営業担当者が顧客先を訪問している時間が長い企業では、スマートフォン対応のインターネットFAXサービスが力を発揮します。顧客から急ぎの見積依頼や注文書がFAXで届いた場合でも、営業担当者は移動中や訪問先でスマートフォンから即座に内容を確認できます。さらに、顧客先で契約書や提案書をその場でカメラ撮影してFAX送信することも可能です。オフィスに戻る時間を待たずに対応できるため、顧客への返答が早くなり信頼関係の構築にもつながります。

複数の店舗を運営する企業では、本部と各店舗の間で発注書や報告書のやり取りが頻繁に発生します。店長や管理者がスマートフォンから各店舗に送られてきたFAXを確認できれば、店舗巡回中や移動中でも業務を進められます。加えて、店舗から本部への緊急連絡や在庫確認もスマートフォンで完結するため、店舗運営の判断が迅速に行えます。小さな画面でも文書が読みやすいように拡大表示できる機能があれば、細かい数字の確認も問題ありません。

在宅勤務やテレワークを実施している企業では、社員が自宅から業務を行うためオフィスの複合機にアクセスできません。スマートフォン対応のインターネットFAXサービスがあれば、自宅にいながらスマートフォンやタブレットでFAXの送受信が完結します。取引先から届いた注文書や契約書を自宅で受け取り、必要な処理を進めて返信することも可能です。通勤時間を削減しながらも、FAXを使った業務を滞りなく継続できる環境が整います。

創業間もない企業やスタートアップでは、オフィスの賃料や設備投資を抑えたいニーズがあります。複合機を設置すると初期費用や保守費用がかかりますが、スマートフォン対応のインターネットFAXサービスなら機器の購入が不要です。少人数のチームでもメンバー全員がスマートフォンから同じFAX番号を共有して使えるため、誰が対応するかを柔軟に決められます。オフィスに常駐する必要がなくなるため、働く場所の自由度も高まります。

専用アプリタイプは、スマートフォンにインストールしたアプリからFAXの送受信を行う形式です。アプリストアからダウンロードして初期設定を済ませれば、すぐに利用を開始できます。スマートフォンの画面に最適化されたデザインになっているため、タップやスワイプといった直感的な操作でFAXを扱えます。アプリを起動するだけでFAX一覧が表示され、受信したFAXを拡大して読んだり、カメラで撮影した書類をそのまま送信したりできます。さらに、プッシュ通知機能を使えば新着FAXが届いたときにスマートフォンの画面に通知が表示されるため、重要な連絡を見逃しません。

Webブラウザタイプは、スマートフォンのブラウザからログインして利用する形式です。アプリのインストールが不要なため、スマートフォンの容量を気にせず使えます。インターネットに接続できる環境があれば、どのスマートフォンからでも同じアカウントでアクセスできる点が便利です。ブラウザの画面はスマートフォンの画面サイズに合わせて自動的に調整されるため、文字が小さくて読めないといった問題も起きにくくなっています。ただし、ブラウザを開いてログインする手間がかかるため、頻繁にFAXを確認する場合は専用アプリタイプの方が使いやすいと感じる人もいます。

メール連携タイプは、FAXの送受信を電子メールと組み合わせて行う形式です。受信したFAXが添付ファイルとしてスマートフォンのメールアドレスに届くため、普段使っているメールアプリから確認できます。送信する際も、メールに書類を添付して指定のアドレスに送るだけでFAXとして相手に届きます。スマートフォンで普段から使い慣れたメールアプリの操作方法がそのまま活かせるため、新しい操作を覚える負担が少なくなります。一方で、メールの受信トレイにFAXが混在するため、整理や管理に工夫が必要になる場合があります。

クラウドストレージ連携タイプは、受信したFAXを自動的にクラウドストレージに保存する形式です。スマートフォンからクラウドストレージにアクセスすれば、いつでもFAXの内容を確認できます。保存されたFAXはフォルダ分けや検索ができるため、過去の文書を探す際にも便利です。また、チームメンバーとフォルダを共有すれば、複数人でFAXの内容を確認したり管理したりできます。スマートフォンの容量を消費せずに大量のFAXを保管できる点も魅力です。ただし、クラウドストレージのアカウントを別途用意する必要がある場合もあります。