クラウド型のタイムカードシステムとは?
タイムカードシステムとは、従業員の出勤・退勤時刻を記録し、勤怠管理を自動化する仕組みです。従来の紙のタイムカードとは異なり、デジタル化された勤怠データを効率的に管理できます。 クラウド型のタイムカードシステムは、インターネット上のサーバーで勤怠データを管理する形態です。自社にサーバーを設置する必要がなく、Web画面から簡単にアクセスできます。従業員はパソコンやスマートフォンから出退勤の打刻ができ、管理者はリアルタイムで勤怠状況を確認できます。導入費用を抑えながら、場所を選ばずに勤怠管理業務を行えるメリットがあります。
クラウド型のタイムカードシステム(シェア上位)
クラウド型のタイムカードシステムとは?
更新:2025年09月05日
タイムカードシステムとは、従業員の出勤・退勤時刻を記録し、勤怠管理を自動化する仕組みです。従来の紙のタイムカードとは異なり、デジタル化された勤怠データを効率的に管理できます。 クラウド型のタイムカードシステムは、インターネット上のサーバーで勤怠データを管理する形態です。自社にサーバーを設置する必要がなく、Web画面から簡単にアクセスできます。従業員はパソコンやスマートフォンから出退勤の打刻ができ、管理者はリアルタイムで勤怠状況を確認できます。導入費用を抑えながら、場所を選ばずに勤怠管理業務を行えるメリットがあります。
クラウド型のタイムカードシステムの機能
クラウド型のタイムカードシステムの機能には、基本的な打刻機能から高度な分析機能まで幅広くあります。以下では、代表的な機能について詳しく紹介します。
1
出退勤打刻機能
従業員がワンクリックで出勤・退勤時刻を記録できる基本機能です。Web画面やスマートフォンアプリから簡単に打刻でき、打刻時刻は自動でサーバーに保存されます。打刻忘れを防ぐアラート機能や、打刻修正の申請機能も備えています。リアルタイムで勤怠状況が更新されるため、管理者は常に最新の情報を把握できます。
2
勤怠データ集計機能
月次や年次の労働時間を自動で集計し、残業時間や有給取得日数を計算します。労働基準法に基づいた計算ロジックが組み込まれており、法令遵守した勤怠管理が可能です。集計結果はグラフやチャートで視覚的に表示され、傾向分析も行えます。給与計算システムとの連携により、人事業務の効率化も実現できます。
3
シフト管理機能
事前に作成したシフトパターンと実際の勤務時間を照合し、差異を自動で検出します。小売業や飲食業など、シフト勤務が中心の職場で威力を発揮します。シフト変更の申請・承認機能も備えており、柔軟な勤務体制に対応できます。管理者は各従業員の勤務予定を一覧で確認し、適切な人員配置を行えます。
4
有給休暇管理機能
有給休暇の付与日数、取得日数、残日数を自動で管理し、取得状況を可視化します。法定有給休暇の義務化に対応した機能も搭載されており、コンプライアンス対応を支援します。従業員は自分の有給残日数をリアルタイムで確認でき、計画的な休暇取得が可能です。管理者は部署別の取得状況を把握し、適切な取得促進を行えます。
5
承認ワークフロー機能
残業申請や休暇申請などの承認プロセスをシステム上で管理します。申請から承認まで の流れが自動化され、紙ベースの手続きが不要になります。承認者不在時の代理承認機能や、段階的な承認ルートの設定も可能です。申請状況は リアルタイムで確認でき、承認漏れや遅延を防止できます。
6
アラート通知機能
残業時間の上限超過や打刻漏れなど、重要な事象を自動で検知してアラートを送信します。管理者には労働時間の異常値や法令違反の可能性をメールで通知し、早期対応を促します。従業員には打刻忘れや申請の承認状況をリアルタイムで通知し、適切な勤怠管理を支援します。アラートの種類や通知タイミングは企業の運用に合わせて カスタマイズできます。
7
レポート分析機能
勤怠データを基にした詳細な分析レポートを自動生成します。部署別の労働時間分析や、従業員の勤務パターン分析など、経営判断に役立つ情報を提供します。残業時間の推移や有給取得率の変化をグラフで可視化し、人事施策の効果測定も行えます。カスタムレポートの作成機能により、企業固有の分析ニーズにも対応できます。
8
給与計算システム連携機能
勤怠データを給与計算システムに自動で連携し、給与計算業務を効率化します。労働時間や残業時間、各種手当の計算根拠となるデータを正確に引き渡せます。連携により入力ミスや転記ミスが削減され、給与計算の精度向上につながります。主要な給与計算ソフトウェアとの連携に対応しており、既存システムとの親和性も確保されています。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のタイムカードシステムをチェック
クラウド型のタイムカードシステムを導入するメリット
クラウド型のタイムカードシステムを導入するメリットには、コスト削減や業務効率化などがあります。以下では、具体的な導入メリットを紹介します。
初期コストの大幅削減
サーバー購入やソフトウェアライセンス費用が不要で、月額料金のみで利用を開始できます。従来のオンプレミス型では数百万円の初期投資が必要でしたが、クラウド型なら数万円程度で導入可能です。ハードウェアの設置工事や設定作業も不要なため、導入期間も大幅に短縮されます。中小企業でも負担なく本格的な勤怠管理システムを利用できます。
場所を選ばない柔軟な勤務管理
インターネット環境があれば、どこからでもシステムにアクセスして勤怠管理ができます。テレワーク中の従業員は自宅から打刻でき、営業担当者は客先から直帰の報告が可能です。複数拠点を持つ企業では、各拠点の勤怠データを本社で一元管理できます。従来の物理的な制約を超えた、現代の働き方に対応した勤怠管理が実現します。
システム運用メンテナンスの負担軽減
サーバーの運用管理やシステムのアップデートは、サービス提供会社が自動で実施します。企業のIT担当者は、システム障害対応やバックアップ作業から解放されます。セキュリティパッチの適用や機能追加も自動で行われるため、常に最新で安全なシステムを利用できます。IT部門のリソースを他の重要業務に集中でき、全体的な業務効率が向上します。
リアルタイムでのデータ共有と分析
勤怠データはリアルタイムでクラウド上に保存され、管理者は最新の勤務状況を即座に把握できます。残業時間の推移や部署別の労働時間分析など、データに基づいた経営判断が可能になります。従来の紙ベースやエクセル管理では困難だった、詳細な勤怠分析が簡単に実行できます。人事施策の効果測定や労務リスクの早期発見にも活用できます。
法改正への自動対応
労働基準法の改正や新しい労働規制に対して、システムが自動で対応します。年次有給休暇の義務化や時間外労働の上限規制など、複雑な法令要件もシステムが自動で管理します。企業は法改正のたびにシステム改修を行う必要がなく、常にコンプライアンスを保った運用ができます。法令違反のリスクを大幅に軽減し、安心した勤怠管理が継続できます。
スケーラビリティ(拡張性)の確保
事業拡大に伴う従業員数の増加や、新機能の追加に柔軟に対応できます。ユーザーアカウントの追加は管理画面から簡単に行え、即座に利用開始できます。季節変動で一時的に従業員数が増加する場合も、必要な期間だけアカウントを追加して対応できます。企業の成長段階に合わせてシステムを段階的に拡張でき、無駄なコストを避けながら最適な勤怠管理体制を維持できます。
クラウド型のタイムカードシステムを導入する際の注意点
クラウド型のタイムカードシステムを導入する際には、セキュリティ対策や運用体制などの注意点があります。以下では、具体的な注意点を紹介します。
インターネット接続への依存リスク
クラウド型システムはインターネット接続が必須のため、回線障害時にシステムが利用できなくなります。社内のネットワーク障害や、インターネットプロバイダーの不具合が発生すると、打刻や勤怠管理業務が停止する可能性があります。回線の冗長化や、障害時の代替手段を事前に検討する必要があります。特に製造業や医療機関など、勤怠管理が業務に直結する企業では、この依存リスクを十分に評価する必要があります。
データセキュリティと管理責任の分散
従業員の個人情報や勤怠データを外部のクラウドサーバーに保存するため、情報漏洩リスクが存在します。サービス提供会社のセキュリティ対策や、データセンターの安全性を詳細に確認する必要があります。また、データの所有権や管理責任の所在が曖昧になる場合があり、契約条件を慎重に検討する必要があります。個人情報保護法やGDPRなどの法規制への対応も、提供会社との責任分担を明確にしておく必要があります。
継続的な月額費用の発生
初期費用は安価ですが、月額利用料が継続的に発生するため、長期的な総コストが高額になる可能性があります。ユーザー数が増加すると月額料金も比例して増加し、予想以上のコスト負担となる場合があります。機能追加やストレージ容量の拡張にも追加料金が発生することが多く、運用開始後の費用増加を想定しておく必要があります。
システムカスタマイズの制約
クラウド型は標準機能での利用が基本となり、企業独自の業務要件に合わせたカスタマイズが困難です。既存の業務フローをシステムに合わせて変更する必要が生じる場合があり、従業員の混乱や業務効率の低下を招く可能性があります。特殊な勤務体系や複雑な給与計算ルールを持つ企業では、システムの制約により適切な管理ができない場合があります。導入前に業務要件とシステム機能の適合性を詳細に検証する必要があります。
サービス提供会社への依存リスク
システムの運用や機能改善は全て提供会社に依存するため、会社の経営状況や技術力がサービス品質に直結します。提供会社の倒産やサービス終了により、突然システムが利用できなくなるリスクが存在します。また、機能追加やバグ修正のスケジュールも提供会社が決定するため、緊急性の高い要望にも即座に対応してもらえない場合があります。提供会社の信頼性や継続性を慎重に評価し、契約条件にサービス継続性の保証を含める必要があります。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のタイムカードシステムをチェック
クラウド型のタイムカードシステムの選び方
クラウド型のタイムカードシステムの選び方には、企業規模に応じた機能選択や運用体制の検討などがあります。以下では、具体的な選び方のポイントについて紹介します。
1
企業規模と業務形態に応じた機能選択
従業員数や勤務体系に適した機能を持つシステムを選択することが重要です。小規模企業では基本的な打刻機能と集計機能で十分ですが、大企業では承認ワークフローや詳細な分析機能が必要になります。シフト勤務が中心の企業ではシフト管理機能が必須で、テレワークを導入している企業では位置情報機能や多様な打刻方法に対応したシステムが適しています。業務の複雑さに応じて、過不足のない機能セットを選ぶことがコストと効率のバランスを保つポイントです。
2
セキュリティレベルと信頼性の確認
勤怠データには従業員の個人情報が含まれるため、十分なセキュリティ対策が講じられているシステムを選ぶ必要があります。実際に、データ暗号化の強度やアクセス制御の仕組み、定期的なセキュリティ監査の実施状況を確認しましょう。サービス提供会社の財務状況や事業継続性も重要な選択基準となります。過去のシステム障害履歴や復旧時間、バックアップ体制なども詳細に確認し、安定したサービス提供が期待できる会社を選択する必要があります。
3
既存システムとの連携可能性
給与計算システムや人事管理システムなど、既存のシステムとの連携機能を重視して選択しましょう。たとえば、既に給与計算ソフトを導入している企業では、勤怠データを自動で連携できるシステムを選ぶことで業務効率が大幅に向上します。会計システムとの連携により、人件費の自動計算や予算管理も可能になります。連携方法の技術的な複雑さや、連携に伴う追加費用も事前に確認し、総合的なコスト効果を評価することが重要です。
4
サポート体制とユーザビリティの評価
システム導入時のサポート体制や、運用開始後の問い合わせ対応の質を確認することが大切です。具体的には、導入支援の範囲や研修プログラムの充実度、トラブル発生時の対応時間などを評価しましょう。また、従業員が日常的に使用するため、操作デザインのわかりやすさや画面の見やすさも重要な選択基準です。無料トライアル期間を活用して、実際の業務環境で操作性を確認し、従業員からのフィードバックを収集することをおすすめします。
5
料金体系と将来の拡張性
初期費用だけでなく、長期的な運用コストを含めた総費用を比較検討することが重要です。一例として、従業員数の増加に伴う料金変動や、機能追加時の費用体系を詳細に確認しましょう。事業拡大や組織変更に対応できる柔軟な料金プランを提供しているシステムを選ぶことで、将来的なコスト管理がしやすくなります。また、契約期間の縛りや解約条件も重要な検討項目であり、ビジネス環境の変化に応じてシステムを見直せる契約条件を選択することが賢明です。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のタイムカードシステムをチェック
クラウド型以外のタイムカードシステムとの違い
クラウド型以外のタイムカードシステムには、オンプレミス型とインストール型があります。オンプレミス型は自社内にサーバーを設置し、社内ネットワーク上でシステムを運用する方式です。一方、インストール型は個々のパソコンにソフトウェアを直接導入して利用します。 オンプレミス型は高度なセキュリティ管理が可能で、企業独自のカスタマイズにも対応しやすい特徴があります。しかし、初期導入費用が高額になり、サーバー管理やシステム運用に専門知識が必要です。インストール型は比較的安価で導入できますが、複数拠点での管理が困難で、データの一元管理に課題があります。 クラウド型は初期費用を抑えられ、システム運用の専門知識も不要です。また、インターネット環境があれば場所を問わずアクセスできるため、テレワークや複数拠点での利用に適しています。ただし、インターネット接続が必須で、月額利用料が継続的に発生する点が異なります。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のタイムカードシステムをチェック
クラウド対応のタイムカードシステムが適している企業、ケース
クラウド対応のタイムカードシステムは、初期費用を抑えたい中小企業や、複数拠点を持つ企業などに適しています。以下では、具体的な適用ケースを紹介します。
1
複数拠点を持つ企業
複数の店舗や営業所を展開する企業では、各拠点の勤怠データを一元管理できます。本社の人事担当者は、全拠点の従業員の出退勤状況をリアルタイムで把握できるため、効率的な勤怠管理が実現します。飲食チェーンや小売業などでは、店舗ごとの労働時間管理や人件費計算が簡単に行えます。
2
テレワークを導入している企業
在宅勤務やリモートワークを実施する企業では、従業員が自宅から勤怠管理システムにアクセスできます。営業担当者が外出先から直行直帰する際も、スマートフォンを使って打刻が可能です。勤務場所が固定されない働き方でも、正確な労働時間の把握と管理ができます。
3
IT部門のリソースが限られている企業
システム管理の専門スタッフがいない中小企業では、サーバー運用やメンテナンスが不要なクラウド型が最適です。システムの更新やバックアップは提供会社が自動で行うため、企業側の負担が軽減されます。専門知識がなくても安定したシステム運用が継続できます。
4
季節変動で従業員数が変わる企業
観光業や製造業など、繁忙期と閑散期で従業員数が大きく変動する企業に適しています。クラウド型は利用者数に応じた柔軟な料金体系が多く、必要な時期だけアカウント数を増やせます。アルバイトやパートタイマーの雇用が多い小売業や飲食業でも、コストを抑えた運用が可能です。
5
初期コストを抑えたい新興企業
スタートアップ企業や設立間もない企業では、高額な初期投資を避けて勤怠管理を始められます。月額料金制のため、事業規模に合わせて段階的にシステムを拡張できます。成長段階に応じてユーザー数や機能を追加でき、無駄な投資を避けながら勤怠管理体制を構築できます。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のタイムカードシステムをチェック
クラウド対応のタイムカードシステムのタイプ
クラウド対応のタイムカードシステムには、提供形態や機能によってさまざまなタイプがあります。企業の規模や業務形態に応じて最適なタイプを選択することで、効率的な勤怠管理が実現できます。
1
Web画面型タイムカードシステム
パソコンのWeb画面から打刻や勤怠管理を行うタイプです。従業員は会社のパソコンにログインして、専用画面から出退勤の打刻を行います。管理者は同じWeb画面から勤怠データの確認や集計作業ができるため、操作が統一されています。オフィスワークが中心の企業に適しており、デスクワーク中心の職場で広く活用されています。
2
スマートフォンアプリ型タイムカードシステム
専用アプリをスマートフォンにインストールして利用するタイプです。従業員は個人のスマートフォンから手軽に打刻でき、外出先や在宅勤務でも勤怠管理が可能です。位置情報機能を活用して、指定された場所以外からの打刻を制限する機能もあります。営業職や現場作業員が多い企業で重宝されています。
3
生体認証対応型タイムカードシステム
指紋認証や顔認証などの生体認証技術を組み合わせたタイプです。なりすまし打刻を防止でき、より正確な勤怠管理が実現します。製造業や医療機関など、厳格な勤怠管理が求められる職場で導入されています。セキュリティレベルが高く、コンプライアンス要件の厳しい企業に適しています。
4
ICカード連携型タイムカードシステム
社員証やICカードを読み取り機にかざして打刻するタイプです。既存の社員証システムと連携でき、従業員にとって馴染みのある操作方法です。読み取り機を設置する初期費用は必要ですが、確実な本人確認と迅速な打刻が可能です。大企業や工場などで多く採用されています。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のタイムカードシステムをチェック
クラウド型のタイムカードシステムをスムーズに導入する方法
クラウド型のタイムカードシステムをスムーズに導入するには、事前準備と段階的な移行が重要です。以下では、具体的な導入方法を紹介します。
1
現状の勤怠管理業務の詳細分析と要件整理
導入前に現在の勤怠管理プロセスを詳細に分析し、システム化する業務範囲を明確にします。紙のタイムカードやエクセル管理からの移行では、現在の集計方法や承認フローを整理し、新システムでの運用方法を設計します。労働時間の集計ルールや残業計算の方法、有給管理の仕組みなど、企業固有の運用ルールを洗い出して要件として整理することが重要です。この分析結果に基づいてシステム選定を行うことで、導入後のトラブルを防げます。
2
段階的な導入とパイロット運用の実施
全社一斉導入ではなく、特定の部署や拠点でのパイロット運用から開始することが効果的です。たとえば、IT部門や総務部門など、システムに慣れた従業員が多い部署で先行導入を行います。パイロット期間中に発見された課題や改善点を整理し、全社展開時の運用ルールに反映させます。段階的な導入により、システムへの慣れと業務プロセスの最適化を並行して進められ、スムーズな移行が実現できます。
3
従業員向け研修と操作マニュアルの充実
システムの操作方法だけでなく、新しい勤怠管理フローについても従業員に十分な研修を実施します。実際の業務シーンを想定した研修内容とし、打刻方法や申請手続き、エラー発生時の対処法なども含めて説明します。年齢層や ITリテラシーに応じた複数パターンの研修を用意し、全ての従業員がシステムを適切に利用できる体制を整えます。操作マニュアルは図解を多用したわかりやすい内容とし、いつでも参照できる環境を整備することが重要です。
4
既存データの移行とテスト運用の徹底
過去の勤怠データや従業員情報を新システムに正確に移行し、データの整合性を十分に確認します。具体的には、移行前後での労働時間集計結果の照合や、有給残日数の突合などを行います。本格運用開始前に、実際の業務フローに沿ったテスト運用を実施し、システムの動作確認と業務プロセスの検証を行います。テスト期間中に発見された問題点は全て解決してから本格運用に移行することで、導入後のトラブルを最小限に抑えられます。
5
運用開始後のサポート体制とフォローアップの整備
システム導入後も継続的なサポート体制を整備し、従業員からの問い合わせに迅速に対応できる仕組みを作ります。一例として、社内にシステム管理者を配置し、基本的な操作支援や簡単なトラブル対応を行える体制を構築します。定期的にシステムの利用状況を分析し、業務効率化の効果測定や追加改善点の洗い出しを継続します。従業員からのフィードバックを定期的に収集し、運用ルールの見直しやシステム設定の最適化を行うことで、より効果的な勤怠管理体制を構築できます。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のタイムカードシステムをチェック
クラウド型のタイムカードシステムのサポート内容
クラウド型のタイムカードシステムのサポート内容には、導入支援から運用サポートまで幅広いメニューがあります。以下では、具体的なサポート内容について紹介します。
1
導入時の設定支援とカスタマイズサポート
システム導入時には、企業の勤務体系や業務フローに合わせた初期設定を支援します。労働時間の集計ルールや残業計算の設定、承認ワークフローの構築など、複雑な設定作業を専門スタッフがサポートします。従業員データの移行作業や、既存システムとの連携設定も含めて総合的な導入支援を提供します。企業固有の要件に対応するため、設定項目の詳細説明や最適な設定方法のアドバイスも受けられます。
2
操作研修と利用者向けトレーニングプログラム
管理者向けと一般利用者向けの研修プログラムを提供し、システムの効果的な活用方法を指導します。たとえば、管理者には勤怠データの分析方法や異常値の検知方法、レポート作成機能の活用法などを詳しく説明します。一般従業員には基本的な打刻方法から申請手続きまで、日常業務で必要な操作を分かりやすく研修します。オンライン研修やマニュアル提供に加えて、必要に応じて訪問研修も実施し、確実なスキル習得を支援します。
3
技術的なトラブル対応と障害復旧サポート
システム障害や技術的な問題が発生した際の迅速な対応体制を提供します。24時間365日の監視体制により、システムの異常を早期に検知し、自動復旧や緊急対応を実施します。利用者からの障害報告に対しては、専門の技術サポートチームが原因調査と解決策の提案を行います。障害の影響範囲や復旧見込み時間についても適切な情報提供を行い、企業の業務継続をサポートします。
4
法改正対応と機能アップデートサポート
労働基準法の改正や新しい労働規制に対応するため、システムの自動アップデートとその説明を提供します。実際に、年次有給休暇の義務化や時間外労働の上限規制などの法改正に合わせて、計算ロジックや管理機能を自動で更新します。法改正の内容解説と新機能の使用方法について、詳細な説明資料やセミナーを提供し、企業のコンプライアンス対応を支援します。アップデート後の動作確認や設定変更についても個別にサポートします。
5
データ分析とレポート作成の活用支援
蓄積された勤怠データを効果的に活用するため、分析方法やレポート作成のコンサルティングを提供します。具体的には、残業時間の分析による業務効率化の提案や、有給取得促進のための施策立案支援などを行います。企業の経営課題に応じたカスタムレポートの作成方法や、データの読み方・活用方法についても専門的なアドバイスを提供します。定期的な分析結果の提供により、人事施策の効果測定と改善提案も継続的にサポートします。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のタイムカードシステムをチェック