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Q. どちらに当てはまりますか？
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを知りたい
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条件に合う文書管理システムを知りたい
紙やフォルダ管理から脱却したい
今のシステムの検索性を改善したい
タイプ別お勧め製品
社内文書をまるごと管理するエンタープライズ文書基盤タイプ 🏢
このタイプが合う企業：
取り扱う文書の種類が多く、部門横断で文書を一元管理・統制したい中堅〜大企業の情報システム部門・管理部門の方
どんなタイプか：
請求書や契約書だけでなく、設計書・議事録・社内規程なども含めた企業内のあらゆる文書を一元管理できるタイプです。電子帳簿保存法への対応はもちろん、文書のライフサイクル管理（作成→承認→保管→廃棄）を自動化できる点が最大の強みです。FitGapでは、取り扱う書類の種類が多い中堅〜大企業や、部門横断で文書を共有・統制したい企業に特におすすめしています。既存の基幹システムとの連携実績が豊富な製品が揃っており、全社的なペーパーレス化を進めたい場合の中核システムとして選ばれることが多いです。
このタイプで重視すべき機能：
🔄文書ライフサイクル管理
文書の作成から承認・保管・保存期限切れによる自動廃棄まで、一連の流れをシステムで制御できます。法令で保存期間が定められている国税関係書類も、期限に応じて自動削除する設定が可能です。
🔍全文検索・属性検索
PDF・画像・Office文書など多様な形式のファイル内テキストを横断的に検索できます。取引先名・日付・金額といった属性情報での絞り込みにも対応し、電子帳簿保存法が求める「可視性の確保」を満たします。
おすすめ製品３選
NECが提供する大規模向け文書管理基盤で、電子帳簿保存法・JIIMA認証に対応しています。帳票の自動仕分け・長期保管・アクセス権制御など、エンタープライズ用途に必要な機能を幅広くカバーしており、官公庁や大企業での導入実績が豊富です。 | 日立ソリューションズが提供する文書ライフサイクル管理システムです。文書の作成から廃棄までを自動制御でき、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引の両方に対応しています。既存の基幹システムとの連携に強みがあります。 | OSKが提供するグループウェア統合型の文書管理システムです。ワークフロー・スケジュール管理などと組み合わせて活用でき、電子帳簿保存法対応と日常業務の効率化を同時に実現できます。中堅企業での導入実績が多い製品です。 |
ArcSuite | 活文 Contents Lifecycle Manager | eValue V 2nd Edition |
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ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
国税関係書類の電子保存に特化した専用システムタイプ 📄
このタイプが合う企業：
電子帳簿保存法への対応をピンポイントで進めたい企業の経理部門・総務部門の方、特に既存の会計ソフトや経費精算システムとの併用を想定している方
どんなタイプか：
請求書・領収書・見積書・納品書など、電子帳簿保存法の対象となる国税関係書類の保存に機能を絞り込んだ専用タイプです。タイムスタンプの自動付与、訂正削除履歴の記録、検索要件への対応といった法的要件をワンストップで満たせるのが特長です。FitGapとしては、すでに会計ソフトや経費精算システムを導入済みで「電子帳簿保存法の対応だけを追加したい」という企業にまず検討していただきたいタイプです。AI-OCRで書類を自動データ化する機能を備えた製品も多く、手入力の手間を大幅に減らせます。
このタイプで重視すべき機能：
⏱️タイムスタンプ自動付与
書類をアップロードするだけで、自動的にタイムスタンプが付与されます。「その時点でデータが存在していた」ことと「改ざんされていない」ことを証明でき、電子帳簿保存法の真実性の確保要件を満たします。
🤖AI-OCR自動データ化
紙の書類をスキャンしたり、PDFをアップロードしたりするだけで、AIが取引先名・日付・金額などの情報を自動で読み取りデータ化します。手入力の作業を大幅に削減し、検索用データの登録漏れも防げます。
おすすめ製品３選
ウイングアーク1stが提供する文書管理クラウドで、JIIMA認証を取得済みです。文書の自動取り込み・仕分けや保存期間に応じた自動削除など、電子帳簿保存法対応の自動化機能が充実しています。適格請求書の自動判別機能も備えています。 | TOKIUMが提供する電子帳簿保存の専用システムです。書類の受領・入力作業の代行サービスが特徴的で、紙の原本保管（10年間）まで一括で任せることができます。法対応のみのプランと業務効率化プランを選べる柔軟さも魅力です。 | ファイルフォースが提供するクラウドストレージ型の文書管理システムです。ファイルサーバー感覚で使える操作性の良さが特長で、電子帳簿保存法の要件を満たしながら、社内のファイル共有基盤としても活用できます。 |
invoiceAgent 文書管理 | TOKIUM電子帳簿保存 | Fileforce |
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ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
請求書受領・取引書類の管理を起点にしたタイプ 📨
このタイプが合う企業：
請求書受領や契約書管理など特定の業務フローの効率化と電子帳簿保存法対応を同時に実現したい企業の経理・法務・総務部門の方
どんなタイプか：
請求書の受領や契約書の管理など、特定の取引書類の業務フローを効率化しつつ、電子帳簿保存法にも対応するタイプです。単なる保存だけでなく、請求書のオンライン受領・自動仕分け・承認ワークフローといった業務プロセスそのものをデジタル化できる点が大きな違いです。FitGapでは、「法対応はしたいけれど、同時に請求書処理や契約管理の手間も減らしたい」という企業に向いているタイプだと考えています。すでに経費精算システムや会計ソフトと連携して使えるものが多く、バックオフィス全体の効率化に貢献します。
このタイプで重視すべき機能：
📥請求書オンライン受領・自動仕分け
紙・メール・PDFなどあらゆる形式の請求書をオンラインで一括受領し、AIが取引先や書類種別を判別して自動で仕分けます。受領漏れや仕分けミスを防ぎ、経理担当者の負担を大幅に軽減します。
✅承認ワークフロー連携
受領した書類に対して社内の承認フローを設定し、確認・承認・差戻しをシステム上で完結できます。承認履歴がそのまま電子帳簿保存法の記録要件を満たすため、法対応と内部統制を同時に強化できます。
おすすめ製品３選
LegalOn Technologiesが提供する契約書管理に強みを持つクラウドシステムです。AIが契約書の内容を自動で解析・分類し、更新期限のアラートも自動通知します。契約書を起点に電子帳簿保存法対応を進めたい企業に適しています。 | Sansanが提供するクラウド請求書受領サービスです。あらゆる形式の請求書をオンラインで受け取り、自動でデータ化・一元管理できます。電子帳簿保存法とインボイス制度の両方に対応しており、請求書業務の効率化に特化しています。 | NIコンサルティングが提供するグループウェアで、文書管理・ワークフロー・経費精算などの機能を統合しています。電子帳簿保存法対応の文書保管と日常の承認業務を1つのシステムで完結でき、中小企業でも導入しやすい価格帯が魅力です。 |
LegalForceキャビネ | Bill One | NI Collabo 360 |
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ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
要件の優先度のチャート：比較すべき機能はどれか
要件の優先度チャートとは？
製品の機能は多岐にわたりますが、選定の結果を左右するのは一部の機能です。 FitGapの要件の優先度チャートは、各機能を"必要とする企業の多さ"と"製品ごとの対応差"で4つに整理し、比較の優先順位をわかりやすく示します。
選定の決め手
🤖AI-OCR自動読み取り精度
請求書や領収書の取引年月日・金額・取引先をAI-OCRで自動読み取りし、検索要件に必要な項目を正確にデータ化する機能です。製品によって読み取り精度や対応書類の幅に大きな差があるため、FitGapでは最も選定結果を左右する機能と考えています。
📂対応する保存区分の範囲
電子帳簿保存法の「電子取引」「スキャナ保存」「電子帳簿等保存」の3区分すべてに対応しているか、一部のみかという違いです。電子取引のみ対応の製品も多いため、紙の書類も電子化したい企業はスキャナ保存対応の有無を必ず確認してください。
📑対応書類の種類
請求書だけでなく、見積書・納品書・契約書・領収書など幅広い国税関係書類を一元管理できるかどうかです。請求書特化型の製品では他の書類を保存できないケースがあるため、FitGapでは自社で扱う書類をすべてカバーできるかの確認を推奨しています。
🔗会計・経費精算システムとの連携
既存の会計ソフトや経費精算システムとCSV・API等で連携し、仕訳データの自動取り込みや承認フローの一本化ができるかどうかです。連携がないと二重入力が発生するため、自社の業務フロー全体を見渡して確認すべき要件です。
🗂️書類の自動仕分け・分類機能
アップロードした書類をAIが種類別（請求書・見積書・領収書など）に自動判別し、適切なフォルダやカテゴリに振り分ける機能です。書類量が多い企業ほど手動分類の負担が大きいため、業務効率を大きく左右します。
⏳保存期間管理・自動削除
国税関係書類の法定保存期間（7〜10年）に応じて保管期限を設定し、期限到来時にアラート通知や自動削除を行う機能です。対応していない製品では手動管理が必要になり、削除漏れや過剰保管のリスクが生じます。
一部の企業で必須
📮紙書類の受領代行・スキャン代行
取引先から届く紙の請求書や領収書を代行受領し、スキャン・データ化まで外部委託できるサービスです。紙の受領件数が多い企業にとっては経理担当者の作業負荷を大幅に軽減できますが、電子取引が中心の企業には不要です。
🧾インボイス制度対応（適格請求書の自動判定）
受領した請求書が適格請求書かどうかを登録番号から自動判定し、仕入税額控除の可否を判別する機能です。仕入先が多く請求書の確認作業が膨大な企業では必須ですが、取引件数が少ない企業では手動確認でも対応可能です。
✅ワークフロー機能（承認フロー）
書類のアップロードから内容確認・上長承認・経理確認まで、社内の承認プロセスをシステム上で完結させる機能です。内部統制が求められる中堅〜大企業では重要ですが、少人数の組織では必ずしも必要ありません。
🏢オンプレミス対応
自社サーバーにシステムを構築し、データを社内で完結管理できる導入形態です。金融機関や公共機関などセキュリティポリシーが厳格な組織では必須ですが、多くの企業にとってはクラウド型で十分対応できます。
🌐多言語・海外取引書類への対応
英語や中国語など外国語で作成された請求書・領収書のOCR読み取りや、海外取引特有の書式に対応する機能です。海外との取引が多い企業には重要ですが、国内取引が中心の企業では優先度は低くなります。
ほぼ全製品が対応
🕐タイムスタンプ付与（または訂正削除履歴の記録）
書類データが改ざんされていないことを証明するため、タイムスタンプを自動付与するか、訂正・削除の履歴を記録するシステムで代替する機能です。電子帳簿保存法の「真実性の確保」要件であり、ほぼすべての対応製品が標準で備えています。
🔍日付・金額・取引先による検索機能
保存した書類を「取引年月日」「取引金額」「取引先名」で検索できる機能です。電子帳簿保存法の「可視性の確保」で必須とされる検索要件であり、対応製品であれば標準搭載されています。
🏅JIIMA認証取得
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていることの認証です。認証を受けた製品を選べば法令準拠が担保されるため、FitGapでは認証製品の選択を強く推奨しています。
🔒アクセス権限・操作ログ管理
ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定し、誰がいつどの操作を行ったかのログを記録する機能です。内部統制や情報漏洩防止の基本機能として、ほとんどの製品に搭載されています。
優先度が低い
📝帳票作成・発行機能
請求書や見積書をシステム上で新規作成・発行できる機能です。保存・管理が主目的の文書管理システムでは付加的な位置づけであり、すでに請求書発行ソフトを利用している企業には不要なケースが大半です。
✍️電子契約機能
契約書への電子署名や締結をシステム内で完結できる機能です。便利ではありますが、電子帳簿保存法対応という目的からは外れるため、専用の電子契約サービスと組み合わせるほうが現実的です。
電子帳簿保存法の文書管理システムの選び方
1.自社が対応すべき「保存区分」と「書類の種類」を棚卸しする
最初にやるべきことは、製品を探すことではありません。自社が電子帳簿保存法のどの保存区分（電子取引・スキャナ保存・電子帳簿等保存）に対応する必要があるのか、そして対象となる書類は何か（請求書・領収書・契約書・見積書など）を洗い出すことです。ここを曖昧にしたまま製品を選ぶと、「電子取引しか対応していなかった」「契約書は保存対象外だった」といったミスマッチが導入後に発覚します。FitGapでは、経理部門だけでなく法務・総務にもヒアリングし、部門横断で対象書類の一覧表を作成することを強くおすすめしています。この棚卸し結果が、次のステップで3つのタイプ（エンタープライズ文書基盤型／電子保存特化型／請求書受領・取引書類起点型）のどれが自社に合うかを判断する土台になります。
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