社内情報共有ツールを選ぶ際に見落とされがちなのが、「従業員の利用が定着しない恐れがある」と「既存の情報を移行する手間がかかる」への対応です。従業員の利用が定着しない恐れがあるの面では、新しいシステムを導入しても、従業員が使わなければ効果は得られません。既存の情報を移行する手間がかかるについても、現在使用している資料やデータを新しいシステムに移す作業が発生します。このほか「システムの操作方法を習得する必要がある」「導入費用が発生する」「セキュリティリスクへの対策が必要」「情報の整理ルールを決める必要がある」「既存のシステムとの連携が難しい場合がある」「情報の更新や管理の責任が曖昧になる」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。

社内情報共有ツールは、生成AIとAIエージェントの登場で急速に進化しています。AIチャットボットやエージェントは、社内の蓄積情報から自動的に回答を生成し、社員からの問合せに即応します。例えばSlackは会話の要約や文章支援機能を搭載したSlack GPTを発表し、企業内データを活用した問合せ対応を目指しています。OpenAIのビジネスプラン（社内ナレッジ機能）もSlackやOneDriveなどと連携し、組織内ドキュメントから必要な情報を引き出す仕組みを提供しています。社内ドキュメント検索にも生成AIが導入されつつあります。例えばAtlassian Confluenceはページの要約機能を備え、社内記事を即時に要約表示できます。また、KM（知識管理）ツールの多くがAIによるコンテンツ推薦機能、多くがAI検索を既に導入しており、必要情報へのアクセスが大幅に高速化しています。