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PDF編集ソフトとは?

更新:2024年10月30日

PDF編集ソフトは、PDF形式のファイル(以下、PDF)を編集するためのツールです。PDFはAdobe社が開発した国際標準の文書ファイル形式で、閲覧環境に依存せずにファイルの閲覧や印刷が可能です。特に「AI要約」機能を求めるユーザーにとって、PDF編集ソフトの選定は重要です。AIによる自動要約は、長文のPDF文書を短時間で要約することが可能で、情報収集やレポート作成の効率を大幅に向上させるでしょう。

pros

導入メリット

書類管理の効率化

PDF編集ソフトを使用することで、PDFファイルの編集が可能となり、書類の結合、分割、削除などにより書類管理が効率化されます。特にAI要約機能を搭載したソフトは、長文のPDFを瞬時に要約し、必要な情報を迅速に抽出できるため、業務効率が向上します。

データの機密性、完全性、可用性の保証

PDF編集ソフトは、ファイルの編集権限、パスワード保護の設定ができるため、特定の人だけを閲覧や編集できるようにすることができます。AI要約機能を利用すれば、機密文書も要約して重要なポイントだけを確認できます。また、電子署名やタイムスタンプ機能を持つ製品も多く、データの完全性を保証することができます。

cons

導入注意点

互換性

PDF編集ソフトでWord、Excel、画像ファイルをPDFに変換する際には、使用したPDF編集ソフトやソフトのバージョン等によっては互換性がなく、フォントの変更やレイアウトなどが崩れる可能性があります。また、AI要約機能の精度もソフトウェアによって異なるため、互換性とAI機能の精度を確認することが重要です。

使用機器、機能の制限

他のカテゴリと比べて、使用可能なOSやブラウザに制約がある製品が多い傾向にあります。特にmacOSやiOS対応の製品はWindows対応に比べて少ないため、事前に確認が必要です。AI要約機能も同様に、対応OSやブラウザによって利用可能な範囲が異なる場合があります。

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PDF編集ソフトの選び方

PDF編集ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

編集の範囲で選ぶ

PDF編集ソフトは、一言に編集といっても、その機能の範囲が製品によって異なります。編集の範囲は、以下の4つに大別されます。 PDF作成 他のファイル形式の資料をPDFに変換する機能です。PDF作成ソフトとも呼ばれます。多くの製品で対応しており、フリーソフトなどでも対応しています。 PDFファイルから他のファイル形式に変換 PDFファイルをWord、Excel、JPG、ePUBなどの他のファイルに編集する機能です。変換可能なファイル形式は製品ごとに異なるため、事前に必要な形式と製品の対応状況を確認することが重要です。 ページ単位の編集 PDFファイルをページ単位で編集することができ、PDFファイルのページの結合、分割、回転などができます。 直接編集 PDFファイルの文字や画像などの記載内容を編集することができます。直接編集は透かしの挿入、下線やマーカー、取り消し線、注釈コメントの追加、画像やテキストの編集などがあります。最も高度な編集で、対応している編集項目に対して、利用料も相応になります。

2

タイムスタンプに対応した製品を選ぶ

PDFファイルが存在した日時を証明するタイムスタンプに対応した製品があります。これは、電子帳簿保存法におけるデータの真実性を確保する方法の1つの手段として有効です。なお、タイムスタンプがなくとも、運用などで電子帳簿保存法の要件を満たすことは可能です。

3

電子証明書に対応した製品を選ぶ

PDF編集ソフトの中には、PDFに電子証明書に対応できる製品があります。電子署名の対応の可否だけでなく、電子署名の方法への対応も重要です。第三者機関を通じて発行する電子証明書(デジタルID)を利用する方法と、マイナンバーカードなどのICカードに格納された署名用電子証明書を利用する方法があります。重要な書類をPDFで扱う場合は、法的拘束力のある電子証明書に対応できる製品を選択しましょう。 AI要約機能を備えたPDF編集ソフトは、これらの機能に加えて、迅速な情報抽出と要約を実現し、業務効率を大幅に向上させるツールとなります。選定時には、AI要約の精度や対応範囲も考慮することが重要です

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