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グループウェアとは?

更新:2024年07月10日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。iPadを利用する場合でも、これらの機能は非常に有用です。近年では、多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を複合的に備えているため、iPad一台で多くの業務をカバーできます。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

iPad上でグループウェアのメールや掲示板機能を利用すると、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が迅速に行えます。iPadのタッチスクリーンを利用することで、直感的に操作ができ、外出先からでも効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

iPadでグループウェアを使用すれば、様々な業務の機能を一つのデバイスで一元管理できます。iPadのポータビリティを生かして、場所を選ばずに仕事を進めることができ、複数のツールを使い分ける必要もありません。管理者もiPadを通じて複数のアカウントを一元管理できるため、業務の効率化が図れます。

情報セキュリティの強化

iPadでグループウェアを利用する際も、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を設定することができます。iPadのセキュリティ機能と組み合わせることで、さらに安全性を高めることができます。操作ログの取得やデバイス管理も容易になります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

iPadを活用してグループウェアのファイル共有機能を利用することで、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより、印刷の手間やコストを削減し、環境にも優しい業務体制を実現できます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

iPadでグループウェアを導入する際には、既存の他のツールとの機能の重複に注意が必要です。iPad上での二重管理やワークスペースの分散を避けるために、既存のツールとの使い分けを明確にしましょう。

システム連携の制限

iPadで使用するグループウェアが、自社で使用している他のツールと連携できるかどうか確認しましょう。特にiOS向けのアプリケーションとの連携がスムーズに行えるかが重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアをiPadで利用する場合でも、運営会社のセキュリティ体制やデータの取り扱いについては十分に確認する必要があります。特にiPadのデバイス管理機能と併せて、データの安全性を確保しましょう。

able

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グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

カバーできる業務から選ぶ

iPad上で利用するグループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、Web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。自社で必要な機能を事前に整理し、iPadでの操作性も考慮して選定に臨みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

iPadで利用するグループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。iPadの共有機能を活かして、社外関係者と効率的に情報共有ができる製品を選びましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

iPadで使うグループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 Web会議システム連携 iPadでグループウェアとWeb会議システムを連携することで、Web会議の通知がグループウェアに表示され、ファイル共有などがスムーズに行えます。カレンダーにスケジュールを登録する際に、Web会議のURLを発行できる製品もあります。連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 iPadでグループウェアとビジネスチャットを連携することで、組織マスタとデータ連携が可能です。会議予定やワークフローの承認依頼などの通知をチャットでも受け取ることができ、iPadの通知機能を活かして迅速な対応が可能です。 チャットボット連携 iPadでグループウェアとチャットボットを連携することで、通知の自動化や報告を自動化できます。iPad上での操作が簡単で、社内FAQの問い合わせに対してもチャットボットが対応するため、効率的な業務運営が可能です。

4

権限管理の細かさから選ぶ

iPadでグループウェアを利用する場合でも、権限管理は非常に重要です。会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。iPadのセキュリティ機能と連携させることで、さらに細かい権限管理が可能です。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさを整理し、要件を満たした製品を選択しましょう

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