アルバイトにおすすめのシフト管理ツールとは？
シフト管理ツールとは、従業員の勤務時間や出勤予定を効率的に管理するためのソフトウェアやアプリケーションです。スマートフォンやパソコンから簡単にアクセスできるWeb上のサービスが一般的で、シフト作成から変更まで一元管理できます。 アルバイト先でシフト管理に悩んでいる方は多いのではないでしょうか。紙の予定表やメッセージアプリでシフトを管理していると、情報が分散してしまい混乱しがちです。アルバイト向けのシフト管理ツールは、勤務希望の提出からシフト確認まで簡単に行えるため、学業との両立や複数のバイト先を掛け持ちしている方にも最適です。
アルバイト向けのシフト管理ツール（シェア上位）
アルバイトにおすすめのシフト管理ツールとは？
更新：2025年09月05日
シフト管理ツールとは、従業員の勤務時間や出勤予定を効率的に管理するためのソフトウェアやアプリケーションです。スマートフォンやパソコンから簡単にアクセスできるWeb上のサービスが一般的で、シフト作成から変更まで一元管理できます。 アルバイト先でシフト管理に悩んでいる方は多いのではないでしょうか。紙の予定表やメッセージアプリでシフトを管理していると、情報が分散してしまい混乱しがちです。アルバイト向けのシフト管理ツールは、勤務希望の提出からシフト確認まで簡単に行えるため、学業との両立や複数のバイト先を掛け持ちしている方にも最適です。
アルバイトにおすすめのシフト管理ツールの機能
アルバイト向けのシフト管理ツールには、希望提出やシフト自動作成などの機能が搭載されています。この段落では、具体的な機能を紹介します。
1
シフト希望提出機能
アルバイトスタッフがスマートフォンから簡単に勤務希望を提出できる機能です。カレンダー形式の画面で出勤可能な日時をタップするだけで希望を登録できます。テスト期間や就職活動など一時的に勤務できない期間も簡単に設定でき、理由もあわせて入力できるため管理者との意思疎通がスムーズになります。提出期限の通知機能もあるため、希望提出を忘れる心配もありません。
2
自動シフト作成機能
スタッフの希望と店舗の必要人数を基に、最適なシフトを自動的に作成する機能です。各スタッフの勤務可能時間や休憩時間、労働基準法に基づく制限などを考慮してシフトが組まれます。人手が足りない時間帯や過剰配置になりそうな時間帯を自動で検出し、調整案を提示してくれます。手作業でシフトを作成する時間を大幅に短縮できるため、管理者の負担が軽減されます。
3
代理出勤マッチング機能
急な欠勤が発生した際に、代理出勤可能なスタッフを素早く見つける機能です。欠勤情報を入力すると、該当時間に出勤可能なスタッフに自動で通知が送られます。代理を希望するスタッフは簡単に手を挙げることができ、先着順や条件に応じて自動的にマッチングされます。深夜や早朝の急な欠勤でも、効率的に代理を見つけることができるため店舗運営への影響を最小限に抑えられます。
4
勤怠管理機能
出勤時間と退勤時間を正確に記録し、労働時間を自動計算する機能です。スマートフォンでQRコード（四角いバーコード）を読み取るだけで打刻でき、GPS機能により職場からの打刻かどうかも確認できます。残業時間や深夜手当の対象時間も自動で算出されるため、給与計算の精度が向上します。不正打刻を防ぐセキュリティ機能も搭載されているため、公正な勤怠管理が実現できます。
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メッセージ機能
管理者とスタッフ、またはスタッフ同士で連絡を取り合える機能です。シフトに関する質問や連絡事項を直接やり取りできるため、電話やメールアプリを使い分ける必要がありません。グループメッセージ機能により全体への一斉連絡も可能で、重要な情報を確実に全員に伝えられます。メッセージの既読確認機能もあるため、情報が正しく伝わったかどうかを把握できます。
6
給与計算機能
勤務時間データを基に、各スタッフの給与を自動計算する機能です。時給や各種手当の設定を行うだけで、複雑な計算を自動で処理してくれます。税金や保険料の計算にも対応し、給与明細書の作成も可能です。給与の前払いや日払いにも対応したツールもあり、アルバイトスタッフの多様な支払い希望に応えられます。
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シフト公開通知機能
完成したシフトをスタッフに公開し、変更があった場合に自動で通知する機能です。公開と同時にプッシュ通知やメールで全員に連絡されるため、シフト確認の漏れを防げます。個人別のシフト表示機能により、自分の勤務予定だけを抽出して確認することも可能です。カレンダーアプリとの連携機能もあり、プライベートの予定と一緒に管理できます。
8
シフト分析レポート機能
過去のシフトデータを分析し、効率的なシフト作成に役立つ情報を提供する機能です。時間帯別の売上と人員配置の関係や、各スタッフの勤務パターンを分析できます。繁忙期と閑散期の人員配置の傾向も把握でき、次回のシフト作成時の参考にできます。労働時間の上限管理や、各スタッフの希望シフト達成率なども確認でき、公平なシフト作成に活用できます。
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アルバイトにおけるシフト管理ツールを導入するメリット
アルバイトにおけるシフト管理ツールを導入するメリットには、作業効率化や連絡ミス削減などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
シフト作成時間の大幅短縮
従来の手作業によるシフト作成では、各スタッフの希望を確認しながら人員バランスを調整する作業に多くの時間を費やしていました。シフト管理ツールの自動作成機能により、これらの調整が瞬時に完了します。深夜勤務や土日出勤の手当計算も自動化されるため、複雑な給与計算に悩まされることがありません。管理者はシフト作成にかけていた時間を、スタッフとのコミュニケーションやサービス向上に活用できるようになります。
情報共有の透明性向上
シフト情報がリアルタイムで全スタッフに共有されるため、誰がいつ出勤するかが一目瞭然になります。代理出勤の募集状況や応募状況も透明化され、不公平感が解消されます。管理者の都合で一方的にシフトが決まるのではなく、スタッフの希望を可視化することで納得感のあるシフト作成が実現します。連絡の行き違いや確認漏れが大幅に減り、職場内のトラブル防止にもつながります。
アルバイトスタッフの満足度向上
スマートフォンから手軽に希望提出やシフト確認ができるため、アルバイトスタッフの利便性が大幅に向上します。学業やプライベートの予定との調整がしやすくなり、ワークライフバランスの改善につながります。給与の詳細な内訳も確認できるため、労働に対する正当な対価を受け取っている実感を得られます。働きやすい環境が整うことで、スタッフの定着率向上も期待できます。
人件費の適正化
過剰な人員配置や人手不足による機会損失を防ぎ、適正な人員配置を実現できます。時間帯別の必要人数を設定することで、無駄な人件費を削減しながら必要な時間帯には十分な人員を確保できます。残業時間の管理も徹底されるため、予期しない残業代の発生を防げます。労働基準法の遵守も自動でチェックされるため、法的リスクの回避にもつながります。
急な変更への迅速な対応
スタッフの急な欠勤や追加出勤の依頼に対して、素早く対応できるようになります。プッシュ通知により代理出勤の募集がリアルタイムで全スタッフに届くため、短時間で代理を見つけられます。天候不良や突発的なイベントによる営業時間変更なども、一斉通知機能により確実に情報を伝達できます。柔軟な対応力が向上することで、顧客サービスの質を維持できます。
管理業務の標準化と引継ぎの簡素化
シフト管理の手順がシステム化されるため、担当者が変わっても同じ品質でシフト管理を継続できます。新しい管理者への引継ぎ時間も大幅に短縮され、属人的な管理から脱却できます。過去のシフトデータが蓄積されるため、繁忙期の人員配置や効率的なシフトパターンを参考にできます。ノウハウの共有が進み、組織全体のシフト管理レベルが向上します。
アルバイトにおいてシフト管理ツールを導入する際の注意点
アルバイトにおいてシフト管理ツールを導入する際には、スタッフの習熟期間や費用対効果などの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
スタッフの操作習得に要する期間
アルバイトスタッフの中には、ITツールの操作に不慣れな人も存在します。特に年配のスタッフや、スマートフォンの操作に慣れていない人にとって、新しいシステムの習得は負担となる場合があります。操作方法を覚えるまでの期間中は、従来の方法と併用する必要があり、管理者の手間が一時的に増加する可能性があります。全スタッフが問題なく操作できるようになるまで、十分な時間を見込んでおく必要があります。
初期設定とデータ移行の複雑さ
既存のシフトデータや従業員情報をツールに移行する作業は想像以上に時間がかかります。スタッフの基本情報、時給設定、勤務可能時間などを正確に入力する必要があり、設定ミスがあると正常にシフトが作成されません。手書きで管理していた情報をデータ化する際は、文字の読み取りミスや入力漏れが発生しやすくなります。導入初期は通常業務と並行して設定作業を行うため、管理者の負担が一時的に集中します。
月額費用やランニングコストの継続負担
多くのシフト管理ツールは月額課金制を採用しており、利用人数に応じて料金が変動します。アルバイト先の売上が不安定な時期でも、継続的にコストが発生するため予算計画に組み込む必要があります。機能追加やサポートサービスを利用する場合は追加料金が発生することもあり、当初の予算を超える可能性があります。費用対効果を定期的に検証し、本当に必要な機能のみを利用することが重要です。
システム障害時の代替手段の準備
インターネット回線の不具合やサーバーメンテナンスにより、ツールが使用できなくなる場合があります。特にシフト提出期限日やシフト公開予定日にシステム障害が発生すると、業務に大きな支障をきたします。スマートフォンの充電切れや故障により、スタッフがシフト確認できない状況も想定されます。緊急時には従来の連絡手段に戻れるよう、代替手順を事前に準備しておく必要があります。
個人情報保護とセキュリティ対策
シフト管理ツールには従業員の個人情報や勤務状況が蓄積されるため、適切なセキュリティ対策が必要です。不正アクセスや情報漏洩が発生した場合、スタッフのプライバシーが侵害される危険性があります。特に学生アルバイトの場合、住所や連絡先などの情報が外部に流出すると深刻な問題となります。ツール選択時はセキュリティ対策の内容を十分確認し、スタッフに対してもパスワード管理の重要性を周知徹底する必要があります。
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アルバイトにおすすめのシフト管理ツールの選び方
アルバイト向けのシフト管理ツールの選び方には、操作の簡単さや費用対効果などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。
1
操作性の簡単さとスマートフォン対応
アルバイトスタッフの多くはスマートフォンでシフト確認や希望提出を行うため、画面の見やすさと操作の簡単さが最重要です。複雑な操作を必要とするツールは、スタッフの負担となり利用率低下の原因となります。実際に、タップ数が少なくシンプルな画面構成のツールほど、スタッフからの満足度が高い傾向があります。無料お試し期間を活用して、実際のスタッフに操作してもらい、使いやすさを確認することが大切です。
2
必要な機能と利用規模のマッチング
小規模なアルバイト先に高機能なツールを導入しても、多くの機能が使われずコストだけが無駄になってしまいます。一方で、規模が大きくなってからツールを変更するのは手間とコストがかかります。具体的には、現在のスタッフ数の2倍程度まで対応できるツールを選ぶと、事業拡大時にも安心です。シフト作成、希望提出、勤怠管理など、本当に必要な機能を整理してから選択することが重要です。
3
コストパフォーマンスと予算の適合性
月額料金だけでなく、初期設定費用やサポート費用も含めて総合的にコストを評価する必要があります。安価なツールでも、サポートが不十分で運用に支障が出れば結果的に高コストになる可能性があります。たとえば、スタッフ10名で月額5000円のツールと月額8000円のツールがあった場合、機能とサポートの差を考慮して選択することが大切です。無料プランから始められるツールもあるため、段階的に機能を追加していく方法も効果的です。
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サポート体制と導入支援の充実度
システムトラブルや操作に関する質問に対して、迅速で丁寧なサポートを受けられるかどうかは重要なポイントです。特に導入初期は設定に関する疑問が多く発生するため、電話やチャットでリアルタイムにサポートを受けられると安心です。一例として、24時間対応のサポートがあれば、深夜営業のアルバイト先でも安心してツールを利用できます。マニュアルの分かりやすさや、動画による操作説明があるかどうかも確認しておくべきです。
5
データのバックアップと移行のしやすさ
将来的に他のツールに変更する可能性を考えて、データの書き出し機能があるかどうかを確認する必要があります。長期間蓄積したシフトデータや従業員情報が取り出せないと、ツール変更時に大きな損失となります。実際に、データ移行ができずに同じツールを使い続けている企業も多く存在します。また、定期的なバックアップ機能により、システム障害時にもデータを復旧できる仕組みがあると安心です。
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アルバイトにおけるシフト管理業務の課題
アルバイトにおけるシフト管理業務には、希望調整の複雑化や連絡ミスなどの課題があります。この段落では、具体的な業務課題を紹介します。
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シフト希望の収集と調整の煩雑さ
アルバイトスタッフからシフト希望を収集する際、メッセージアプリや紙の用紙など複数の方法で連絡が来るため管理が困難になります。学生のアルバイトは授業やテスト期間により希望が頻繁に変わるため、調整に時間がかかってしまいます。また、希望提出の締切を守らないスタッフがいると、シフト作成全体が遅れる原因となります。
2
シフト変更や代理出勤の連絡漏れ
急な体調不良や学校行事でシフト変更が必要になった場合、電話やメッセージでの連絡だけでは情報が正確に伝わらないことがあります。特に複数のスタッフが関わる代理出勤の調整では、誰がいつ出勤するかの情報が曖昧になりがちです。連絡ミスによって人手不足になると、店舗運営に大きな影響を与えてしまいます。
3
労働時間の集計と給与計算の手間
アルバイトは時給制のため、正確な勤務時間の集計が給与に直結します。手書きのタイムカードや出勤簿を使っていると、集計作業に多くの時間がかかります。さらに、深夜手当や休日手当などの計算も複雑になり、計算ミスが発生しやすくなります。
4
シフト情報の共有不足
作成されたシフト表がスタッフ全員に正確に伝わらないケースが発生します。掲示板に貼るだけでは確認漏れが起こりやすく、写真で送信しても画質が悪くて読めないことがあります。シフトの最新版がどれなのか分からなくなり、出勤日を間違えるトラブルも起こります。
5
繁忙期と閑散期の人員調整の困難さ
季節やイベントによって忙しさが変わるアルバイト先では、適切な人員配置が重要です。しかし、スタッフの希望と必要人数のバランスを取るのは非常に難しく、人手不足や過剰配置が発生してしまいます。学生アルバイトが多い場合、テスト期間や長期休暇中の人員確保も大きな課題となります。
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アルバイト向けのシフト管理ツールの特徴
アルバイト向けのシフト管理ツールには、スマートフォン対応や簡単操作などの特徴があります。この段落では、具体的な特徴を紹介します。
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スマートフォンでの簡単操作
アルバイト向けのシフト管理ツールは、スマートフォンからの操作を重視したデザイン（画面の見た目や配置）になっています。学生や若い世代が多いアルバイトスタッフにとって、普段使い慣れたスマートフォンでシフト確認や希望提出ができることは重要です。タップやスワイプといった直感的な操作で、複雑な設定を覚える必要がありません。
2
リアルタイムでの情報共有機能
シフトの変更や代理募集の情報が瞬時に全スタッフに通知される仕組みがあります。プッシュ通知機能により、重要な連絡を見逃すリスクを減らせます。また、代理出勤の希望者がすぐに手を挙げられるため、急な欠勤にも素早く対応できるようになっています。
3
学生の授業スケジュールに配慮した設定
大学生や専門学校生のアルバイトが多いことを想定し、曜日や時間帯別に出勤可能な時間を細かく設定できる機能があります。履修している授業時間を登録しておけば、その時間帯には自動的にシフトが入らないように調整されます。テスト期間などの一時的な制限も簡単に設定できるため、学業との両立がしやすくなります。
4
シンプルで分かりやすい画面表示
複雑な機能を詰め込まず、必要最低限の機能に絞ったシンプルなデザインが特徴です。カレンダー形式でひと目でシフトが分かり、色分けによって自分の出勤日や休日が瞬時に判別できます。ITに詳しくないスタッフでも迷わずに使えるよう、操作手順が最小限に抑えられています。
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アルバイト向けシフト管理ツールのタイプ
アルバイト向けのシフト管理ツールには、Web型とアプリ型の2つの主要なタイプがあります。それぞれ利用環境や機能面で異なる特徴を持ち、アルバイト先の規模や運営方針によって最適な選択肢が変わります。
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Web型シフト管理ツール
Web型は、インターネットブラウザ（Webページを見るためのソフト）を通じて利用するタイプです。スマートフォンやパソコン、タブレットなど様々な端末からアクセスでき、特別なアプリをダウンロードする必要がありません。管理者は大きな画面でシフト全体を俯瞰しながら調整でき、アルバイトスタッフはスマートフォンから手軽にアクセスできます。データはクラウド（インターネット上のサーバー）に保存されるため、端末の故障や機種変更時にも情報が失われる心配がありません。
2
アプリ型シフト管理ツール
アプリ型は、スマートフォンやタブレットに専用アプリをインストールして使用するタイプです。プッシュ通知機能により、シフト変更や重要な連絡を見逃しにくくなっています。また、アプリならではの直感的な操作性で、タップやスワイプによる簡単なシフト操作が可能です。オフライン時でも一部の機能が使用できるため、通信環境が不安定な場所でもシフト確認ができます。アルバイトスタッフの多くがスマートフォンユーザーであることを考慮し、使いやすさを重視した設計になっています。
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アルバイトがシフト管理ツールの導入を成功させるコツ
アルバイトがシフト管理ツールの導入を成功させるには、段階的な導入や継続的な改善などのコツがあります。この段落では、具体的な成功のコツを紹介します。
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段階的な導入とスタッフへの丁寧な説明
すべての機能を一度に導入するのではなく、まずはシンプルな機能から始めることが成功の鍵です。最初はシフト確認機能のみを使い、スタッフが慣れてから希望提出機能を追加するという段階的なアプローチが効果的です。具体的には、1か月目はシフト表示のみ、2か月目から希望提出、3か月目から代理出勤機能という順序で導入すると、スタッフの負担を軽減できます。各段階で操作方法を丁寧に説明し、質問しやすい環境を作ることで、導入に対する不安を解消できます。
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導入前の準備期間の十分な確保
ツール導入前に、現在のシフト管理における課題を整理し、改善したいポイントを明確にしておくことが重要です。スタッフからのヒアリングを行い、どのような機能があれば便利になるかを事前に把握します。一例として、学生が多い職場では授業時間との調整機能を重視し、主婦層が多い場合は短時間勤務の設定機能を優先するなど、スタッフ構成に応じた準備が必要です。データの整理や従業員情報の整備も導入前に済ませておくと、スムーズに移行できます。
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継続的な使用状況の確認と改善
導入後は定期的にスタッフの利用状況を確認し、使われていない機能や不満点を把握することが大切です。月に1度程度、簡単なアンケートを実施して、使いにくい点や要望を収集します。実際に、操作に困っているスタッフがいても声を上げにくい場合があるため、積極的に状況を確認する必要があります。改善点が見つかった場合は、設定の変更や追加説明を行い、全員が快適に使えるよう継続的にサポートします。
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従来方法との併用期間の設定
新しいツールに完全移行する前に、従来の紙やメッセージアプリでの管理と併用する期間を設けることで、スタッフの不安を軽減できます。併用期間中は両方の方法で情報を確認できるため、操作に慣れない間も業務に支障が出ません。たとえば、1か月間は紙のシフト表も掲示し、2か月目から徐々にツールメインに切り替えるという方法が効果的です。この期間を利用してスタッフの習熟度を確認し、全員が問題なく操作できるようになってから完全移行します。
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成功事例の共有とモチベーション維持
ツール導入により改善された点を具体的にスタッフと共有し、導入の成果を実感してもらうことが重要です。シフト作成時間の短縮や連絡ミスの減少など、数値や具体例で効果を示します。実際に、代理出勤がスムーズに決まった事例や、希望シフトの調整がうまくいった事例を紹介することで、ツール利用のメリットを実感してもらえます。スタッフからの感謝の声や改善提案も積極的に取り上げ、全員でツールを育てていく雰囲気を作ることが継続的な成功につながります。
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アルバイト向けのシフト管理ツールのサポート内容
アルバイト向けのシフト管理ツールのサポート内容には、導入支援や操作研修などがあります。この段落では、具体的なサポート内容について紹介します。
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導入時の初期設定サポート
ツール導入時に最も重要となるのが、システムの初期設定を専門スタッフがサポートしてくれるサービスです。従業員情報の登録、勤務パターンの設定、給与計算の設定など複雑な初期設定を代行してくれます。一例として、既存のシフト表からデータを移行する際に、手作業では数日かかる作業を数時間で完了してくれるサポートもあります。設定ミスによる後のトラブルを防ぐため、このサポートを活用することで安心してツールを導入できます。
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操作方法の研修とマニュアル提供
管理者とアルバイトスタッフ向けに、それぞれの立場に応じた操作研修を実施してくれるサポートです。オンラインでの画面共有研修や、実際の職場を訪問しての対面研修など、様々な形式で提供されます。具体的には、シフト希望の提出方法から代理出勤の応募まで、実際の業務フローに沿って操作方法を学べます。動画マニュアルや図解入りの操作手順書も提供されるため、後から参加したスタッフも自分のペースで学習できます。
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技術的トラブルの解決支援
システム障害やログインできない問題など、技術的なトラブルが発生した際の解決サポートです。電話、メール、チャットなど複数の連絡手段が用意されており、緊急時には迅速に対応してもらえます。たとえば、スマートフォンの機種変更でログインできなくなった場合や、アプリが正常に動作しない場合など、技術的な問題を専門スタッフが解決してくれます。24時間対応のサポートを提供しているツールもあり、深夜営業の店舗でも安心して利用できます。
4
運用改善の提案とコンサルティング
ツールを効果的に活用するための運用方法について、専門知識を持ったスタッフがアドバイスしてくれるサポートです。他社の成功事例を参考に、より効率的なシフト管理方法を提案してもらえます。実際に、同規模の他店舗でどのような設定や運用を行っているかの情報提供を受けられることもあります。定期的な運用見直しの提案もあり、業務効率化のために継続的な改善をサポートしてもらえます。
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定期的なシステム更新と機能追加の案内
ツールの機能改善や新機能追加について、定期的に情報提供してくれるサポートです。法改正に伴う計算方法の変更や、より使いやすくするための画面改善など、常に最新の状態で利用できます。具体的には、労働基準法の改正に対応した労働時間管理機能の追加や、新しいスマートフォンOSへの対応などが自動で更新されます。更新内容の説明や操作方法の変更点についても、分かりやすく案内してもらえるため、常に安心して利用を継続できます。
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