共有対応のオンラインストレージをスムーズに導入するカギは、「権限設定の管理が複雑になるリスク」と「外部共有による意図しない情報漏洩」を事前に把握しておくことです。権限設定の管理が複雑になるリスクについては、共有対応のオンラインストレージでは、ファイルやフォルダごとに細かく権限を設定できますが、管理が複雑になることがあります。外部共有による意図しない情報漏洩については、取引先や協力会社と資料を共有できる便利さがある一方で、共有設定を誤ると情報漏洩につながります。このほか「インターネット接続環境への依存」「従業員の理解と運用ルールの徹底」「月額費用の発生と容量制限」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。

共有対応のオンラインストレージにおいても、生成AIやAIエージェントがもたらす変化は顕著です。各種クラウドストレージには生成AIが搭載され、膨大なファイルから情報を探し出す方法が革新されています。ファイル内容の要約や自然言語での質問応答が可能になり、必要な情報を素早く得ることができます。例えば従来は契約書の期限を知るにもキーワード検索が必要でしたが、AIなら「契約が切れるのはいつ？」と尋ねるだけで回答が得られます。このように、生成AIの活用によってストレージ内の情報活用効率は飛躍的に向上しています。ドキュメント作成やプレゼン資料の準備にもAIが活用されています。例えばGoogle Workspaceでは、すでに全てのアプリに生成AIが組み込まれ、文章の執筆、情報の整理、ビジュアル作成、ワークフローの効率化などを支援しています。