営業担当者や現場作業員など、オフィスにいる時間が限られる従業員が多い企業に最適です。従業員は取引先への訪問中や現場作業の合間にスマートフォンでシフト確認を行えます。管理者も移動中に急なシフト変更に対応できるため、業務の停滞を防げます。タッチパネル（画面を指で触って操作する仕組み）により直感的な操作が可能で、忙しい現場でも素早くシフト管理を完了できます。

チェーン展開している企業では、各店舗のシフト状況を一元管理する必要があります。店舗責任者がスマートフォンから各店舗の人員配置を確認し、人手不足の店舗へスタッフを配置転換できます。アルバイトスタッフも学校や別の仕事の合間にシフト希望を提出できるため、柔軟な働き方を実現できます。GPS機能（位置情報を取得する機能）を活用することで、勤務地での出退勤確認も正確に行えます。

インターネット経由でサービスを利用するタイプで、初期導入費用を抑えられます。スマートフォンのWebブラウザ（インターネットを閲覧するアプリ）やダウンロード型の専用アプリから利用可能です。サーバーメンテナンス（システムの保守作業）はサービス提供会社が行うため、企業側の運用負担が軽減されます。また、複数の拠点からでも同じデータにアクセスできるため、チェーン店や支店を持つ企業に向いています。自動バックアップ機能により、スマートフォンの故障時でもデータ消失の心配がありません。

自社内にシステムを構築するタイプで、セキュリティを重視する企業に適しています。スマートフォンからは社内ネットワーク経由でアクセスし、VPN接続（安全な通信回線を確保する仕組み）を利用することで外出先からも利用できます。さらに、カスタマイズの自由度が高く、企業独自の勤務形態に合わせたシフト管理が可能です。ただし、スマートフォンでの操作性を確保するには、モバイル対応の開発が必要になる場合があります。

シフト表作成に多大な時間を費やしていた従来業務も、現在ではAIの導入により大幅な効率化が進んでいます。スマホ対応のシフト管理SaaSにはAIによるシフト自動編成機能が搭載され、ボタン一つで最適なシフト案を瞬時に生成できます。AIは過去のシフトデータや修正履歴からパターンを機械学習し、使うほどに編成の精度が向上するため、各従業員の希望や技能、必要な人員数や法規制を同時に考慮したバランスの良いシフトを組むことが可能です。実際に数千人規模の小売チェーンでAIスケジューリングを導入した事例では、人件費の削減や従業員満足度の向上といった成果が報告されており、スタッフからはスマホアプリ上でシフト交換が容易になった点も好評でした。

AIエージェント（対話型のAI）がシフト管理に組み込まれ、リアルタイムのシフト調整を支援する例も増えています。例えばスマホアプリ内のチャットボットを通じて従業員が急な予定変更を申告すると、AIが即座にシフト表を更新し、必要なら代替要員を自動でマッチングして提案します。従来は従業員同士の連絡や管理者の仲介が必要だったシフト交換も、AIのマッチングエンジンによりスピーディーかつ公平に成立します。またAIは従業員ごとのスキルや勤務状況データを分析して候補を提示するため、現場の混乱を最小限に抑えつつ柔軟なシフト運用を実現します。こうしたモバイルファーストのシフト交換とAIスケジューリングの組み合わせにより、シフト編成はトップダウンの固定的業務から、従業員が主体的に参加できる柔軟なプロセスへと変わりつつあります。

ChatGPTなどの生成AIをシフト作成に活用しようとする試みも注目されています。例えば人手不足の現場では、プロンプト（指示文）を入力するだけでAIが要件に沿ったシフト表を提案してくれるとして、多くの管理者が関心を寄せています。ただしこうした汎用の生成AIツールは、詳細なプロンプトを用意する手間や、毎回ゼロから出力される点など実務上の制約も指摘されています。勤務シフト特有の労務規則の順守や自社の過去データとの連携といった課題もあり、そのため各社はシフト管理に特化した専用AI機能の開発を進めています。