クラウド型の電子署名ツールとは？
電子署名ツール（電子的な文書に署名を行う仕組み）は、紙の契約書に印鑑を押すのと同じような法的効力を持つ電子的な署名を文書に付与するシステムです。業務の電子化が進む中で、契約業務の迅速化に欠かせない仕組みとなっています。 クラウド型の電子署名ツールは、インターネットを通じて提供される電子署名サービスです。自社でサーバー（データを保管する専用コンピューター）を用意する必要がなく、Web上で契約書の作成から署名、保管まで一連の作業を完了できます。どこからでもアクセス可能で、初期費用を抑えながら電子署名業務を始められる点が特徴です。
クラウド型の電子署名ツール（シェア上位）
クラウド型の電子署名ツールとは？
更新：2025年10月01日
電子署名ツール（電子的な文書に署名を行う仕組み）は、紙の契約書に印鑑を押すのと同じような法的効力を持つ電子的な署名を文書に付与するシステムです。業務の電子化が進む中で、契約業務の迅速化に欠かせない仕組みとなっています。 クラウド型の電子署名ツールは、インターネットを通じて提供される電子署名サービスです。自社でサーバー（データを保管する専用コンピューター）を用意する必要がなく、Web上で契約書の作成から署名、保管まで一連の作業を完了できます。どこからでもアクセス可能で、初期費用を抑えながら電子署名業務を始められる点が特徴です。
クラウド型の電子署名ツールの機能
クラウド型の電子署名ツールの機能には、文書の電子署名機能やワークフロー管理機能などがあります。この段落では、具体的な機能を紹介します。
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電子署名押印機能
Web上で契約書に法的効力を持つ電子署名を追加する基本機能です。従来の印鑑による押印と同等の法的効力を持ち、契約の有効性を保証します。署名者は専用の画面で氏名を入力し、認証手続きを経て署名を完了させます。複数の署名形式に対応しており、手書き風の署名から印影スタイルまで選択可能です。署名後の文書は自動的に暗号化され、改ざん防止機能により文書の完全性が保たれます。
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文書管理保管機能
署名済み契約書をクラウド上で安全に保管し、必要な時にすぐ検索・閲覧できる機能です。契約書は自動的にカテゴリ分類され、契約日や相手先名で絞り込み検索が可能です。一例として、過去3年分の雇用契約書を一覧表示したり、特定の取引先との契約書だけを抽出したりできます。また、契約期限の自動通知機能により、更新時期を見逃すリスクを防げます。バックアップ機能も充実しており、データ消失の心配がありません。
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ワークフロー管理機能
契約書の作成から署名完了まで一連の作業手順を自動化する機能です。承認者の順序を事前に設定しておけば、前の承認者が署名すると次の承認者に自動的に通知が送信されます。実際に、部長承認後に自動で役員に回覧され、最終的に取引先に署名依頼が送られる流れを構築できます。承認状況はリアルタイムで確認でき、どの段階で処理が止まっているかが一目で分かります。差し戻し機能もあり、修正が必要な場合は作成者に自動で返送されます。
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テンプレート作成管理機能
よく使用する契約書のひな形を事前に作成し、効率的に契約書を生成する機能です。雇用契約書や秘密保持契約書などの定型的な書類について、項目の配置や署名欄の位置を標準化できます。新しい契約書を作成する際は、テンプレートを選択して必要事項を入力するだけで完成します。たとえば、新入社員の雇用契約書では氏名と入社日を変更するだけで、他の条項は自動的に設定されます。テンプレートの修正も簡単で、法改正に合わせた内容変更も迅速に対応できます。
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通知リマインダー機能
署名依頼や承認待ちの通知を関係者に自動送信し、業務の遅延を防ぐ機能です。署名期限が近づくと、署名者に自動でリマインドメールが送信されます。また、署名完了時には契約当事者全員に完了通知が届き、契約成立を即座に確認できます。具体的には、契約書送信から3日後、7日後に自動でリマインドメールを送信し、署名忘れを防止します。管理者向けには進捗状況をまとめたレポートが定期的に送信され、全体の業務状況を把握できます。
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セキュリティ認証機能
契約書の改ざん防止と署名者の本人確認を行う重要な機能です。文書には電子透かしやタイムスタンプ（時刻証明）が自動付与され、後から内容を変更できないよう保護されます。署名者の本人確認では、メール認証、SMS認証、電話認証など複数の方法を組み合わせられます。さらに、IPアドレス制限機能により特定の場所からのアクセスのみを許可し、不正アクセスを防止します。すべてのアクセス履歴は詳細に記録され、監査時の証跡として活用できます。
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外部システム連携機能
既存の業務システムと連携し、契約情報を自動で同期する機能です。人事システムと連携すれば、新入社員の入社手続きから雇用契約書の作成まで一気通貫で処理できます。また、会計システムとの連携により、契約金額や支払条件が自動で会計データに反映されます。CRM（顧客管理システム）との連携では、新規顧客との契約締結と同時に顧客情報が更新されます。API（システム間連携の仕組み）を活用することで、カスタマイズされた業務システムとも柔軟に連携可能です。
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モバイル対応機能
スマートフォンやタブレット端末から契約書の確認・署名を行える機能です。外出中の営業担当者が顧客先で即座に契約書を確認し、必要に応じて署名してもらえます。画面サイズに最適化されたデザインにより、小さな画面でも文字が読みやすく、誤操作を防げます。オフライン環境でも一時的に文書を閲覧でき、インターネット接続が復旧した際に自動で同期されます。位置情報機能と連携すれば、署名時の場所も記録でき、より詳細な証跡管理が可能です。
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クラウド型の電子署名ツールを導入するメリット
クラウド型の電子署名ツールを導入するメリットには、初期コストの削減や業務効率化などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
初期コスト削減と運用負荷軽減
自社でサーバーを購入・設置する必要がないため、初期投資を大幅に抑制できます。従来のオンプレミス型では数百万円のサーバー費用と専門技術者の雇用が必要でしたが、クラウド型なら月額数千円から利用開始できます。システムの保守管理もサービス提供会社が担当するため、IT部門の負担が軽減されます。ソフトウェアの更新作業やセキュリティパッチの適用も自動で実行され、常に最新の状態を維持できます。
場所を選ばない柔軟な業務環境
インターネット接続があればどこからでもアクセスでき、テレワークや出張先での契約業務が可能になります。営業担当者が顧客先でタブレット端末を使用し、その場で契約書に署名してもらうといった使い方もできます。また、海外支社との契約書のやり取りも時差を気にすることなく、リアルタイムで進められます。災害時や緊急事態でも、自宅から重要な契約業務を継続できるため、事業継続計画の観点からも有効です。
迅速な導入とスケーラビリティ
申込みから利用開始まで数日程度で完了し、すぐに電子署名業務を始められます。従来のシステム導入では数ヶ月かかる設定作業も、クラウド型なら設定済みの環境をすぐに利用できます。事業拡大に伴う利用者数の増加にも柔軟に対応でき、必要な時に契約プランを上位に変更するだけで機能を拡張できます。逆に、利用が減少した場合は下位プランに変更してコストを削減することも可能です。
自動バックアップとデータ保護
契約書データは自動的に複数の場所にバックアップされ、データ消失のリスクが最小限に抑えられます。サービス提供会社が専門的なデータセンターで管理するため、火災や地震などの災害からもデータを保護できます。また、誤って契約書を削除してしまった場合でも、バックアップから復旧することが可能です。個人のパソコンに保存する場合と比較して、データの安全性が格段に向上します。
法的要件への自動対応
電子署名に関する法改正や業界ガイドラインの変更に対して、サービス提供会社が自動で対応してくれます。法的効力を保つために必要な技術要件も常に最新の状態に保たれ、企業側で法的知識を深く理解する必要がありません。また、監査対応に必要な証跡管理機能も標準で提供され、税務調査や法務監査の際にも安心です。電子帳簿保存法などの関連法令にも準拠しており、適法性を確保できます。
統一された契約管理とガバナンス強化
全社的に統一された契約管理が実現でき、各部署がバラバラに契約書を管理する問題を解決できます。契約書の承認フローを標準化することで、内部統制の強化にもつながります。管理者は全部署の契約状況をリアルタイムで把握でき、リスクの高い契約書を事前にチェックできます。契約期限の一元管理により、更新漏れや自動更新の見落としも防げ、企業のコンプライアンス体制が向上します。
クラウド型の電子署名ツールを導入する際の注意点
クラウド型の電子署名ツールを導入する際には、インターネット依存性やデータセキュリティなどの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
インターネット環境への依存性
クラウド型の電子署名ツールは常時インターネット接続が必要で、通信障害時には業務が停止するリスクがあります。社内のネットワーク障害や外部回線のトラブルが発生すると、緊急の契約業務でも署名作業ができなくなります。また、通信速度が遅い環境では大容量の契約書ファイルの読み込みに時間がかかり、業務効率が低下する場合があります。特に地方の事業所や海外拠点では、通信環境の安定性を事前に確認することが重要です。
データの社外保管に伴うセキュリティリスク
契約書データがクラウド上に保管されるため、社外にデータが存在することへの不安があります。サービス提供会社のセキュリティ対策や管理体制が不十分な場合、機密情報の漏洩リスクが高まります。また、海外のクラウドサービスを利用する際は、データ保管場所の法的管轄や個人情報保護法への対応状況を確認する必要があります。金融機関や医療機関など、特に高いセキュリティレベルが求められる業界では、慎重な検討が必要です。
既存システムとの連携制約
自社で使用している既存の業務システムとの連携が制限される場合があります。古いシステムや独自開発されたシステムでは、API連携機能が提供されていないことがあります。また、連携可能であっても追加の開発費用や設定作業が発生し、想定以上のコストがかかる可能性があります。人事システムや会計システムとのデータ連携ができない場合、二重入力の手間が発生し、かえって業務効率が悪化することもあります。
カスタマイズの制約と標準化の必要性
クラウド型では提供される機能が標準化されており、自社独自の業務フローに完全に合わせることが難しい場合があります。複雑な承認フローや特殊な契約書レイアウトが必要な企業では、業務プロセスの見直しが必要になることがあります。また、多機能なサービスほど設定項目が多く、適切な初期設定を行うために専門知識が必要になる場合もあります。業界固有の要件に対応できない場合は、業務の標準化や簡素化を検討する必要があります。
サービス依存性と事業継続性の課題
サービス提供会社の事業状況やサービス終了リスクを考慮する必要があります。提供会社の経営悪化やサービス終了により、突然利用できなくなる可能性があります。また、サービスの仕様変更や料金改定により、継続利用が困難になる場合もあります。長期間にわたって保管される契約書データの取り扱いや、他のサービスへの移行手順についても事前に確認しておくことが重要です。代替サービスへのデータ移行が困難な場合、事業継続に大きな影響を与える可能性があります。
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クラウド型の電子署名ツールの選び方
クラウド型の電子署名ツールの選び方には、セキュリティレベルや機能要件の確認などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。
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セキュリティと法的要件の確認
電子署名ツールのセキュリティレベルと法的準拠性を最優先で確認する必要があります。電子署名法や電子帳簿保存法への対応状況、国際的なセキュリティ認証の取得状況を詳しく調べることが重要です。例えば、ISO27001やSOC2などの認証を取得しているサービスは、一定のセキュリティ基準を満たしていると判断できます。また、契約書の改ざん検知機能やタイムスタンプの精度、暗号化レベルなども確認し、自社の機密レベルに適したサービスを選択することが求められます。
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既存システムとの連携性評価
自社で運用している人事システムや会計システムとの連携可能性を詳細に確認することが必要です。API提供状況や対応可能なデータ形式、連携に必要な技術要件を事前に調査します。一例として、給与計算システムと連携して雇用契約書の情報を自動取得できるかや、CRMシステムと連携して顧客情報を同期できるかを確認します。連携が困難な場合は、データのエクスポート・インポート機能の使いやすさや、手動でのデータ移行作業の負荷についても評価する必要があります。
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利用規模と料金体系の適合性
自社の契約書処理量と将来の拡張予定に適した料金プランを選択することが重要です。月間の署名件数や利用者数に応じた従量課金制なのか、固定料金制なのかを確認し、コスト効率を検討します。具体的には、繁忙期と閑散期で利用量が大きく変動する場合は、柔軟に契約変更できるサービスが適しています。また、将来的な事業拡大を見据えて、利用者数や機能を段階的に増強できるスケーラビリティも重要な選択基準となります。
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操作性と導入支援体制
利用者の ITリテラシー（コンピューター活用能力）に応じた操作の簡単さと、導入時のサポート体制を評価する必要があります。直感的に操作できるデザイン性や、マニュアルの充実度、トレーニング提供の有無を確認します。実際に、営業担当者が顧客先でスムーズに操作できるか、経営陣がパソコンに不慣れでも承認作業を行えるかという視点で検討します。また、導入初期のデータ移行支援や設定代行サービスの提供状況も、スムーズな導入のために重要な要素です。
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サービス継続性とデータ保護
サービス提供会社の経営安定性と、データの長期保存・移行に関する取り決めを確認することが不可欠です。提供会社の事業実績や財務状況、ユーザー数の推移などから、サービスの継続性を判断します。たとえば、上場企業が提供するサービスや、大手企業での導入実績が豊富なサービスは、相対的に継続性が高いと考えられます。また、サービス終了時のデータ取得方法や、他のサービスへの移行支援についても、契約前に明確にしておく必要があります。
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クラウド型以外の電子署名ツールとの違い
クラウド型以外の電子署名ツールには、主にオンプレミス型（自社内設置型）とインストール型があります。オンプレミス型は企業が自社内にサーバーを設置して運用する方式です。一方、インストール型は個々のパソコンにソフトウェアをインストールして利用する方式となります。 オンプレミス型は自社でシステム全体を管理するため、セキュリティレベルを独自に設定でき、カスタマイズ性に優れています。しかし、サーバーの購入費用や保守費用が高額になりやすく、専門的な技術者が必要です。また、システムの更新作業も自社で実施する必要があります。 インストール型は各パソコンで独立して動作するため、インターネット環境に依存しません。ただし、パソコンごとにソフトウェアをインストールする手間があり、複数人での共同作業が困難です。署名済み文書の一元管理も難しく、バックアップ作業は各利用者が個別に行う必要があります。 クラウド型は初期費用が安く、すぐに利用開始できる点が大きな違いです。システムの保守管理はサービス提供会社が行うため、専門知識がなくても導入できます。インターネット環境があれば場所を問わず利用でき、複数人での署名作業も円滑に進められます。
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クラウド対応の電子署名ツールが適している企業、ケース
クラウド対応の電子署名ツールは、初期コストを抑えたい企業やテレワークを推進する企業などに適しています。この段落では、具体的な適用ケースを紹介します。
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初期費用を抑えて電子署名を導入したい中小企業
サーバーの購入費用や専門技術者の雇用が難しい中小企業に最適です。月額料金制で利用できるため、初期投資を大幅に削減できます。不動産業界では賃貸契約書の署名作業、人材派遣業界では雇用契約書の処理など、契約書類が多い業種でも手軽に導入できます。システム管理の知識がない企業でも、サービス提供会社のサポートを受けながら安心して運用できます。
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テレワークや在宅勤務を推進する企業
社員が自宅や外出先から署名作業を行う必要がある企業に向いています。営業担当者が顧客先で契約書に署名してもらう場合、タブレット端末やスマートフォンからでも操作可能です。また、管理職が出張中でも承認業務を滞らせることなく進められます。地方支社との契約書のやり取りも郵送不要となり、業務スピードが大幅に向上します。
3
季節変動が大きい業務を抱える企業
繁忙期と閑散期で契約書の処理量が大きく変わる企業に適しています。たとえば、学習塾では入学シーズンに大量の入塾契約書を処理する必要があります。クラウド型なら利用量に応じて契約プランを変更でき、無駄なコストを削減できます。イベント会社でも、大型案件の際だけ上位プランに切り替えて、複数の協力会社との契約書を効率的に処理できます。
4
複数拠点で統一した契約管理を行いたい企業
本社と支店間で契約書の管理方法を統一したい企業におすすめです。チェーン店を展開する小売業では、各店舗での雇用契約書や取引先との契約書を本部で一元管理できます。製造業でも、各工場での外注契約書を本社の法務部門が統一的にチェックできるようになります。契約書の保管場所が分散することなく、監査対応も迅速に行えます。
5
IT環境の整備負担を軽減したい企業
システム管理者が不在で、IT関連の負担を減らしたい企業に最適です。具体的には、クリニックや法律事務所など、本業に集中したい専門職の事業所に向いています。システムの更新作業やバックアップ処理はサービス提供会社が自動で実施するため、業務に支障をきたしません。セキュリティ対策も専門会社が担うため、安心して利用できます。
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クラウド対応の電子署名ツールのタイプ
クラウド対応の電子署名ツールには、利用規模や機能面でいくつかのタイプがあります。企業の業務形態や契約書の種類に応じて、最適なタイプを選択することが重要です。
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簡易型クラウド電子署名ツール
個人事業主や小規模企業向けの基本的な電子署名機能を提供するタイプです。契約書のアップロード、署名者の指定、電子署名の実行といった最低限の機能に特化しています。操作画面がシンプルで、電子署名に慣れていない利用者でも直感的に操作できます。月額料金が安く設定されており、契約書の件数が少ない企業でも導入しやすい特徴があります。
2
多機能型クラウド電子署名ツール
中堅企業以上を対象とした高機能タイプです。電子署名に加えて、契約書のテンプレート作成、承認ワークフロー（承認手順の自動化）、契約期限の通知機能など多彩な機能を搭載しています。さらに、既存の業務システムとの連携機能も充実しており、人事システムや会計システムとデータを自動で同期できます。複雑な契約業務を効率化したい企業に適したタイプです。
3
業界特化型クラウド電子署名ツール
特定の業界や職種に特化した専門機能を持つタイプです。不動産業界向けでは重要事項説明書の電子化機能、人材派遣業界向けでは労働条件通知書の自動生成機能などを備えています。業界固有の法的要件にも対応しており、コンプライアンス（法令遵守）面での安心感があります。業界特有の業務フローに最適化されているため、導入後すぐに効果を実感できます。
4
セキュリティ重視型クラウド電子署名ツール
金融機関や官公庁など、高いセキュリティレベルが求められる組織向けのタイプです。多要素認証（複数の認証方法を組み合わせる仕組み）や電子証明書の発行機能を標準搭載しています。また、契約書の改ざん検知機能や詳細なアクセスログ管理機能も提供されます。機密性の高い契約書を扱う企業や、厳格な内部統制が必要な組織に最適です。
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クラウド型の電子署名ツールをスムーズに導入する方法
クラウド型の電子署名ツールをスムーズに導入するには、段階的な導入計画や社内教育の充実などの方法があります。この段落では、具体的な導入方法を紹介します。
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段階的な導入とパイロット運用
全社一斉導入ではなく、特定の部署や契約種類から段階的に導入することで、リスクを最小限に抑えられます。最初は人事部の雇用契約書や営業部の秘密保持契約書など、比較的シンプルな契約書から開始します。パイロット運用期間中に発生した課題や改善点を整理し、本格運用前に解決しておくことが重要です。一例として、3ヶ月間のパイロット運用で操作性や業務フローを検証し、問題がないことを確認してから他部署に展開する方法が効果的です。
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既存業務プロセスの見直しと標準化
電子署名ツール導入前に、現在の契約業務フローを詳細に分析し、無駄な工程を削除することが必要です。紙ベースの承認フローをそのまま電子化するのではなく、デジタル環境に最適化したプロセスに再設計します。たとえば、従来は5段階の承認が必要だった契約書を、重要度に応じて3段階に簡素化することで、業務効率を向上させられます。また、契約書のテンプレートを統一し、各部署で異なっていた書式を標準化することも重要です。
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利用者向け研修と操作マニュアル整備
電子署名ツールの操作方法を全利用者が理解できるよう、体系的な研修プログラムを実施します。年齢層やITスキルレベルに応じて研修内容を調整し、誰でも理解できるよう配慮することが重要です。実際に、管理職向けには承認機能の使い方を中心とした研修を、営業担当者向けには顧客先での操作方法を重点的に説明します。また、よくある質問をまとめたFAQや操作手順を図解したマニュアルを作成し、いつでも参照できる環境を整備することが必要です。
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セキュリティポリシーとアクセス権限設定
導入前に電子署名に関するセキュリティポリシーを策定し、適切なアクセス権限を設定することが不可欠です。契約書の機密レベルに応じて閲覧権限を制限し、必要最小限の人員のみがアクセスできるよう設定します。具体的には、一般社員は自分が関与する契約書のみ閲覧可能とし、管理職は部署内の全契約書、役員は全社の重要契約書にアクセスできる権限体系を構築します。また、退職者のアクセス権限削除や定期的な権限見直しの手順も明確にしておく必要があります。
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既存データの移行と整理
過去の紙ベース契約書や既存の電子ファイルを新システムに移行する際は、データの整理と分類を同時に実施します。重要度や保存期間に応じて契約書を分類し、必要なもののみを新システムに移行することで、データ容量とコストを削減できます。一例として、直近3年分の有効契約書は全て移行し、それ以前の契約書は別途保管する方針を設定します。また、移行作業中のデータ欠損を防ぐため、必ずバックアップを取得してから作業を開始し、移行完了後の検証も徹底的に実施する必要があります。
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クラウド型の電子署名ツールのサポート内容
クラウド型の電子署名ツールのサポート内容には、技術サポートや導入支援サービスなどがあります。この段落では、具体的なサポート内容について紹介します。
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導入時の初期設定支援
クラウド型電子署名ツールの導入初期段階で、システム設定や基本機能の構築を専門スタッフが支援するサービスです。企業の業務フローに合わせた承認ルートの設定や、契約書テンプレートの作成、利用者アカウントの一括登録などを代行してもらえます。例えば、複数部署で異なる承認フローが必要な場合、それぞれの要件を聞き取って最適な設定を提案してもらえます。また、既存システムとのAPI連携設定も技術的な知識がない企業でも安心して進められ、導入期間の短縮につながります。
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オンライン研修とトレーニングプログラム
利用者のスキルレベルに応じたオンライン研修を提供し、電子署名ツールの効果的な活用を支援するサービスです。管理者向けには高度な設定方法や運用管理のポイント、一般利用者向けには基本操作や日常業務での活用方法を分かりやすく説明します。具体的には、ライブ配信による集合研修や、録画された動画コンテンツによる個別学習が提供されます。また、業界別の活用事例を紹介する専門研修も実施され、自社の業務により適した使い方を学習できます。
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24時間365日の技術サポート
システム障害や操作に関する問い合わせに対して、24時間体制で対応する技術サポートサービスです。緊急時のシステム復旧や、重要な契約業務で発生した技術的問題に迅速に対応してもらえます。たとえば、大型契約の締結期限が迫っている状況で署名機能にトラブルが発生した場合、専門技術者が即座に原因を調査し解決策を提供します。また、電話、メール、チャットなど複数の連絡手段が用意されており、利用者の状況に応じて最適な方法でサポートを受けられます。
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定期的なシステム更新と機能追加
法改正や技術革新に対応するため、定期的にシステムを更新し新機能を追加するサポートサービスです。電子署名に関する法的要件の変更や、セキュリティ基準の見直しがあった場合、自動的にシステムが更新されます。実際に、電子帳簿保存法の改正時には、新たな保存要件に対応した機能が追加され、既存利用者も追加費用なしで利用できるようになります。また、利用者からの要望を基に新機能が開発されることもあり、継続的にサービスの利便性が向上していきます。
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データ移行とバックアップサービス
他社サービスからの乗り換えや、システム更新時のデータ移行を専門スタッフが支援するサービスです。既存の契約書データを新しいシステムに安全に移行し、データの欠損や破損を防ぎます。一例として、従来のオンプレミス型システムから数千件の契約書データを移行する際、データ形式の変換や分類作業を代行してもらえます。また、定期的な自動バックアップサービスにより、災害やシステム障害時でも契約書データを確実に保護し、必要に応じて迅速にデータを復旧できる体制が整備されています。
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