従業員が10人以下の小規模な会社では、無料版の利用人数制限内で十分に運用できます。管理する備品も限られているため、無料版の登録可能数の範囲内で対応可能です。具体的には個人事務所や小さな店舗、少人数で運営している工房などが該当します。こうした規模の事業者では高度な機能よりも、まず物品の所在を記録できることが優先されます。無料版でも十分に管理の効率化を実現できるため、コストをかけずに業務改善が可能です。

取り扱う物品の種類が少なく、総数も100点以内に収まる企業では無料版が適しています。たとえば事務用品や会議室の備品のみを管理する場合、無料版の制限範囲内で運用できます。パソコンやプリンター、デスク、椅子といった基本的な備品の管理であれば、複雑な機能は不要です。物品の入れ替わりも少なく、記録する情報も基本的な項目で足りる場合は無料版で十分対応できます。

これまで紙の台帳や表計算ソフトで管理していた企業が、初めて専用システムを試す場合に無料版は最適です。いきなり有料版を契約するのではなく、まず無料版で操作性や機能を確認できます。実際に使用してみることで、自社の業務に合うかどうかを判断できます。従業員が新しい仕組みに慣れるための練習期間としても活用でき、本格導入前のリスクを減らせます。数か月間使用してから有料版への移行を検討することで、失敗のない導入が可能になります。

会社全体ではなく、特定の部署や期間限定のプロジェクトでのみ物品管理が必要な場合も無料版が向いています。一例として、新規事業の立ち上げ期間中に使用する機材を管理する用途が考えられます。営業部門が展示会用の資材を管理する場合や、研究開発部門が実験機器を記録する場合なども該当します。限られた範囲での利用であれば、無料版の制限内で十分に運用できます。全社的な導入ではないため、予算を抑えたい場合に適した選択です。

無料版でも物品の名称や型番、購入日、保管場所などの基本情報を記録できます。これまで紙の台帳に手書きしていた情報を、画面上から入力して保存できるようになります。具体的にはパソコンやプリンター、机、椅子といった備品の情報を1つずつ登録していきます。物品ごとに管理番号を付けることで、個別の識別も可能になります。写真を添付できる場合もあり、視覚的に物品を確認しやすくなります。情報が一か所にまとまることで、誰がいつ何を登録したかが明確になり、管理の透明性が高まります。

登録した物品を名称や保管場所、管理番号などから素早く検索できます。実際に「会議室A」と入力すれば、その場所に保管されている物品の一覧が表示されます。特定の備品がどこにあるかを探す際、倉庫を歩き回る必要がなくなります。検索機能により数秒で目的の物品情報にたどり着けるため、探す時間を大幅に削減できます。複数の条件を組み合わせた検索も可能で、購入日が古い物品を抽出するといった使い方もできます。

現在保有している物品の数量を記録し、いつでも確認できます。たとえばコピー用紙の在庫が何箱残っているか、ボールペンが何本あるかを画面上で把握できます。物品を使用したり新たに購入したりした際に、数量を更新することで常に最新の在庫状況を保てます。在庫が減ってきたタイミングで気づくことができ、発注のタイミングを逃しません。複数の担当者が同じ情報を見られるため、重複発注や在庫切れを防げます。

誰がいつどの物品を借りたか、返却したかを記録できます。一例として、ノートパソコンを従業員が持ち出す際に、貸出記録を残すことができます。返却予定日も登録できるため、返却が遅れている物品を把握しやすくなります。誰が何を持っているかが明確になることで、物品の所在不明を防げます。貸出履歴を確認することで、よく借りられる物品や使用頻度の低い物品も分かります。

物品の現在の状態や特記事項を文章で記録できます。具体的には「画面に傷あり」「バッテリーの持ちが悪い」といった情報を残せます。修理が必要な物品や、使用時の注意点を共有することで、トラブルを未然に防げます。次に使用する人が事前に状態を知ることができ、適切な使い方ができます。定期点検の結果を記録することで、メンテナンス履歴としても活用できます。

物品を種類ごとに分類し、整理して管理できます。たとえば「電子機器」「家具」「消耗品」といったカテゴリを作成して、物品を振り分けられます。タグ機能がある場合は、1つの物品に複数のキーワードを付けることも可能です。分類することで同じ種類の物品をまとめて確認でき、全体像を把握しやすくなります。新たに物品を探す際も、カテゴリから絞り込むことで効率的に検索できます。

物品がいつ登録され、誰によって情報が更新されたかの履歴を確認できます。実際に「このパソコンは昨年4月に購入し、先月担当者が変更された」といった経過を追えます。情報の変更履歴が残ることで、間違った操作があった場合にも原因を特定しやすくなります。複数人で管理している場合、誰がどの作業を行ったかが明確になり、責任の所在がはっきりします。

無料版では基本的な問い合わせ方法として、メールやWebフォームが用意されています。操作方法が分からない場合やトラブルが発生した際に、文章で質問内容を送信できます。たとえばログイン方法が分からない場合、問い合わせフォームに状況を記入して送信します。ただし返信までに数営業日かかることが一般的で、即座の解決は期待できません。問い合わせ内容によっては定型文での回答になることもあり、個別の状況に応じた詳しい説明は受けられない場合があります。緊急性の高いトラブルには対応が遅れる可能性があるため、その点を理解しておく必要があります。

無料版でもシステムの基本的な使い方を説明したマニュアルがWebサイト上で公開されています。物品の登録方法や検索方法など、主要な機能の操作手順を確認できます。一例として、初めてシステムを使う際にマニュアルを読むことで、基本的な操作を自分で学べます。画面のスクリーンショット（画面の画像）付きで説明されていることが多く、視覚的に理解しやすくなっています。ただし高度な使い方や特殊な操作については記載されていない場合があります。また内容が古いまま更新されておらず、現在の画面と異なる説明になっていることもあります。

多くの利用者が疑問に思う内容をまとめた質問と回答のページが用意されています。具体的には「パスワードを忘れた場合の対処法」や「データが消えた場合の復元方法」などが掲載されています。自分の疑問と同じ内容があれば、問い合わせをしなくても自己解決できます。検索機能があることで、キーワードから該当する質問を素早く見つけられます。ただし自社特有の問題や複雑なトラブルについては、よくある質問には載っていないことが多いです。その場合は改めて個別に問い合わせる必要があり、解決までに時間がかかります。

無料版では公式の掲示板やユーザーコミュニティが提供されている場合があります。他の利用者が同じような問題に直面した際の解決方法を共有できます。実際に「この操作ができない」という質問に対して、他の利用者が「この手順で解決できた」と回答してくれることがあります。運営会社からの公式サポートではなく、利用者同士の助け合いという形になります。ただし回答の正確性は保証されておらず、誤った情報が共有される可能性もあります。また質問しても必ず回答が得られるわけではなく、放置されることもあります。