が実現します。事前登録による待ち時間の短縮、入館証の自動発行、担当者への即座通知により、顧客満足度の向上が期待できます。また、訪問履歴の完全記録により、セキュリティ管理の強化も同時に実現されます。さらに、VIP顧客への特別対応設定や、複数回訪問者の優遇サービスなど、きめ細やかな顧客サービスも提供できます。

データ分析による業務改善

蓄積された入退室データを分析することで、従業員の行動パターンや施設利用状況を把握し、業務改善に活用できます。混雑時間帯の特定、会議室利用効率の分析、フロア別の利用状況把握などが可能になります。また、これらの分析結果を基に、オフィスレイアウトの最適化や、設備投資の判断材料として活用できます。さらに、働き方改革の効果測定や、新しい勤務制度の導入検討にも貴重なデータを提供します。

運用コストの長期的削減

システム導入により、警備員の配置コストや、物理的な鍵の管理コストを大幅に削減できます。また、手動での管理業務に要していた人件費や、紙ベースの記録管理コストも不要になります。さらに、セキュリティ事故の予防により、事後対応にかかるコストやリスクも軽減されます。初期投資は必要ですが、長期的な運用を考慮すると、トータルコストの削減効果が期待できる投資となります。
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入退室管理システムを導入する際の注意点

入退室管理システムを導入する際には、システム選定の複雑さや運用面での課題などの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。

既存システムとの連携の複雑さ

既に運用している勤怠管理システムや人事システムとの連携において、データ形式の違いや仕様の不整合が発生する可能性があります。特に古いシステムとの連携では、APIの対応状況や、データ移行の際のフォーマット変換が必要になる場合があります。また、複数のベンダーのシステムを組み合わせる場合、システム間の責任範囲が不明確になることもあります。導入前に、既存システムとの詳細な連携要件を確認し、技術的な互換性を十分に検証する必要があります。

セキュリティ要件の慎重な検討

システム導入により新たなセキュリティリスクが生じる可能性があるため、慎重な検討が必要です。クラウド型では、データの外部保存に伴う情報漏洩リスクや、インターネット経由でのサイバー攻撃の脅威があります。また、システムの脆弱性やアップデート時の一時的なサービス停止も考慮しなければなりません。さらに、従業員の生体情報を収集する場合は、個人情報保護の観点からも厳格な管理体制の構築が求められます。

運用体制の準備不足

システム導入後の運用管理体制が不十分だと、期待した効果を得ることができません。システム管理者の育成、定期的なメンテナンス計画の策定、障害発生時の対応手順の整備などが必要です。また、従業員への操作教育や、新しいルールへの適応期間も考慮しなければなりません。さらに、システム障害時のバックアップ手順や、緊急時の代替運用方法も事前に準備しておく必要があります。

導入コストと効果の詳細検証

初期導入費用だけでなく、月額利用料、保守費用、将来のシステム更新費用など、長期的なコストを十分に検証する必要があります。また、期待する効果の定量化や、投資回収期間の算出も重要な検討事項です。さらに、システムの機能拡張や利用者数の増加に伴う追加コストも発生する可能性があります。予算計画においては、これらの隠れたコストも含めた総合的な費用対効果を慎重に評価することが重要です。

従業員の受け入れ体制

新しいシステムに対する従業員の抵抗感や、操作方法の習得に伴う一時的な業務効率の低下が生じる可能性があります。特に、従来の手動管理に慣れた従業員にとって、デジタル化は大きな変化となります。また、生体認証への心理的な抵抗や、プライバシーに対する懸念を示す従業員もいる可能性があります。導入成功のためには、事前の説明会開催、十分な研修期間の確保、段階的な導入計画の策定が不可欠です。

法的要件の確認不足

入退室管理システムの導入により、労働基準法、個人情報保護法、建築基準法などの法的要件への対応が必要になる場合があります。特に、従業員の行動監視や個人データの収集・保存については、法的な制約や手続きが存在します。また、業界固有の規制や、国際的な基準への準拠も考慮しなければなりません。さらに、労働組合がある企業では、システム導入に関する事前協議や合意形成も重要な手続きとなります。

ベンダー依存のリスク

特定のベンダーのシステムに依存することで、将来的なシステム変更や他社製品への移行が困難になるリスクがあります。また、ベンダーの経営状況悪化や事業撤退により、サポートが受けられなくなる可能性もあります。さらに、カスタマイズを多用した場合、システムのアップデートや機能追加が制限される場合があります。導入時には、データの可搬性、標準的なフォーマットでの出力機能、他システムへの移行支援などを確認しておくことが重要です。

災害時の事業継続性

システム障害や災害発生時に、入退室管理が完全に停止してしまうリスクを考慮する必要があります。停電時の代替電源、通信障害時のスタンドアロン動作、システム復旧までの手動運用方法などの準備が必要です。また、データのバックアップ体制や、復旧時間の目標設定も重要な検討事項です。さらに、緊急時の避難において、システムに依存しすぎることで避難が遅れるリスクも考慮し、適切なバランスを保った運用計画を策定することが求められます。
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入退室管理システムの選び方

入退室管理システムの選び方には、セキュリティ要件や運用体制の検討などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。

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セキュリティレベルの適合性確認

企業が求めるセキュリティレベルに応じて、適切な認証方式を選択することが重要です。機密情報を扱う企業では生体認証が必要ですが、一般的なオフィスではカード認証でも十分な場合があります。また、複合認証の必要性や、アクセス制御の細かさも検討対象となります。さらに、将来的なセキュリティ要件の変化にも対応できる拡張性を持ったシステムを選ぶことで、長期的な運用安定性を確保できます。

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既存システムとの連携可能性

現在利用している勤怠管理システムや人事システムとの連携機能を詳細に確認する必要があります。実際に、データの自動連携機能、APIの対応状況、カスタマイズの可能性などを技術的な観点から検証します。また、将来的なシステム更新時の互換性維持や、他のシステムとの新たな連携需要にも対応できる柔軟性が求められます。連携不備は業務効率の低下を招くため、導入前の詳細な検証が不可欠です。

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企業規模と利用者数への対応

現在の従業員数だけでなく、将来の事業拡大を見据えた利用者数の増加に対応できるかを確認します。具体的には、同時接続可能数、データベースの処理能力、ライセンス体系の柔軟性などを評価します。また、複数拠点での利用や、グループ会社での共用利用の可能性も考慮する必要があります。スケーラビリティの不足は、将来的なシステム全体の更新につながるため、初期選定時の重要な判断基準となります。

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提供形態の適切な選択

クラウド型、オンプレミス型、ハイブリッド型の中から、企業のIT方針に最適な形態を選択します。一例として、IT部門のリソースが限られている場合はクラウド型が適していますが、高度なカスタマイズが必要な場合はオンプレミス型が有効です。また、データの保存場所、運用コスト、セキュリティポリシーなども選択の重要な要素となります。企業の現状と将来計画を総合的に考慮した判断が求められます。

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操作性とユーザビリティの評価

日常的に利用する従業員にとって、システムの使いやすさは業務効率に直結する重要な要素です。認証のスピード、管理画面の直感性、エラー時の対応のしやすさなどを実際に体験して評価します。また、年齢層の幅広い従業員が利用することを考慮し、誰でも簡単に操作できるデザイン(インターフェース)になっているかも確認します。操作の複雑さは導入後の混乱や、システムの効果的活用を阻害する要因となります。

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サポート体制の充実度

システム導入から運用開始後まで、継続的なサポートが受けられるかを詳細に確認します。導入支援の内容、研修プログラムの提供、障害時の対応時間、定期的なメンテナンス体制などが評価対象となります。また、将来的な機能追加や法改正への対応、システムアップデートのサポートも重要な検討項目です。さらに、サポート費用の体系や、長期契約時の優遇条件なども総合的に評価する必要があります。

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カスタマイズ可能性の確認

企業固有の業務プロセスや運用ルールに対応できるカスタマイズ機能があるかを確認します。レポート出力形式の変更、承認フローの設定、独自の権限管理ルールの適用などが可能かを検証します。また、将来的な業務変更に伴うシステム設定の柔軟な変更ができるかも重要な評価項目です。ただし、過度なカスタマイズは運用コストの増加や、将来のアップデート時の制約となる可能性もあるため、適切なバランスを保つことが重要です。

8

費用対効果の総合評価

初期導入費用だけでなく、月額利用料、保守費用、オプション機能の追加費用なども含めた総合的なコスト評価を行います。また、システム導入により期待される効果を定量化し、投資回収期間を算出します。人件費削減、セキュリティリスク軽減、業務効率向上などの効果を金額換算して比較検討することが重要です。複数の候補システムについて、同じ基準でコスト比較を行い、最も費用対効果の高いソリューションを選択する必要があります。
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