営業担当者の大部分が顧客先への訪問営業を行っている企業に適しています。不動産業界では物件案内後に顧客の反応をすぐに記録する必要があり、スマートフォンなら移動中の電車内でも商談結果を入力できます。保険営業では顧客宅で契約状況を確認しながら最適な提案を行えます。オフィスに戻る前に情報を更新することで、チーム全体の連携も向上します。

案件の進捗変化を素早くチームで共有する必要がある企業に効果的です。IT関連のシステム導入案件では顧客の要件変更が頻繁に発生するため、商談中にスマートフォンで情報を更新し、技術チームとすぐに共有できます。建設業界では現場での打ち合わせ内容をリアルタイムで設計部門に伝える必要があります。スマートフォンの写真機能と組み合わせることで、より詳細な情報共有が可能になります。

インターネット経由でサービスを利用するタイプです。スマートフォンからいつでもどこでもアクセスでき、データは自動的にクラウド上に保存されます。複数のデバイス間でデータが同期されるため、オフィスのパソコンで入力した情報をスマートフォンですぐに確認できます。さらに、システムの維持管理が不要で初期費用を抑えられるメリットがあります。営業チーム全体でリアルタイムに情報共有することが可能になります。

スマートフォンにアプリをインストールして利用するタイプです。タッチ操作に最適化されたデザイン（操作画面）で直感的に操作できます。オフライン環境でも基本機能が使用でき、通信環境が回復した際に自動でデータが同期されます。プッシュ通知機能により重要な案件の更新をすぐに知ることができます。カメラ機能との連携で商談資料や名刺を撮影して案件に添付することも可能です。

Webブラウザから利用できるタイプで、アプリのインストールが不要です。スマートフォンの標準ブラウザで動作するため、機種を問わず利用できます。レスポンシブデザイン（画面サイズに応じて表示が調整される仕組み）により、スマートフォンの小さな画面でも見やすく表示されます。また、セキュリティポリシーが厳しい企業でもアプリインストール不要で導入しやすい特徴があります。

近年、多くのプロジェクト管理ツールに生成AIが組み込まれ、タスク管理の効率化に貢献しています。例えばAsanaでは、AIが受信トレイの優先度付けや次に取り組むべきタスクの提案を行い、文章要約やステータス更新文の自動生成も可能です。さらに「スマートステータス」により未解決の質問や課題を検知し、プロジェクト概要画面ではAIがタスク状況を分析してブロッカーを特定、対応策を提示してくれます。これらの機能により、担当者は手動での報告書作成や情報整理の負担が軽減され、モバイルアプリからでも素早くプロジェクトの全体像を把握できるようになっています。

簡単な指示（プロンプト）を与えるだけでAIがプロジェクト計画を立ててくれる機能も登場しています。例えばHiveの「Let Buzz plan your project」では、プロジェクトのタイトルと概要を入力すると、AIがフェーズごとにタスクと開始・終了日を自動生成します。生成後はAIとの対話でタスクの追加・修正も可能で、そのまま正式なプロジェクトとして反映できます。こうした生成AIの活用により、プロジェクト立ち上げにかかる時間が大幅に短縮され、プランニング作業をモバイルからでも直感的に行えるようになっています。

AIはプロジェクト管理におけるリスク検知や進捗分析にも活用されています。Wrikeでは機械学習がプロジェクトのタスク数や担当メンバー、各人の過去の作業負荷や期限遵守状況などを分析し、開始段階で遅延リスクを自動評価します。作業の進行に応じてプロジェクトの健全度を緑・黄・赤の3色で表示し、問題が深刻化する前に関係者へ注意喚起する仕組みです。同様にAsanaでも、AIがタスク更新内容から未解決の課題を洗い出し、早期にチームへ共有することでプロジェクトのつまずきを未然に防いでいます。AIによるデータ分析のおかげで、マネージャーはスマホ上のダッシュボードからプロジェクトの状況を一目で把握でき、迅速な意思決定につなげられます。

スマートフォン上でAIアシスタントと対話しながらプロジェクト管理を行える時代になりつつあります。例えばClickUpにはチャットボット型の「Ask AI」機能があり、「今週完了したタスクは？」といった自然言語の質問に対して、AIがプロジェクトデータを解析して即座に回答し、レポートを生成します。日本のBacklogでもOpenAIとの連携により、ChatGPT上の対話から直接タスクの追加・更新や高度な検索が可能です。こうしたチャットや音声での操作はモバイルアプリとの相性が良く、移動中でも会話するようにタスク登録や進捗確認が行える柔軟性を実現しています。