建設現場や工場など、パソコンの持ち込みが困難な環境で働く企業に最適です。作業員は手袋をしたままでもタッチ操作が可能で、立ったまま片手で操作できるため作業効率が向上します。現場監督は工程表をリアルタイムで更新でき、本社との情報共有もスムーズに行えます。タブレットの耐久性により、屋外や粉塵の多い環境でも安心して使用できます。

外回りの多い営業担当者を抱える企業では、タブレットの携帯性が大きなメリットとなります。顧客先でのプレゼンテーション中にも進捗確認ができ、商談内容をその場で記録できます。さらに、移動中の電車内や待ち時間にも手軽に案件管理が可能です。スマートフォンよりも画面が大きく、パソコンよりも起動が早いため、営業活動の合間に効率よく作業を進められます。

インターネット接続があればどこでも利用できるタイプです。初期費用が抑えられ、自動アップデートによって常に最新機能を利用できます。タブレットの特性を活かし、外出先からでもリアルタイムでデータにアクセス可能です。一方で、インターネット環境に依存するため、通信状況によっては動作が不安定になる場合があります。セキュリティ面では、提供企業の管理体制に依存することも考慮が必要です。

自社のサーバーにシステムを構築するタイプです。データの完全な管理権限を持てるため、高いセキュリティレベルを実現できます。社内ネットワーク環境でのタブレット利用により、安定した動作が期待できます。しかし、初期投資が大きく、システム管理者による保守作業が必要になります。また、リモートアクセス設定を行わない限り、社外からのタブレット利用は制限されます。

クラウドとオンプレミスの両方の利点を組み合わせたタイプです。重要なデータは自社サーバーで管理し、一般的な機能はクラウドで提供されます。タブレットからは状況に応じて最適な環境にアクセスできるため、柔軟な運用が可能です。ただし、システム構成が複雑になりやすく、運用管理の負担が増加する傾向があります。導入時には十分な検討期間と技術的な準備が求められます。

生成AIの発達により、プロジェクトの進捗状況を自然言語で問い合わせたり指示したりすることが可能になりました。例えばAsanaではチャット形式でタスクの状況やチームの作業内容を質問でき、蓄積されたデータからAIが個別の回答を返してくれます。さらにWrikeやMonday.com、Trelloなどでは音声アシスタントの機能も進化しており、簡単な音声コマンドで進捗更新やレポート作成の指示が可能です。これにより、タブレットを使って移動中でも声やテキストでプロジェクト状況を即座に把握でき、手作業の手間を減らしています。

会議用の進捗レポートやステータス報告書も、生成AIが自動で作成してくれる時代です。プロジェクトのタスクログやメモをAIが解析し、関係者向けの要約レポートを瞬時に生成できます。実際、日本でもBacklogなどがチャット型のAIアシスタントで課題やコメント内容を読み取り、状況を整理して報告文を作る機能を開発中です。Asanaの「スマート要約」機能ではプロジェクトやタスクの膨大な情報をAIが一括でスキャンし、進捗の要点や優先事項をまとめて提示します。これらにより、定型的な進捗報告作成にかかる時間が大幅に短縮され、常に最新情報を関係者と共有できるようになっています。

タスクの追加・割り当てや進捗更新といった管理作業もAIが肩代わりしつつあります。Monday.comのAIアシスタントは、プロジェクト概要から必要なタスクを自動生成したり、メールのドラフト作成やタスク要約まで行えます。またAsanaのAI「チームメイト」は、過去のプロジェクトデータやチーム構成を踏まえて最適な担当者にタスクを自動で割り振り、不足情報があれば担当メンバーに問い合わせることもできます。さらにAsanaやWrikeでは、自然文で指示するだけでワークフローの自動化ルールを作成できる機能も実装されており、煩雑な進捗管理プロセスの構築が容易になっています。これらのAI活用により、マネージャーは細かな手動更新作業から解放され、より戦略的な業務に専念できるようになっています。

生成AIはプロジェクトデータの分析から、潜在的なリスクやボトルネックを事前に洗い出すことにも寄与しています。AIは過去のプロジェクト履歴やリアルタイムの進捗データを瞬時に分析し、遅延の兆候やリソース不足のリスクを早期に警告します。例えばWrikeのAIコパイロットは、ダッシュボード上で重要な傾向やリスクをハイライト表示し、チームが迅速に問題箇所に対処できるよう支援します。また、簡単なプロジェクト概要を入力するだけで想定されるリスクとその対策案をリストアップできる生成AIツールも登場しており、リスク管理計画の立案を効率化しています。これらAIによる予測分析と最適化機能により、進捗遅延の防止やリソース配分の改善が期待でき、全体のプロジェクト成功率向上につながっています。

近年登場した「AIエージェント」は、プロジェクト管理の自律的な助っ人として注目されています。Asanaは2024年にノーコードでAIエージェントを構築できる「AIスタジオ」を発表し、作業自動化をさらに推進しています。これらエージェントは、与えられた目標に沿ってタスクを計画・実行でき、半自動的にプロジェクトを管理します。WrikeもAIエージェント機能を提供開始し、定型業務を自動化するエージェントを公開しました。国内でもBacklogが、「頼れる伴走者」のようにチームに寄り添い進捗管理やリスク予測を支援するAIアシスタントを開発中です。今後、各ツールに組み込まれたAIエージェントが、人間の指示を待たずとも一定範囲のプロジェクト管理を自律的にこなすようになるでしょう。