建設現場や工事現場では、作業の進捗状況や安全確認の記録を毎日報告する必要があります。タブレットを持ち運べば、現場で撮影した写真をその場で報告書に添付できるため、事務所に戻る手間を省けます。手袋をしたままでも画面をタッチできる機種を選べば、作業を中断せずに報告書を作成できます。現場の状況を文字で説明するより、写真と簡単なコメントで報告する方がわかりやすいため、タブレットの操作性が活きる業務です。

設備点検やメンテナンス業務では、複数の施設を巡回しながら点検結果を記録します。タブレットなら点検箇所の写真を撮影し、チェックリストに沿って項目を確認しながら報告書を作成できます。点検項目が多い場合でも、タブレットの画面サイズなら一覧性が高く、記入漏れを防げます。クラウド型のシステムを使えば、点検完了後すぐに本部へデータを送信できるため、緊急対応が必要な不具合を素早く共有できます。

訪問介護や訪問看護の現場では、利用者の状態や提供したサービス内容を詳細に記録する必要があります。タブレットを使えば、訪問先で直接記録を入力できるため、帰社後にまとめて記入する作業が不要になります。手書きの記録と比べて、文字が読みやすく他のスタッフとの情報共有がスムーズになります。移動中の車内や訪問先で座りながら操作できるタブレットの携帯性は、1日に複数の訪問先を回る業務に適しています。

営業活動では、顧客訪問後に商談内容や提案事項を報告する必要があります。タブレットを携帯すれば、訪問直後に記憶が新鮮なうちに報告書を作成できるため、内容の正確性が高まります。顧客先で商品カタログをタブレットで見せながら、商談後すぐに報告を入力する流れを作れます。スマートフォンより画面が大きいため、入力項目が多い営業報告書でも見やすく、長文の所感を入力する際も快適に作業できます。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用するタイプです。タブレットにアプリをインストールすれば、どこからでも報告書を作成して送信できます。データはインターネット上のサーバーに保存されるため、タブレットが故障してもデータが失われる心配がありません。加えて、複数のタブレットから同時にアクセスできるため、チーム全体での情報共有が容易になります。月額料金で利用できるサービスが多く、初期投資を抑えて導入できる点も特徴です。

オンプレミス型は、企業の社内サーバーにシステムを設置するタイプです。タブレットは社内ネットワークに接続して報告書を作成します。データを社内で管理できるため、情報漏洩のリスクを抑えたい企業に適しています。一方で、システムの構築や維持管理に専門知識が必要になります。既存の社内システムと連携しやすく、独自の業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。

業種特化型は、特定の業界や職種に必要な機能を備えたタイプです。建設業向けなら工事写真の管理機能、介護業向けならバイタルデータの記録機能など、業界特有の項目が標準で用意されています。そのため、導入後すぐに使い始められる利点があります。業界用語や帳票形式も標準化されているため、スタッフへの教育時間を短縮できます。ただし、業種以外の用途には使いにくい場合があります。

汎用型は、さまざまな業種や用途に対応できるタイプです。報告書の項目や形式を自由に設定できるため、企業ごとの独自ルールに合わせられます。複数の部署で異なる報告書を作成する場合でも、1つのシステムで対応できます。他方、初期設定に時間がかかり、使いこなすまでに学習期間が必要になる場合があります。将来的に業務内容が変わる可能性がある企業に向いています。

オンライン専用型は、常にインターネット接続が必要なタイプです。タブレットがインターネットに接続されていれば、リアルタイムでデータを送受信できます。報告書を作成すると同時に上司が確認できるため、迅速な意思決定が可能になります。とはいえ、通信環境が不安定な場所や電波が届かない地下では使用できません。都市部や通信環境が整った施設内での利用に適しています。

オフライン対応型は、インターネット接続がなくても報告書を作成できるタイプです。タブレット内にデータを一時保存し、インターネットに接続したタイミングで自動的に送信します。山間部や地下など通信環境が不安定な場所でも作業を中断せずに済みます。くわえて、通信費用を抑えられる利点もあります。ただし、オフライン中は他のスタッフとリアルタイムで情報共有できない点に注意が必要です。

テンプレート型は、あらかじめ用意された報告書の形式を選んで使うタイプです。タブレットの画面で質問項目に答えていくだけで報告書が完成します。フォーマットが統一されるため、誰が作成しても同じ品質の報告書になります。新入社員でもすぐに使えるため、教育コストを削減できます。反面、イレギュラーな内容を記録したい場合に対応しにくい側面があります。