NPO、一般社団法人向けのグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や組織内部のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。特にNPOや一般社団法人においては、限られたリソースで効率的に業務を進行させるためのツールとして非常に重要です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全組織に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特にNPOや一般社団法人では、ボランティアや支援者との効率的なコミュニケーションが求められます。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。NPOや一般社団法人では、限られたリソースを最大限に活用するためにも、複数のツールを一元管理できることが大きなメリットです。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。特にNPOや一般社団法人では、支援者の個人情報や機密性の高いプロジェクト情報を取り扱うことが多いため、情報セキュリティは非常に重要です。製品によっては操作ログなども取得することができます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減でき、環境にも優しい運営が可能です。特にNPOや一般社団法人では、このような効率化が重要なコスト削減につながります。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。特にNPOや一般社団法人では、限られたリソースを最適に活用するためにも、既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、既存のツールやシステムとの連携に対応できることを確認しましょう。NPOや一般社団法人では、特定の助成金管理システムや支援者管理システムとの連携が必要となる場合があります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、多くの機密情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。NPOや一般社団法人としては、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認することが求められます。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。NPOや一般社団法人では、特にプロジェクト管理や支援者コミュニケーションに特化した機能が求められることが多いため、必要な機能を事前に整理した上で選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。NPOや一般社団法人では、支援者やボランティアとの情報共有が頻繁に行われるため、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムが連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。NPOや一般社団法人では、支援者やボランティアとのオンライン会議が多いため、web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットが連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。NPOや一般社団法人では、迅速なコミュニケーションが求められる場面が多いため、ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットが連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。NPOや一般社団法人では、限られた人員で効率的に業務を進めるためにも、チャットボットの活用は有効です。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、組織の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特にNPOや一般社団法人では、支援者情報やプロジェクト情報の機密性を保つためにも、権限管理は重要です。権限管理は、組織、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層やファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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