金融機関や医療機関など、顧客の個人情報や機密性の高い情報を扱う企業に適しています。オンプレミス型では、すべてのデータを自社のサーバー内に保管できるため、外部への情報流出のリスクを抑えられます。顧客の口座情報や診療記録といった重要な情報を、外部のサービスに預けることなく管理できる点が大きな利点です。情報の管理基準が法律で定められている業種では、自社内での運用が必須となる場合もあります。

すでに社内で使っている顧客管理の仕組みや会計システムと、フォームで集めた情報を連携させたい企業に向いています。オンプレミス型であれば、社内ネットワークを通じて直接データのやり取りができるため、スムーズな連携が可能です。営業部門で使っている顧客台帳に、フォームから集めた問い合わせ内容を自動的に反映させるといった運用ができます。外部のサービスを経由せずに連携できるため、情報のやり取りも安全です。

情報保護の観点から、業務用のネットワークを外部のインターネットと完全に切り離している企業があります。オンプレミス型のフォーム作成は、社内ネットワークだけで運用できるため、こうした環境でも問題なく使えます。工場の生産管理や研究施設での実験データの収集など、閉じたネットワーク内での情報収集に活用できます。外部との接続を必要としないため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

自社の業務の流れに合わせて、フォームの機能や画面を細かく調整したい企業に適しています。オンプレミス型では、システムの設定やプログラムを自社の要望に応じて変更できる自由度があります。入力項目の並び順や必須項目の設定、データの保存形式など、業務に最適な形に作り込むことが可能です。クラウド型のように提供会社の仕様に縛られることなく、自社の運用方針に沿った仕組みを構築できます。

シンプルな入力項目だけを持つ、基礎的なタイプです。名前や連絡先、問い合わせ内容といった基本的な情報を集めることに特化しています。複雑な機能を省くことで、動作が軽快で導入も容易になります。小規模な部署での問い合わせ受付や、社内アンケートの実施など、限定的な用途に適しています。

フォームで集めた情報を、承認の流れに組み込むタイプです。申請内容を上司や関係部署に回覧し、承認を得る仕組みと連動します。休暇の申請や経費の精算、購買の依頼など、社内の手続きをデータ化する際に活用されます。既存のワークフローシステムと組み合わせることで、紙の書類を使わない運用が実現できます。

集めた情報を、顧客管理や在庫管理などのデータベースに直接保存するタイプです。フォームに入力された内容が自動的に既存のデータベースに登録されるため、手作業での転記が不要になります。営業部門での商談記録の入力や、製造部門での品質検査の記録など、データの蓄積と活用を重視する業務に向いています。

入力内容に応じて、次に表示される項目が変わるタイプです。最初の選択肢によって、必要な情報だけを入力してもらう仕組みです。製品の種類を選ぶと関連する詳細項目が表示されたり、問い合わせの内容によって必要な情報が変わったりする場合に便利です。入力する人の手間を減らしながら、必要な情報を的確に集められます。

スマートフォンやタブレット端末からの入力にも対応したタイプです。社内ネットワークに接続できる端末であれば、場所を選ばず入力できます。現場での点検結果の記録や、外出先での営業報告など、パソコンが使えない状況での情報入力に活用されます。画面のサイズに応じて入力しやすい表示に自動調整される機能を持つものもあります。

導入の目的や範囲、スケジュール、予算を明確にして、計画書にまとめることが重要です。どの部署でどのような業務に使うのか、いつまでに運用を開始するのか、誰が責任を持って進めるのかを明確にします。たとえば、最初は営業部門の問い合わせ管理から始めて、その後人事部門の申請業務に広げるといった段階的な計画を立てます。関係者全員が計画内容を理解し、合意しておくことで、導入作業がスムーズに進みます。計画には余裕を持たせ、予期しない問題が起きても対応できるようにしておくことが大切です。

情報システム部門だけでなく、実際に使う部署や経営層とも十分に話し合いながら進めることが必要です。使う側の要望を丁寧に聞き取り、システムの設計に反映させることで、導入後の満足度が高まります。一例として、営業部門からは入力項目の種類や順番について意見を集め、経営層には費用対効果を説明します。定期的に進捗を報告し、問題があれば早めに共有することで、大きなトラブルを防げます。関係者全員が協力する体制を作ることが、導入成功の鍵になります。

最初から全社で一斉に導入するのではなく、限られた部署や業務で試験的に運用することが効果的です。小規模な範囲で始めることで、問題点を早期に発見し、改善できます。実際に、1つの部署で1か月間試験運用を行い、操作性や機能の過不足を確認してから本格展開する方法があります。試験運用で得られた知見を活かして、設定を調整したり、マニュアルを改善したりできます。段階的に展開することで、利用者の混乱も最小限に抑えられます。

システムを使う担当者に対して、操作方法をしっかり教えることが重要です。マニュアルを用意するだけでなく、実際に操作しながら学べる研修の機会を設けます。具体的には、入力画面の使い方やデータの検索方法、よくあるトラブルの対処法などを説明します。質問に答える窓口を設けたり、操作に慣れた担当者がサポートする体制を作ったりすることも有効です。利用者が安心して使えるようになることで、導入後の定着率が高まります。

システムを初めて導入する際に、サーバーへのインストールや基本的な設定を支援してもらえるサービスです。自社だけで設定作業を行うと、思わぬミスや設定漏れが発生する可能性があります。具体的には、サーバーの準備からソフトウェアのインストール、ネットワークの設定、初期ユーザーの登録などを専門家が支援します。既存システムとの連携が必要な場合、接続テストや動作確認も含めて対応してもらえます。導入初期の不安を軽減し、確実に運用を開始できるようにするための重要なサポートです。

システムを使う担当者に対して、操作方法を直接教えてもらえるサービスです。マニュアルを読むだけでは理解しにくい部分を、実際の画面を使いながら学べます。一例として、フォームの作成方法や入力項目の設定、データの検索や集計の操作などを実演してもらえます。参加者が実際に操作しながら学べる実習形式の研修もあります。オンプレミス型では自社のサーバーで運用するため、自社の環境に合わせた研修を受けられる点が利点です。

運用中に発生した疑問や問題について、電話やメールで相談できるサービスです。操作方法がわからない場合や、エラーメッセージが表示された場合など、さまざまな場面で支援を受けられます。実際に、特定の機能が期待通りに動かない場合、設定方法を教えてもらったり、原因を調査してもらったりできます。オンプレミス型では自社で管理するため、サーバーやネットワークの設定に関する相談にも対応してもらえます。迅速な回答を得られることで、業務への影響を最小限に抑えられます。

セキュリティの強化や機能の追加を含む、ソフトウェアの最新版を定期的に提供してもらえるサービスです。新しいバージョンが公開された際に、更新ファイルと手順書を受け取れます。たとえば、新しい入力形式への対応や、動作速度の改善、セキュリティ上の問題の修正などが含まれます。更新作業の方法についても、必要に応じて相談できます。常に最新の状態でシステムを使い続けることで、安全性と機能性を維持できます。