外部ユーザーの利用対応のビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に、外部ユーザーとの連携を考慮する場合、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が重要です。これにより、特定のプロジェクトメンバー同士だけでメッセージの交換を行うことが可能な製品もあります。外部ユーザーと円滑にコミュニケーションを取るための設定が整っているかを確認することが重要です。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。外部ユーザーとのやり取りでも、簡潔で迅速なコミュニケーションが可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。外部ユーザーとのやり取りでも、ビジネスチャットを一元化することで、情報の見落としを防ぎ、効率的な連絡が可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。外部ユーザーとのプロジェクトでも、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがあります。特に外部ユーザーとのコミュニケーションでは、メールとの使い分けが重要です。儀礼的な要素が強いビジネスメールと、迅速なやり取りが可能なビジネスチャットとの違いを理解し、適切に使い分けることが求められます。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。外部ユーザーを含む大規模なプロジェクトの場合、情報の共有方法や通知の仕組みを工夫する必要があります。特定のツールが持つグループ機能や通知設定を活用することが重要です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、外部ユーザーとのフォーマルなやり取りには向いていません。法的な証拠や正式な記録として残す必要がある場合には、メールなど他の手段を併用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。特に外部ユーザーとの連携を考慮する場合、チャットに特化したタイプは他ツールとの連携バリエーションが豊富で、柔軟なコミュニケーションが可能です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、外部ユーザーを参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。特に外部ユーザーとのプロジェクトでは、以下のような連携が有効です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。外部ユーザーとの会議もスムーズに行えます。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知され、外部ユーザーと共有するタスクもリマインダーになります。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、外部ユーザーとの共同作業も効率化されます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。外部チームメンバーの勤怠管理も容易になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。外部ユーザーとの経費管理も一元化できます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。外部ユーザーとの重要な連絡も見逃すことなく一元管理できます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。外部ユーザーの訪問もスムーズに管理することができます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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