営業担当者は顧客先への訪問や移動が多く、オフィスにいる時間が限られています。スマートフォン対応のToDo管理ツールがあれば、移動中の電車内で次の訪問先の準備タスクを確認したり、商談後すぐにフォローアップ作業を登録できます。また、急な予定変更があった場合も、その場でタスクの優先順位を変更し、チーム全体に最新の状況を共有できるため、業務の効率化が図れます。

建設現場や設備保守の作業員は、作業場所が屋外や施設内であることが多く、パソコンを持ち込むことが困難です。スマートフォンなら作業着のポケットに入れて持ち運べるため、作業完了の報告や次の作業内容の確認が現場で即座にできます。写真撮影機能と連携すれば、作業前後の状況をタスクと一緒に記録することも可能です。作業の進捗状況をリアルタイムで管理者に報告できるため、現場とオフィス間の情報共有が円滑になります。

個人のタスク管理に特化したタイプで、直感的な操作で手軽にタスクを登録・管理できます。買い物リストや日常の予定管理といった身近な用途に適しており、複雑な機能は省かれています。一方で、チェックボックスのタップだけでタスク完了を記録できるなど、スマートフォンの操作性を活かしたシンプルなデザインが特徴です。無料で利用できるものが多く、個人事業主や少人数のチームでの利用に向いています。

複数人でタスクを共有し、進捗状況を相互に確認できるタイプです。加えて、タスクの担当者指定やコメント機能により、チーム内でのコミュニケーションも円滑に行えます。プロジェクト単位でタスクを整理できるため、部署やチームごとの業務管理に適しています。通知機能により、他のメンバーがタスクを更新した際にリアルタイムで情報を受け取れるため、チーム全体の連携が強化されます。

タスク管理だけでなく、スケジュール管理やファイル共有機能も統合されたタイプです。さらに、ガントチャート（プロジェクトの進捗を視覚的に表示する図表）や工程管理機能により、プロジェクト全体の進行状況を把握できます。大規模なプロジェクトを管理する企業や、複数の案件を同時に進行する組織に適しています。スマートフォンからでもプロジェクトの全体像を確認できるため、管理者の意思決定を支援します。

スマートフォン上のToDoアプリは、生成AIの自然言語処理能力を活用し、ユーザーが話したり自由な文章で入力した内容からタスクを簡単に登録できるようになりました。例えば、AIチャットボットがユーザーの目標に合わせてパーソナライズされたタスクリストを自動生成し、そのままToDoに追加する機能があります。移動中でも音声コマンドで手軽にタスク追加が可能です。これによりキーボード入力の手間を減らし、思いついたアイデアや急な用事も逃さず記録できます。今後はより精度の高い対話型の入力インターフェースが普及し、まるで人に指示する感覚でタスク管理が行えるようになるでしょう。

生成AIはユーザーの漠然とした目標や大きなプロジェクトから、具体的なタスクの提案や細分化を行うサポート役としても活躍しています。AIに「この大きなタスクをより小さなステップに分解して」と指示すれば、見落としていた作業や効率的な進め方を含めたサブタスク群を自動生成してくれます。実際、ToDo管理ツールの中にはAIアシスタントがプロジェクト計画を手伝い、複雑な作業を噛み砕いて小さなタスクに整理してくれるものもあります。これにより、ユーザーは「何をすればよいか」を明確に把握でき、着手のハードルが下がります。現時点では一部のサービスや外部AIツールで提供され始めた段階ですが、将来的にはこうしたタスク分解支援が当たり前に組み込まれていくでしょう。

タスクの優先度設定やスケジュール調整にもAIが力を発揮しています。専用のAIタスク管理サービスでは、登録したタスクをユーザーの空き時間や締切に応じて自動でカレンダーに割り当て、予定の変更にもリアルタイムで追随します。例えばMotionでは、緊急度と所要時間に基づきタスク一覧を常に最適化し、もしタスクを予定どおり消化できなくても自動で再スケジュールしてくれます。これにより「どの作業を優先すべきか」といった悩みに煩わされることなく、実行に集中できるのが利点です。現在こうした高度な機能は一部のツールに限られますが、今後より多くのToDoツールやカレンダーアプリにAIスケジューリングが搭載されていくと期待されます。

生成AIは、タスク入力の自動化だけでなく「潜在するタスクの発見」にも威力を発揮します。例えばビジネス向けには、会議中の議論からAIが自動でアクションアイテム（＝やるべきタスク）を洗い出すソリューションが現れています。Microsoft TeamsのCopilotでは会話の要点をまとめ、誰が何をすべきかをリアルタイムに提案してくれます。また、Googleが発表した次世代AIアシスタントでは、メールやドキュメント内に埋もれた用件を見逃さず拾い上げ、買い物リストの自動作成まで含めてユーザーのToDoを包括的に管理する構想が示されています。このように、AIがあらゆる情報源からタスクを抽出しリスト化してくれることで、うっかり忘れの防止や業務効率化に大きく寄与すると期待されています。