営業担当者が顧客訪問や外回りを中心とする企業では、オフィスにいる時間が限られています。スマートフォン対応の電子決裁システムにより、営業担当者は顧客先からでも経費申請や契約承認の依頼ができます。さらに、管理職も移動中にスマートフォンで承認業務を行えるため、決裁の遅延を防ぐことができます。タッチパネルでの直感的な操作により、パソコンに慣れていない担当者でも簡単に利用できる点も魅力です。

本社、支店、支社が地理的に分散している企業では、書類の物理的な移動に時間がかかります。スマートフォン対応の電子決裁システムを導入すると、地方の支店長も出張先から承認業務を行えます。加えて、緊急の案件でも場所を問わずに対応できるため、ビジネスの機動力が向上します。小さな画面でも見やすいデザインにより、重要な承認内容を確実に確認できる環境が整います。

クラウド型は、システムをクラウド上で提供する形態です。スマートフォンからインターネット経由でアクセスし、決裁業務を行います。初期導入コストが抑えられ、メンテナンスも提供会社が行うため運用負荷が軽減されます。一方で、データ保存場所やセキュリティについて慎重な検討が必要です。中小企業や導入コストを抑えたい組織に適しています。

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築する形態です。スマートフォンからは社内ネットワークを通じてアクセスします。データの管理を自社で完全にコントロールでき、セキュリティ要件が厳しい企業に適しています。ただし、初期投資が大きく、システム運用の専門知識が必要です。大企業や金融機関など、高いセキュリティが求められる組織で採用されています。

専用アプリ型は、スマートフォンに専用アプリケーションをインストールして利用する形態です。プッシュ通知機能やオフライン機能など、スマートフォンの機能を最大限活用できます。操作性も最適化されており、直感的な操作が可能です。しかし、アプリのアップデートやデバイス管理が必要になります。モバイル利用が中心の企業や、ユーザビリティを重視する組織に向いています。

企業の承認ワークフローに生成AIを取り入れる動きが加速しています。申請内容のチェックや文書要約など、AIが承認作業をサポートすることで、決裁までの時間が大幅に短縮されます。たとえばMicrosoft 365 Copilotでは、自然言語入力や自動ルーティングによって承認プロセスを最大70%高速化できると報告されています。また日本でも、電子決裁システムにChatGPTなど生成AIを連携させる試みが始まっており、企業の決裁業務にAIを活用する流れは国内外で広がっています。

スマートフォンの小さな画面でも、生成AIが文書を要約し重要事項を抜き出すことで迅速な判断が可能になります。長文の申請書や契約書も、AIが要点を自動でサマリー表示してくれるため、承認者は短時間で内容を把握できます。実際、DocuSignではAzure OpenAIを活用した契約書の要約機能が導入されており、契約の重要項目をAIが抽出して署名者に提示します。またAIは文書内のキーワード該当箇所をハイライト表示したり、専門用語を自動抽出する機能も提供されており、レビュー作業の効率化に役立っています。

AIエージェントは承認フローの自動化・無人化を推進し、担当者の負担軽減と迅速化に寄与します。ルールに沿った定型的な申請はAIが自動承認し、判断が必要な案件のみ人に回すといったハイブリッド運用も可能です。さらに生成AIの導入で、承認プロセスを状況や緊急度に応じて柔軟に変化させる「動的承認」も実現しつつあります。例えばAIが申請内容を自動チェック・補完して不備を防ぐことで、差し戻しや承認漏れが大幅に減少します。実際にAI導入によって承認処理にかかる時間が72時間から6時間に短縮され、不備による差し戻しが80%減少した例も報告されています。