営業担当者が頻繁に顧客先を訪問する企業では、スマートフォン対応の情報共有システムが特に効果的です。移動中の電車内や顧客との待ち時間に、最新の商品情報や価格表を確認できます。また、顧客からの急な問い合わせに対しても、その場で正確な情報を提供できるようになります。さらに、訪問後すぐに商談内容を記録し、チーム全体で情報を共有することで、営業活動の質を向上させることができます。

建設現場や工場など、パソコンを持ち込みにくい環境で働く企業に最適です。作業員は現場でスマートフォンを使って、図面や作業手順書を確認できます。作業中に発生した問題や進捗状況を写真付きで報告し、本社や他の現場と即座に情報共有することが可能です。また、安全に関する重要な連絡事項も、現場にいる全員に迅速に伝達できるため、事故防止にも貢献します。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用するタイプです。スマートフォンのWebブラウザや専用アプリからアクセスでき、初期費用を抑えて導入できます。システムの保守・運用はサービス提供者が行うため、企業側の負担が少なくて済みます。また、常に最新バージョンが利用でき、セキュリティ対策も自動的に更新されます。インターネット接続環境があれば、世界中どこからでもアクセス可能な点も大きな特徴です。

オンプレミス型は、企業が自社内にサーバーを設置して運用するタイプです。スマートフォンからは社内ネットワーク経由でアクセスします。企業独自の要件に合わせてカスタマイズしやすく、既存システムとの連携も柔軟に対応できます。データを自社内で管理できるため、セキュリティ要件が厳しい企業に適しています。ただし、初期投資や運用コストが高くなる傾向があり、システム管理者による定期的なメンテナンスが必要です。

総合型は、文書管理、スケジュール管理、メッセージ機能など、多くの機能を統合したタイプです。スマートフォン1台で、さまざまな業務に必要な情報共有機能を利用できます。機能が豊富なため、複数のツールを使い分ける必要がなく、操作方法も統一されています。一方で、機能が多すぎて使いこなすまでに時間がかかったり、不要な機能のためにコストが高くなることがあります。

社内の情報共有にもチャット型AIエージェントが登場しています。社員はスマホからAIに「○○の手順を教えて」と尋ねるだけで、社内FAQやナレッジに基づいた回答を即座に得ることが可能です。実際、エネルギー企業OVO Energyでは、Slack上に開発者向けAIアシスタントを導入し、エンジニアがチャットから離れることなく問題の解決策や問い合わせ回答を得られるようにしています。これにより、問い合わせ対応の負担軽減と情報共有のスピードアップが実現しています。

生成AIは文章作成支援にも活用され始めています。Atlassian Intelligenceでは、ユーザーの指示から数秒で業務文書やナレッジページのドラフトを生成したり、自然な対話文で指示するだけで定型作業を自動化することが可能です。例えばJiraやConfluence上でユーザーストーリーの下書き作成や、トーンを調整した顧客対応メッセージの生成などが既に実現されています。今後はサポート記事の自動作成など、ナレッジコンテンツの生成も一層効率化されるでしょう。

グローバル化するビジネス環境では、多言語対応も重要です。Slack AIでは日本語と英語間の自動翻訳機能が提供されており、異なる言語のメンバー間でもシームレスに情報共有が可能です。さらに、スマホの音声入力機能とAIが連携し、話しかけるだけで質問できたり、AIが回答を読み上げてくれる仕組みも登場しています。これらにより、移動中でも言語やデバイスの壁を越えてスムーズに情報へアクセスできるようになっています。