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グループウェアとは?

更新:2024年10月30日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。百貨店では多くの部署が連携して業務を進めるため、情報の共有とコミュニケーションの円滑化が特に重要です。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、これらの機能は業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなども備え、様々な機能を複合的に提供しています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

百貨店では、多くのスタッフが様々な役割を担っています。グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

百貨店における多岐にわたる業務をスムーズに進めるためには、ワークスペースの一元化が重要です。グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、複数のツールを使い分ける手間が省けます。これにより、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなるため、効率的な運営が可能になります。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。百貨店では顧客情報や取引先情報など重要なデータを扱うため、情報セキュリティの強化は必須です。製品によっては操作ログなども取得できるため、不正な変更が行われていないことをシステムによって制御できます。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

百貨店では大量の書類が日々発生しますが、グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減し、環境にも優しい運営が可能です。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。百貨店では既存のツールとの機能の重複を避け、二重管理やワークスペースの分散を防ぐために、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

百貨店では様々なシステムが稼働しているため、他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。百貨店では特に顧客情報の取り扱いが厳重に求められるため、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況も併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。百貨店では特に、多くのスタッフが利用するため、必要な機能を事前に整理した上で選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。百貨店では取引先やパートナー企業との連携が重要なため、社外関係者との共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **web会議システム連携** グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有をスムーズに行えます。百貨店では本部と店舗間の会議が頻繁に行われるため、連携の可否を確認しましょう。 **ビジネスチャット連携** グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携を行えます。また、会議の予定やワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットで通知することができます。百貨店の多忙なスタッフにとって、迅速なコミュニケーションが可能です。 **チャットボット連携** グループウェアとチャットボットと連携することで、通知や報告の自動化が可能です。百貨店では、社内FAQの問い合わせに対してチャットボットが対応することで、効率的な業務運営が可能になります。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。百貨店では多くのスタッフが利用するため、会社、部署、役職、個人単位など、細かい権限管理が求められます。アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層やファイルごとに権限を設定できる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさを整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

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