勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。特に、人事評価システムと連携することで、従業員のパフォーマンス評価に貢献するデータを提供することが可能です。例えば、出勤状況や残業時間が評価基準の一部となる場合、勤怠管理システムのデータが直接評価に反映され、公平な評価を実現します。
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勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。特に、人事評価システムと連携することで、従業員のパフォーマンス評価に貢献するデータを提供することが可能です。例えば、出勤状況や残業時間が評価基準の一部となる場合、勤怠管理システムのデータが直接評価に反映され、公平な評価を実現します。
導入メリット
業務の効率化、精度の向上
紙やExcelでの管理と比較すると、時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。さらに、勤怠情報が人事評価システムに自動連携されることで、評価業務の効率化も同時に実現できます。
勤務状況の可視化
データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。36協定の管理や、高負荷な社員を上司、人事部門が見つけることができます。このデータが人事評価システムに連携されることで、従業員の勤務状況が評価に反映され、適切なフィードバックやサポートが提供されやすくなります。
導入注意点
システム連携の制限
連携要件がある場合は、自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。特に人事評価システムとの連携を考える場合、API連携やデータフォーマットの互換性を確認することが重要です。連携がスムーズに行えることで、評価業務の効率化が図れます。
使用機器、機能の制限
使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問合せることが推奨されます。また、人事評価システムとの連携に関する技術的なサポートも確認しておくことが重要です。
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勤怠管理システムの選び方
1
自社の規模や規則に合った製品を選ぶ
製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能、メジャーな勤務形態（勤務時間帯固定の8時間労働制、コアタイムなしの1か月フレックス制、時短勤務など）以外の対応、独自の集計項目を設定、複数の事業場の36協定を管理といった機能があります。これに加えて、人事評価システムとの連携機能が充実しているかを確認することも重要です。
2
設定の自由度、簡易さで選ぶ
人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。設定の自由度とは、例えば任意の集計項目を追加できる、権限を自由度高く組めるなどです。一方、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。このような企業で、自由度の高い製品を導入すると、自由度が高すぎるあまりに過剰な導入工数がかかる、制度変更などの際に運用負荷が高くなることが想定されます。特に人事評価システムとの連携が求められる場合、連携設定が簡易であるかも確認することが重要です。
3
連携する打刻製品との相性で選ぶ
ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。さらに、人事評価システムとのスムーズなデータ連携が可能な打刻製品を選ぶことで、評価プロセスの一貫性が保たれます。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます。人事評価システムとの連携を特に重視している場合も、専門的なアドバイスを受けることで最適な選択が可能です
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