クラウド型の情報共有システムとは？
情報共有システムとは、組織内でデータやナレッジを蓄積し、メンバー間で効率的に共有するためのシステムです。資料管理やコミュニケーション機能を備え、業務の円滑化を支援します。 クラウド型の情報共有システムは、インターネット経由でサービスを提供する形態です。自社でサーバーを設置する必要がなく、Web上でデータを管理できます。利用者は任意の場所からアクセスでき、リアルタイムでの情報共有が可能です。初期費用を抑えながら、すぐに運用を開始できる点が特徴です。
クラウド型の情報共有システム（シェア上位）
クラウド型の情報共有システムとは？
更新：2025年09月05日
情報共有システムとは、組織内でデータやナレッジを蓄積し、メンバー間で効率的に共有するためのシステムです。資料管理やコミュニケーション機能を備え、業務の円滑化を支援します。 クラウド型の情報共有システムは、インターネット経由でサービスを提供する形態です。自社でサーバーを設置する必要がなく、Web上でデータを管理できます。利用者は任意の場所からアクセスでき、リアルタイムでの情報共有が可能です。初期費用を抑えながら、すぐに運用を開始できる点が特徴です。
クラウド型の情報共有システムの機能
1
ファイル管理機能
文書や画像などのデータを階層フォルダで整理し、一元管理できます。ファイルの検索機能により、キーワードや作成日時から目的の資料を素早く見つけられます。自動バックアップにより、データの紛失リスクを防げます。
2
権限管理機能
利用者ごとに閲覧や編集の権限を細かく設定できます。部署や役職に応じてアクセス範囲を制限し、機密情報の漏洩を防げます。外部パートナーとの共有時も、必要な情報のみを公開できます。
3
バージョン管理機能
同一ファイルの編集履歴を自動保存し、過去の状態に戻すことができます。複数人での同時編集時も、変更内容を追跡できます。誤った編集や削除があっても、以前のバージョンから復旧可能です。
4
コメントチャット機能
ファイルや情報に対してコメントを付けたり、リアルタイムでメッセージ交換できます。電子メールと異なり、関連する資料と一緒に議論内容を保管できます。意思決定の経緯も記録として残り、後から確認できます。
5
通知機能
新しいファイルの追加や更新があった際に、関係者に自動で通知されます。重要な情報の見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。通知方法は電子メールやプッシュ通知など、利用者の好みに合わせて設定できます。
6
モバイル対応機能
スマートフォンやタブレット端末からも同じ機能を利用できます。外出先や移動中でも最新の情報にアクセスし、緊急時の対応が行えます。画面サイズに最適化されたデザインにより、操作性も確保されています。
7
検索機能
蓄積された大量の情報から、キーワードや条件を指定して必要なデータを検索できます。ファイル内のテキストも検索対象となり、内容から資料を特定できます。タグ機能と組み合わせることで、より精度の高い検索が可能です。
8
統合機能
既存の業務システムやツールとデータ連携し、シームレスな情報共有を実現できます。顧客管理システムや会計ソフトとの連携により、業務効率が向上します。API（システム間連携の仕組み）を活用して、独自の業務フローにも対応できます。
9
クラウド型の情報共有システムの機能
クラウド型の情報共有システムの機能には、ファイル管理や協業支援などがあります。この段落では、具体的な機能を紹介します。
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クラウド型の情報共有システムを導入するメリット
クラウド型の情報共有システムを導入するメリットには、初期費用削減や運用負荷軽減などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
初期費用の大幅削減
サーバー機器の購入や設置工事が不要なため、導入時の投資を抑えられます。ライセンス料金も月額制で利用でき、予算計画が立てやすくなります。中小企業でも大企業と同等のシステムを利用でき、競争力向上につながります。
迅速な導入と運用開始
申し込み完了後、数日以内にシステム利用を開始できます。複雑な設定作業も最小限に抑えられ、業務への影響を軽減できます。緊急時のテレワーク導入など、急な環境変化にも素早く対応可能です。
自動アップデートによる最新機能
システムの更新作業を意識することなく、常に最新バージョンを利用できます。セキュリティパッチも自動適用され、脆弱性への対策が確実に行われます。新機能の追加により、継続的な業務改善効果を得られます。
場所を選ばないアクセス環境
インターネット接続環境があれば、世界中どこからでも同じシステムを利用できます。出張先での資料確認や、災害時の業務継続も可能になります。働く場所の制約を受けない柔軟な勤務体制を構築できます。
柔軟なスケーラビリティ
従業員数の増減に応じてライセンス数を調整でき、無駄なコストを削減できます。繁忙期の一時的な利用者増加にも対応でき、システムの拡張性に優れています。事業成長に合わせて段階的にシステムを拡充できます。
専門知識不要の運用管理
システム管理者が不在でも、サービス提供会社のサポートにより安定運用が可能です。障害対応やデータバックアップも自動化され、運用負荷を大幅に軽減できます。本業に専念できる環境が整い、生産性向上を実現できます。
クラウド型の情報共有システムを導入する際の注意点
クラウド型の情報共有システムを導入する際には、セキュリティ対策やデータ管理などの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
インターネット接続への依存性
システム利用にはインターネット接続が必須となり、通信障害時はアクセスできません。回線速度が遅い環境では、大容量ファイルの処理に時間がかかる場合があります。災害時の通信インフラ被害により、業務が停止するリスクを考慮する必要があります。
データ保管場所の把握困難
自社データがどの国のサーバーに保管されているか、詳細を把握しにくい場合があります。海外のデータセンターに保管される場合、その国の法律が適用される可能性があります。規制の厳しい業界では、データの所在地確認が重要な課題となります。
サービス提供会社への依存
システムの機能改変や料金変更は、サービス提供会社の判断により決定されます。サービス終了の際は、データ移行や代替システム選定の負担が発生します。長期利用契約でも、提供会社の経営状況変化による影響を受けるリスクがあります。
カスタマイズ制限による業務適合性
自社固有の業務フローに完全対応できない場合があります。既存システムとの連携に制限があり、データの重複入力が発生する可能性があります。業務プロセスをシステムに合わせて変更する必要が生じる場合があります。
セキュリティ管理の責任範囲
データの暗号化や不正アクセス対策は、利用者側でも適切な設定が必要です。パスワード管理や利用者権限の設定不備により、情報漏洩のリスクが高まります。サービス提供会社とのセキュリティ責任分界点を明確にしておく必要があります。
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クラウド型の情報共有システムの選び方
クラウド型の情報共有システムの選び方には、セキュリティ要件や機能要件などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。
1
セキュリティ要件の確認
取り扱うデータの機密性レベルに応じて、適切なセキュリティ対策が講じられているか確認します。データの暗号化方式や認証機能、アクセスログ管理などの詳細を検討します。業界固有の規制やコンプライアンス要求に対応できるかも重要な判断基準です。
2
利用規模と料金体系の適合性
現在の従業員数だけでなく、将来の組織拡大も考慮してライセンス体系を選択します。月額料金制か年額一括払いかにより、総コストが変わる場合があります。無料トライアル期間を活用して、実際の利用状況での費用対効果を検証することが大切です。
3
既存システムとの連携可能性
現在使用している顧客管理システムや会計ソフトとのデータ連携ができるか確認します。API提供の有無や連携可能なファイル形式を事前に調査します。システム間でのデータ重複入力を避けるため、シームレスな情報連携が実現できるかが重要です。
4
操作性とユーザビリティ
従業員のITスキルレベルに合った操作画面や機能構成になっているか評価します。直感的に操作できるデザインであれば、研修コストや導入期間を短縮できます。モバイル端末からの利用頻度が高い場合は、スマートフォン対応の操作性も確認が必要です。
5
サポート体制と運用継続性
障害発生時の対応時間や連絡手段、日本語でのサポート提供があるか確認します。定期的なシステムメンテナンスやアップデート情報の提供方法も重要な要素です。長期利用を前提とする場合は、サービス提供会社の経営安定性や事業継続計画も考慮すべき点です。
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クラウド型以外の情報共有システムとの違い
クラウド型とオンプレミス型の情報共有システムには大きな違いがあります。オンプレミス型は自社内にサーバーを設置し、システムを構築する形態です。初期投資が高額になりがちですが、セキュリティ面で厳格な管理が可能です。 一方、クラウド型はサービス提供会社のサーバーを利用するため、初期費用を大幅に削減できます。月額料金で利用でき、システムの保守管理も提供会社が行います。インターネット環境があればどこからでもアクセス可能で、テレワークにも対応しやすい特徴があります。 インストール型は各端末にソフトウェアをインストールして利用する形態です。ネットワーク環境に依存せず動作しますが、データ同期や複数人での同時作業には制限があります。クラウド型では常に最新のデータが共有され、複数人での協業もスムーズに行えます。
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クラウド対応の情報共有システムが適している企業、ケース
クラウド対応の情報共有システムは、初期費用を抑えたい企業やリモートワークを推進する組織に適しています。この段落では、具体的な適用ケースを紹介します。
1
初期投資を抑えたい中小企業
サーバー購入や設置工事が不要なため、限られた予算でもシステム導入が可能です。月額料金制により運用コストも予測しやすく、財務計画が立てやすくなります。従業員数の変動にも柔軟に対応でき、必要に応じてライセンス数を調整できます。
2
テレワークを導入している企業
社員が自宅や外出先からでも同じ環境でデータにアクセスできます。営業担当者が顧客先で最新の資料を確認したり、在宅勤務者がオフィスと同様に情報共有したりできます。地理的な制約を受けずに協業が可能になり、働き方の多様化を支援します。
3
複数拠点を持つ企業
本社と支店、または国内外の事業所間で情報を統一管理できます。拠点ごとに異なるシステムを導入する必要がなく、全社で同じ操作方法を共有できます。データの一元管理により、組織全体での情報活用が促進されます。
4
IT管理者が不在の企業
システムの保守管理をサービス提供会社が担当するため、専門知識を持つ担当者が不要です。アップデートやバックアップは自動で実行され、障害対応もサポートが受けられます。本業に集中できる環境が整い、生産性向上につながります。
5
急成長している企業
従業員数の増加に合わせてライセンスを追加でき、システムの拡張性に優れています。新入社員への操作研修も簡素化でき、短期間で業務に参加できます。事業規模の変化に柔軟に対応できるため、成長を阻害する要因を排除できます。
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クラウド対応の情報共有システムのタイプ
クラウド対応の情報共有システムには用途や機能に応じてさまざまなタイプがあります。企業の業務スタイルや組織構造に合わせて最適なタイプを選択することで、情報共有の効果を最大化できます。
1
ファイル共有特化型
文書や画像などのファイル保管と共有に特化したタイプです。フォルダ構造でデータを整理し、権限設定により閲覧者を制限できます。また、ファイルのバージョン管理機能により、過去の編集履歴を追跡できます。営業資料や技術文書の管理に適しており、外部との資料共有も安全に行えます。
2
コミュニケーション重視型
チャット機能やコメント機能を中心とした情報共有を行うタイプです。リアルタイムでの意見交換が可能で、プロジェクトの進捗確認にも活用できます。さらに、通知機能により重要な情報を見逃すことなく確認できます。開発チームや企画部門での活用に向いており、迅速な意思決定を支援します。
3
ナレッジベース型
業務ノウハウや手順書などの知識を蓄積し、検索機能で必要な情報を素早く見つけられるタイプです。カテゴリ分類やタグ付けにより、体系的な知識管理が可能になります。そして、FAQ機能により、よくある質問への回答を効率化できます。カスタマーサポートや新人研修での活用に効果的です。
4
プロジェクト管理連携型
タスク管理やスケジュール共有機能と連動した情報共有を行うタイプです。進捗状況と関連資料を一元管理でき、プロジェクト全体の可視化が図れます。加えて、ガントチャート（作業計画表）やカレンダー機能により、工程管理も同時に行えます。建設業や製造業でのプロジェクト運営に最適です。
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クラウド型の情報共有システムをスムーズに導入する方法
クラウド型の情報共有システムをスムーズに導入するには、段階的な移行や利用者研修などの方法があります。この段落では、具体的な導入方法を紹介します。
1
段階的な導入とテスト運用
全社一斉導入ではなく、特定の部署や少人数でのテスト運用から開始します。実際の業務でシステムを使用し、操作性や機能の適合性を確認できます。問題点の洗い出しと改善策の検討を行い、全社展開時のトラブルを未然に防げます。
2
既存データの整理と移行計画
現在使用している資料やファイルを整理し、移行対象データを明確にします。ファイル名の統一やフォルダ構造の見直しを行い、新システムでの管理しやすさを向上させます。たとえば、部署ごとの命名規則を策定し、検索効率を高める準備を整えます。
3
利用者向け研修とマニュアル作成
システムの基本操作から応用機能まで、段階的な研修プログラムを実施します。業務シーンに応じた具体的な操作手順を示すマニュアルを作成し、自己学習を支援します。一例として、営業部門向けには提案資料の共有方法、管理部門向けには承認フローの設定方法を重点的に説明します。
4
運用ルールの策定と周知
ファイルの命名規則や保存場所、権限設定の基準など、組織全体で統一した運用ルールを定めます。情報セキュリティに関するガイドラインも併せて作成し、安全な利用を促進します。具体的には、機密文書の取り扱い方法や外部共有時の承認プロセスを明文化します。
5
継続的な改善とフィードバック収集
導入後も定期的に利用状況を確認し、課題や改善要望を収集します。利用者からのフィードバックを基に、設定変更や追加研修を実施します。実際に、月次の利用状況レビューを開催し、効果的な活用方法を全社で共有する仕組みを構築します。
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クラウド型の情報共有システムのサポート内容
クラウド型の情報共有システムのサポート内容には、技術サポートや運用支援などがあります。この段落では、具体的なサポート内容について紹介します。
1
24時間365日の技術サポート
システムの障害やトラブル発生時に、昼夜を問わずサポートを受けられます。電話やチャット、電子メールなど複数の連絡手段が用意されており、緊急度に応じて適切な方法を選択できます。たとえば、深夜のシステム障害でも即座に対応を依頼でき、業務への影響を最小限に抑えられます。
2
導入時の初期設定支援
システム利用開始時の基本設定や初期データ登録を専門スタッフがサポートします。組織構造に合わせたフォルダ作成や権限設定を代行し、スムーズな運用開始を実現します。一例として、部署ごとのアクセス権限設定や、既存ファイルの移行作業を支援してもらえます。
3
定期的な運用コンサルティング
システムの利用状況を分析し、より効果的な活用方法を提案してもらえます。業務効率化のためのワークフロー見直しや、新機能の活用方法を教えてもらえます。具体的には、月次レポートによる利用状況の可視化や、改善提案書の提供を受けられます。
4
利用者向け研修サービス
新入社員や新規利用者向けの操作研修を定期的に実施してもらえます。オンライン形式やオンサイト形式など、企業のニーズに合わせた研修方法を選択できます。実際に、業務別の操作マニュアル作成支援や、管理者向けの高度な設定方法の講習を受けられます。
5
システム更新とメンテナンス通知
定期メンテナンスや機能アップデートの予定を事前に通知してもらえます。業務への影響を考慮したメンテナンス時間の調整や、新機能の活用方法を案内してもらえます。そして、セキュリティパッチの適用状況や、システム全体の健全性についても定期的に報告を受けられます。
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