営業担当者が頻繁に外出する企業では、スマートフォン対応の旅費精算システムが特に有効です。営業先での移動中や客先での待機時間に、その場で交通費や飲食費を入力できるため、経費の記録漏れを防げます。さらに、小さな画面でも操作しやすいタッチデザインにより、電車内や車内といった限られたスペースでも経費入力作業が可能になります。スマートフォンならではの携帯性を活かし、リアルタイムでの経費管理を実現できる企業に最適です。

支店や営業所が複数ある企業では、各拠点の従業員がスマートフォンから統一システムにアクセスできるメリットがあります。地方の小規模拠点でもパソコン環境を整備する必要がなく、スマートフォンだけで経費精算業務を完結できます。また、出張で他拠点を訪問する際も、普段使っているスマートフォンから同じ操作でシステムを利用できます。本社と各拠点間での経費データの一元管理により、管理業務の統一化と効率化を図れる企業に向いています。

スマートフォン専用のアプリケーションとして提供されるタイプです。App StoreやGoogle Playからダウンロードして利用し、スマートフォンのホーム画面から直接アクセスできます。一方で、タッチ操作に最適化されたデザインにより、指での入力や画面切り替えがスムーズに行えます。さらに、オフライン環境でもデータ入力が可能で、インターネットに接続した際に自動でサーバーに同期されます。カメラ機能やGPS機能といったスマートフォン固有の機能との連携が優れているため、外出先での利用頻度が高い企業に適しています。

インターネットブラウザからアクセスして利用するタイプです。専用アプリのインストールが不要で、SafariやChromeなどの標準ブラウザから利用できます。また、スマートフォンの画面サイズに自動調整される レスポンシブデザイン（画面サイズに合わせて表示が変わる仕組み）により、快適な操作環境を提供します。その結果、パソコンとスマートフォンで同じシステム環境を共有できるため、デバイスを切り替えても一貫した操作性を維持できます。アプリ管理の手間を省きたい企業や、複数デバイスでの利用を重視する企業に向いています。

現在、スマホ対応の旅費精算システムにはAIによる高度な自動化機能が実装されています。例えば、スマホのカメラで領収書を撮影するだけで、AIが日付・金額・店名などを瞬時に読み取り、経費報告書に自動入力します。過去の利用履歴や会社のポリシーに基づき、費目の自動仕分けも高精度で行われます。さらに、申請内容は送信と同時にポリシー違反がないかリアルタイム検証され、規定外の支出は即座にフラグが立てられます。AIは領収書の改ざんや不正な申請パターンも検知し、人間には見抜けないAI生成の偽造領収書さえ識別可能です。これらの自動化により手入力や承認作業の負担が大幅に削減され、経費処理に費やす時間は従来比で劇的に短縮されています。

スマホからの経費処理をさらに容易にするため、チャットボットやAIアシスタントの導入も進んでいます。たとえばExpensifyの「Concierge」はアプリ内でユーザーからの問いかけに応じ、経費の入力からレポート提出・承認まで代行できる仮想経理秘書です。同様に、Navanの「Ava」は生成AIを活用したアシスタントで、出張者の自然な質問に答えて旅の手配や経費に関するサポートを提供します。さらにSAP Concurでは、生成AI搭載の「Joule」コパイロットが社員の質問に対し経費レポートの自動作成を補助する機能を2025年に提供予定です。これら仮想アシスタントにより、旅費精算システムは単なる記録管理から、対話型で利用者を支援する「相棒」へと変貌しつつあります。

生成AIの導入により、旅費や経費データの分析と経営判断の支援も強化されています。AIはリアルタイムに支出状況を可視化し、予算超過などの異常を即座に検知・通知するため、管理者は迅速に対応できます。異常値検知も高度化され、通常と異なる支出や不審な経費申請はその場でアラートが上がり、不正を早期に是正可能です。さらに、生成AIはユーザーの問いかけに対して文章で洞察やレポートを生成し、経費データからコスト削減の機会を提案することもできます。例えばExpensifyでは生成AIが組み込まれ、チャットでの質問に答えたり次のアクションを提案するなど、対話型に経費管理をガイドしています。