製造工場や建設現場で働く従業員は、デスクにパソコンがない環境で作業しています。スマートフォンがあれば、作業手順書や安全マニュアルをその場で確認できます。作業中に発生したトラブルを写真撮影し、すぐに本部へ報告することも可能です。重い資料を持ち歩く必要がなくなり、片手で情報を確認しながら作業を進められる利点があります。

営業担当者は顧客訪問や商談で社外にいる時間が長くなります。スマートフォンから最新の商品情報や価格表にアクセスできれば、顧客からの質問にその場で答えられます。移動中の電車内やカフェでも、商談の報告書を作成して送信できます。帰社する時間を削減でき、顧客対応に集中できる環境が整います。

店舗スタッフは勤務時間がバラバラで、全員が同じ時間に出勤することはありません。スマートフォンがあれば、勤務時間外でもシフト変更の連絡を受け取れます。次回出勤時の注意事項や新商品の情報を事前に確認できるため、スムーズに業務を開始できます。店舗にパソコンが1台しかない場合でも、各自のスマートフォンで情報を確認できる点が便利です。

在宅勤務の従業員は自宅のデスクだけでなく、リビングやベランダなど場所を変えて働くことがあります。スマートフォンなら持ち運びが簡単で、どこにいても業務連絡を確認できます。子どもの世話をしながら仕事をする場合、パソコンを開けない状況でもスマートフォンで緊急の連絡を受け取れます。通知機能により、重要なメッセージを見逃すリスクも減らせます。

クラウド型は、サービス提供会社のサーバーを利用して情報共有を行う形態です。スマートフォンからインターネット経由でアクセスするため、自社でサーバーを用意する必要がありません。また、アプリやシステムのバージョンアップが自動的に行われるため、常に最新の機能を使えます。初期費用を抑えられるほか、従業員数の増減に応じて利用規模を柔軟に変更できる特徴があります。さらに、スマートフォンの機種変更をしても、ログインし直すだけですぐに使い始められる手軽さも魅力です。

オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置して運用する形態です。企業の情報セキュリティ方針に合わせて、細かい設定やカスタマイズを行えます。加えて、社外のインターネットを経由せず社内ネットワークだけで運用できるため、情報漏洩のリスクを抑えられます。スマートフォンからアクセスする際は、仮想プライベートネットワーク（専用の安全な通信経路）を経由する設定が一般的です。ただし、スマートフォンのOSバージョンアップに対応するため、定期的なシステム更新作業が必要になります。

チャット特化型は、メッセージのやり取りに機能を絞った軽量なツールです。スマートフォンの小さな画面でも、会話形式で情報が表示されるため見やすくなっています。それから、タッチ操作で素早く返信できるため、移動中でも手軽にコミュニケーションを取れます。グループごとに会話の部屋を分けられるため、プロジェクトやチーム単位での情報共有に適しています。写真や位置情報を添付する機能があれば、現場からの報告もスムーズに行えます。

総合型は、チャット機能に加えて文書管理やスケジュール共有など複数の機能を持つツールです。スマートフォン1台で、連絡から資料確認まで業務に必要な操作をまとめて行えます。その上、各機能が連携しているため、チャットで話題になった資料をすぐに開いて確認できます。ただし、機能が多い分だけ画面の切り替え操作が増えるため、スマートフォンでの操作性を重視した設計になっているか確認が必要です。

専用アプリ型は、スマートフォンにアプリをインストールして使う形態です。スマートフォンの通知機能と連携し、新着メッセージが届いたときに画面に通知を表示できます。なおかつ、オフラインでも一部の情報を閲覧できるようキャッシュ機能（一時保存機能）を持つアプリもあります。指紋認証や顔認証など、スマートフォン本体のセキュリティ機能と組み合わせてログインできる点も便利です。アプリストアからダウンロードするだけで使い始められる手軽さがあります。

SlackやTeamsなど主要ツールは生成AIを搭載し、チャットの要点を自動要約したり、自然言語で検索できるようになっています。例えばSlackではモバイルアプリの「キャッチアップ」画面でピンチ操作をするだけでAI要約を生成できます。なおSlackは日本語要約にも対応しており、2024年に日本語AI要約機能を正式リリースしました。Microsoft 365 Copilotもメール・会議内容をまとめる機能をスマホで提供し、膨大な社内情報から必要な知見に素早くアクセスできます。

生成AIを用いたエージェントは組織内データを分析しタスクを自動化します。たとえばreMarkable社ではSlackのAIエージェントがIT問い合わせ対応やパスワードリセット、Jiraチケット作成を自動化しています。Simpplrはエージェント型AIをプロアクティブで、問題発生前に動き出すと説明しています。SlackのAgentforceではテンプレートから専用エージェントを素早く作成できる仕組みが用意され、非定型タスクの自動化やワークフロー連携が手軽に導入可能になっています。

モバイル優先イントラネットが普及し、フロントライン従業員もスマホから業務情報にアクセスできるようになりました。例えばMangoAppsは「モバイルファーストイントラネット」で現場作業員もデスクワーカーと同等の情報体験を提供すると謳っており、チャット形式のAIアシスタントで質問・情報検索できる機能も導入しています。一方StaffbaseのプラットフォームはAIで社員一人ひとりの関心・業務に応じたニュースを自動配信する機能を備えており、重要情報を見逃さない仕組みが整っています。