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共有のオンラインストレージおすすめ9選｜タイプ別の選び方ガイド
更新：2026/6/20
クラウド上でファイルを共有するサービスは、単なる置き場所として見ると、製品ごとの違いを見落としやすくなります。Office文書を同時編集したい場合、取引先へ機密ファイルを送る場合、社内ファイルサーバーを移す場合では、確認すべき操作や統制が異なります。先に、共同編集を普段の資料作成に組み込むか、承認やログで社外送信を管理するかを決めると、不要なタイプを外しやすくなります。このページでは、Office連携による共同編集とセキュリティ重視の企業間共有を分けて、共有のオンラインストレージの候補を比較できます。
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レビュー担当 遠藤 慎
コンテンツ制作担当として文書処理・ファイル管理系のツールを業務で日常的に利用しており、実務適合性の視点から各製品を評価している。
FitGapにおけるすべての評価は、公平性を最優先に、客観的なアルゴリズムを用いて計算されています。製品の評価方法は「FitGapの評価メソッド」、シェアデータの算出根拠は「シェアスコアの算出方法」をご覧ください。
おすすめ製品の早見表
| 製品名 | タイプ | 料金 | 企業規模 | 評価ポイント |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft OneDrive | Office連携で共同編集もできるタイプ 📝 | 0円~月額/ユーザー |
| Microsoft 365上でOffice文書を共同編集。全規模でシェアもトップ。 |
| Google Drive | Office連携で共同編集もできるタイプ 📝 | 0円~月 |
| Google Workspace中心の共同編集を低コストで開始可能。導入も容易。 |
| Dropbox | Office連携で共同編集もできるタイプ 📝 | 0円~月額 |
| 制作データの社外共有に強い。大容量送信と差分同期・スマホ自動アップロードに対応。 |
| box | セキュリティ重視の企業間共有タイプ 🔒 | 0円~ユーザー/月 |
| 中堅・大企業の機密共有を7段階権限と監査ログで細かく管理できる。 |
| IMAGE WORKS | セキュリティ重視の企業間共有タイプ 🔒 | 15,000円月 |
| 画像・動画素材を100項目属性と類似画像検索で管理。製造業でのシェアもトップ。 |
| Final Document | セキュリティ重視の企業間共有タイプ 🔒 | ¥2,000月額 |
| Outlookから10GBまで送付可能。承認とワンタイム認証でPPAP代替に強い。 |
| NotePM | 社内ファイルサーバー置き換えタイプ 🗄️ | ¥4,800月 |
| 社内Wikiで文書を作成・全文検索。無制限の変更履歴で改訂管理に強い。 |
| RICOH Drive | 社内ファイルサーバー置き換えタイプ 🗄️ | ¥1,050月/ユーザーID |
| リコー複合機の紙文書と現場写真をクラウド集約。100世代管理にも対応。 |
| おまかせクラウドストレージ | 社内ファイルサーバー置き換えタイプ 🗄️ | ¥3,850月額 |
| Windowsフォルダ型で移行可能。回線認証とOffice共同編集にも対応。 |
タイプ別おすすめ製品
Office連携で共同編集もできるタイプ 📝
このタイプが合う企業：
Microsoft 365やGoogle Workspaceをすでに利用している、またはこれから導入予定の企業。チーム内でのドキュメント共同編集やリアルタイムの情報共有を重視する方に向いています。
どんなタイプか：
Microsoft 365やGoogle Workspaceと一体化し、Office文書をクラウド上で共同編集できるタイプです。ダウンロード編集を挟まず、資料作成と共有を同じ流れで進められます。
このタイプで重視すべき機能：
✏️オフィスファイルのリアルタイム共同編集
Office文書を複数人で同時編集でき、版の分散や編集中待ちの手間を減らせます。
🔗オフィスツールとのシームレス連携
メールやチャット、会議ツールからファイルへ直接移動でき、共有時の操作を減らせます。
おすすめ製品３選
Microsoft OneDrive
Microsoft 365と一体でファイル共有と共同編集を進めたい企業向け
Microsoft OneDriveは、Microsoft 365とWindows環境に深く組み込まれた、Office文書の共同編集を全社運用に載せやすいオンラインストレージです。
Word・Excelをブラウザで同時編集し、TeamsやSharePointともつなげて使えるため、既にMicrosoft 365を標準にしている企業ではファイル共有と文書管理をまとめやすいです。
FitGapでは全体シェアが1位で、操作性・連携・セキュリティ評価も上位です。大企業から中小企業まで同じ基盤で展開したい場合に向きます。
一方、法人利用は有料契約が前提で、リンク期限設定、IPアクセス制限、デバイス登録制限、保持期間ルールの自動適用は追加オプションです。Microsoft以外の業務アプリ連携を重視する企業や、標準契約だけで厳格な統制を満たしたい企業は、他のセキュリティ重視製品も比較するとよいです。
価格
0円~
月額/ユーザー
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
Google Drive
ブラウザだけで資料の共同編集を進めたいGoogle中心のチーム向け
Google Driveは、Googleドキュメントやスプレッドシートを中心に、ブラウザだけで共同編集と共有を進めやすいオンラインストレージです。
コメントや同時編集を使って資料を更新でき、Office形式編集やPDF注釈編集にも対応するため、Google Workspaceを日常業務の中心にしているチームに向きます。FitGapでは料金と導入しやすさの評価が同タイプ内で上位で、IT・インターネット業界や中小企業でも利用が多い位置づけです。
一方、リンク期限設定、パスワード付きリンク、差分同期は非対応で、IPアクセス制限や詳細なアクセスログ、デバイス登録制限は追加オプションです。大容量CADや動画を頻繁に同期する企業、取引先ごとに厳密な共有制御をしたい企業は、OneDriveやDropboxも並べて確認する必要があります。
価格
0円~
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
Dropbox
大容量の写真・動画素材を社外と頻繁にやり取りするチームにおすすめ
Dropboxは、Office文書の共同編集に加え、専用フォルダ型の同期と大容量共有に強いオンラインストレージです。
Microsoft 365やSlack、Zoomなど既存ツールと組み合わせやすく、現場写真や動画、制作データをPC・スマホ間で共有したいチームに向きます。
FitGapの調査では差分同期とスマホ撮影の自動アップロードに対応し、この2つを両方備える製品は同タイプではOneDriveとDropboxに限られます。Dropbox Transferによる大容量送信もあり、社外との素材受け渡しが多い制作・建設・不動産系の運用で選びやすいです。
一方、詳細なアクセスログ、IPアクセス制限、デバイス登録制限、全文検索などは追加オプションで、チーム向けは3ユーザー以上の契約が前提です。全社でMicrosoft 365やGoogle Workspaceを標準化している企業は、OneDriveやGoogle Driveの方が管理方針に合う場合があります。
価格
0円~
月額
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
セキュリティ重視の企業間共有タイプ 🔒
このタイプが合う企業：
社外との機密ファイルのやり取りが多い企業や、ISMS・Pマークなどのセキュリティ認証に準拠したファイル共有が求められる企業。金融、医療、建設、自治体などの業種に特に向いています。
どんなタイプか：
取引先やパートナー企業との機密ファイル共有を、承認・制限・ログで統制するタイプです。送信前後のチェックを仕組み化し、社外共有の安全性を高める点が特徴です。
このタイプで重視すべき機能：
✅上長承認つきファイル送信ワークフロー
社外送信前に承認を挟み、誤送信や不正な持ち出しを業務フローで抑えます。
📋詳細なアクセス制御・操作ログ管理
ファイルごとに権限を分け、操作履歴を残して監査や事故時の確認をしやすくします。
おすすめ製品３選
box
社外とのファイル共有を全社規模で厳格に統制したい大企業におすすめ
boxは、社外共有を全社基盤として厳格に統制したい企業向けのエンタープライズ型オンラインストレージです。
7段階の権限設定に加え、リンク期限、パスワード付きリンク、ダウンロード禁止、外部ドメイン限定共有、IP制限、デバイス制限、保持期間ルールまで扱えるため、取引先との機密ファイル共有を管理者が細かく制御できます。
FitGapでは機能性・セキュリティ・連携の評価がカテゴリ内1位で、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどとの共同編集や外部アプリ連携まで含めて選びたい中堅・大企業に向きます。
一方、料金評価は低めで最低利用ID数や上位プラン前提の機能もあります。小規模な送受信だけなら過剰になりやすく、日本固有の法対応を重視する場合も運用設計の確認が必要です。
価格
0円~
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
IMAGE WORKS
画像・動画素材の整理と社外配布に強い素材管理向けストレージ
IMAGE WORKSは、画像・動画などのデジタル資産を探しやすく整理し、社外へ安全に配布する用途に強いオンラインストレージです。
100項目以上の属性情報、類似画像検索、自動タグ付けにより、カタログ画像や販促素材を大量に扱う部門でも目的の素材を見つけやすく、保持期間ルールと自動削除ルールで公開後の管理も行えます。FitGapでは製造業シェアが1位、卸売・小売も2位タイで、製品写真や動画を代理店・販売店へ配布する企業に向きます。
boxのような汎用的な全社共有基盤より、素材の検索・配信・廃棄を重視する場合に選びやすい製品です。
一方、共同編集、Office形式編集、PDF注釈編集は非対応です。社外メンバーと文書を編集する運用や、単純なファイル送受信だけの小規模用途では他製品も比べる必要があります。
価格
15,000円
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
Final Document
パスワード付き添付ファイルの別送をやめて安全に送信したい企業向け
Final Documentは、パスワード付きZIPを別送するPPAPやメール添付を、共有リンク型の安全なファイル送信へ置き換えることに焦点を絞ったクラウドサービスです。
最大10GBの送付、上長承認、自動ウイルスチェック、ワンタイムパスワード、受信者からのアップロードに対応し、Outlookから送れるため、日常のメール業務を大きく変えずに社外送信を統制できます。
FitGapではリンク期限、パスワード付きリンク、ダウンロード禁止、外部共有禁止ルール、アクセスログ詳細、IP制限に対応し、料金評価もこのタイプ内で上位です。請求書や契約書を取引先とやり取りする中小・中堅企業、電子帳簿保存法対応も進めたい法人に向きます。
一方、共同編集、Office形式編集、デバイス登録制限、自動削除ルールは非対応です。全社のコンテンツ管理や端末単位の統制まで求める大企業は、boxなど管理機能の広い製品と比較した方がよいです。
価格
¥2,000
月額
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
社内ファイルサーバー置き換えタイプ 🗄️
このタイプが合う企業：
オンプレミスのファイルサーバーを運用中で、老朽化やリモートワーク対応を機にクラウドへ移行したい企業。ユーザー数が多く、容量課金で全社導入のコストを抑えたい中堅〜大企業にも向いています。
どんなタイプか：
社内ファイルサーバーをクラウドへ移し、従来のフォルダ操作に近い形で全社利用するタイプです。容量課金やドライブ連携により、移行後の運用変更を抑えやすい点が特徴です。
このタイプで重視すべき機能：
📁エクスプローラー連携（ドライブマウント）
エクスプローラーやFinderからクラウドのフォルダを扱え、移行後の操作研修を減らせます。
💰容量ベースの定額課金（ユーザー数無制限）
容量単位の定額料金でユーザー追加の費用を抑え、全社展開時の予算を読みやすくします。
おすすめ製品３選
NotePM
ファイル保管とマニュアル・ナレッジ共有を一緒に整えたい企業におすすめ
NotePMは、単なるファイル置き場ではなく、社内マニュアルやFAQを作成・検索しながら蓄積できる社内Wiki寄りのオンラインストレージです。
フォルダ・タグ・全文検索で情報を探しやすく、FitGapではこのタイプ内で唯一バージョン履歴を無制限に残せるため、規程や手順書の改訂過程を長く追いたい企業に向きます。
操作性評価もカテゴリ上位で、中小企業シェアは1位タイです。特に、ファイルサーバー移行を機にナレッジ共有まで整えたい小規模〜中小企業、IT・インターネット業界の部門横断利用にオススメです。
一方、削除ファイル復元、Office形式編集、差分同期は非対応です。Officeファイルの共同編集や大容量ファイルの同期を中心にしたい企業は、別製品と比較してください。
価格
¥4,800
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
RICOH Drive
複合機でスキャンした紙文書をクラウドに集約したい企業におすすめ
RICOH Driveは、従来のフォルダ型ファイルサーバーの使い勝手を保ちつつ、リコー複合機でスキャンした紙文書や現場写真までクラウドに集約しやすいオンラインストレージです。
100世代のバージョン管理に加え、リンク期限、パスワード付きリンク、IPアクセス制限で社外共有を絞れるため、取引先との図面・帳票共有を安全に進めたい企業に向きます。
FitGapではセキュリティ評価がこのページ内で上位、建設・不動産のシェアも2位タイです。リコー機器を使う中小〜中堅企業や、紙資料を多く扱う現場に特に合います。
一方、ダウンロード禁止リンク、外部ユーザー招待、共同編集、Office形式編集は非対応で、月間アップロード容量にも上限があります。社外メンバーとOfficeファイルを同時編集したい企業は他製品も見比べてください。
価格
¥1,050
月/ユーザーID
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
おまかせクラウドストレージ
ファイルサーバーをそのままの操作感でクラウド化したい企業におすすめ
おまかせクラウドストレージは、NTT西日本の回線認証とWindowsフォルダ型の操作感を軸に、社内ファイルサーバーをそのままクラウドへ移しやすいサービスです。
Microsoft Teams連携に加え、FitGapではこのタイプ内で外部ドメイン限定共有、外部ユーザー招待、Office形式編集、共同編集にそろって対応しており、取引先を限定しながらOffice文書を同時編集したい企業に向きます。
中小企業シェアもこのページ内で2位タイで、支社や店舗を持つ企業の共有基盤として候補にしやすい製品です。
一方、モバイル検索、全文検索、タグ付け分類、差分同期、バージョン履歴無制限は非対応または追加オプションです。外出先で大量ファイルを検索したい営業部門や、NTT回線を前提にしない企業は別製品も比較してください。
価格
¥3,850
月額
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
比較すべき機能の優先度マップ
どこから比較すべきか
製品には数多くの機能がありますが、選定の決め手になるのは一部の機能だけです。そこで各機能を「多くの企業で必要か」と「製品ごとに対応が分かれるか」の2つの軸で4つに分け、比較する順番が分かるように並べました。下の表では、このページに登場した製品が各機能にどう対応しているかを、上から順に確認できます。
標準対応
オプション/条件付き
非対応
選定の決め手
共有のオンラインストレージでは、候補ごとの差が導入後の運用に響く項目を中心に確認し、必要な体制や利用場面に合う製品を絞り込みます。
Microsoft OneDrive | Google Drive | Dropbox | box | IMAGE WORKS | Final Document | NotePM | RICOH Drive | おまかせクラウドストレージ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
自動削除ルール 期限到来で自動削除できるか | |||||||||
バージョン履歴無制限 過去バージョンを長期間保持できるか | |||||||||
デバイス登録制限 登録端末のみアクセスを許可できるか | |||||||||
保持期間ルール自動適用 フォルダごとに保持期間を自動適用できるか | |||||||||
差分同期対応 更新部分のみを差分で高速同期できるか |
一部の企業で必須
共有のオンラインストレージでは、特定の業務条件や連携先がある場合に効く項目を確認し、自社だけに必要な対応を見落とさないようにします。
Microsoft OneDrive | Google Drive | Dropbox | box | IMAGE WORKS | Final Document | NotePM | RICOH Drive | おまかせクラウドストレージ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
スマホ撮影自動アップロード 撮影した写真・動画を自動でアップロードできるか | |||||||||
PDF注釈編集 PDFにコメントやマーキングができるか | |||||||||
外部ドメイン限定共有 共有相手を特定ドメインのみに制限できるか |
ほぼ全製品が対応
共有のオンラインストレージでは、多くの製品に備わる基本対応を確認し、候補同士で差が出にくい前提機能を整理して比較します。
Microsoft OneDrive | Google Drive | Dropbox | box | IMAGE WORKS | Final Document | NotePM | RICOH Drive | おまかせクラウドストレージ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
外部共有禁止ルール 管理者が外部共有を禁止・制限できるか | |||||||||
モバイル大量アップロード スマホから多数ファイルを一括アップロードできるか | |||||||||
モバイル共有 スマホから外部共有を簡単に行えるか |
優先度が低い
共有のオンラインストレージでは、用途が限られる項目を切り分け、初期選定では重視しすぎず、必要な段階で確認する観点として扱います。
Microsoft OneDrive | Google Drive | Dropbox | box | IMAGE WORKS | Final Document | NotePM | RICOH Drive | おまかせクラウドストレージ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Office形式編集 Office形式をクラウド上で編集できるか | |||||||||
共同編集 同一ファイルを複数人が同時編集できるか |
共有のオンラインストレージの選び方
このページでの絞り込み方
- 1タイプを見て、共有の主な場面を絞る社内でOffice文書を共同編集するのか、取引先へ機密資料を送るのか、社内ファイルサーバーを置き換えるのかで向く製品は変わります。まずは共有相手と作業内容に近いタイプを選ぶと、大枠を決めやすくなります。タイプ別おすすめへ ↑
- 2必須機能は、優先度マップで抜け漏れを押さえる自動削除や保持期間、端末制限、差分同期は運用に直結します。社外共有やスマホ利用が多い場合は、条件付き要件も合わせると抜け漏れを減らせます。機能の優先度マップへ ↑
- 3運用・契約条件で比べ方をそろえる同じオンラインストレージでも、共同編集用の置き場所と社外送信用の窓口では管理方法が違います。下の比較ポイントでは、機能の○×に加えて確認したい運用・契約条件を整理します。
機能の○×に加えて、共有相手とファイル量をそろえると導入後の使い方を想像しやすくなります。管理担当者と契約単位も合わせると、共同編集や社外受け渡し、全社保管の違いを比べやすくなります。
機能だけでは分かりにくい、運用・契約条件の比較ポイント
共同編集と一時送信の使い分け
社内で毎日更新する文書と、取引先へ一度だけ渡す資料では、置き場所と管理担当が変わります。用途を混ぜると、不要な外部リンクや古い版が残りやすくなります。
製品の分かれ方：製品は大きく3通りです。日常の共同編集を中心にする製品、大容量ファイルを送る製品、取引先との送受信を管理する製品です。
- 日常の共同編集を中心にする製品文書を保存した場所から複数人で更新しやすい製品です。ただし社外共有を細かく統制する場合は、管理者側の設定範囲も確認します。代表製品：Microsoft OneDrive / Google Drive
- 大容量ファイルを送る製品動画や制作データを相手に渡しやすい製品です。ただし長期保管や承認の流れまで含めると、別の管理基盤が必要になる場合があります。代表製品：Dropbox / IMAGE WORKS
- 取引先との送受信を管理する製品外部との受け渡しを管理者側で統制しやすい製品です。ただし文書を共同編集する場面では、別の作業場所を用意する場合があります。代表製品：box / RICOH Drive
ファイル種別に合わせた保管単位
販促用の画像や動画、スキャンした紙文書、社内マニュアルでは探し方が違います。ひとつのフォルダ運用に寄せすぎると、検索や整理のルールが部門ごとにずれます。
製品の分かれ方：製品は大きく3通りです。Office文書を中心に保管する製品、画像や動画を資産として整理する製品、紙文書をまとめる製品です。
- Office文書を中心に保管する製品会議資料や表計算ファイルを部門内で探しやすく保管できます。ただし画像や動画の属性管理まで求める場合は、素材管理寄りの製品も比較します。代表製品：Microsoft OneDrive / Google Drive
- 画像や動画を資産として整理する製品写真や動画を探して配布する業務に向きます。ただし校正や配信の流れまで含むと、担当部門の運用ルール作りが必要です。代表製品：IMAGE WORKS
- 紙文書をまとめる製品スキャン文書を一元化しやすい製品です。ただし共同編集より保管と送受信が中心になるため、更新担当を決めないと情報が古くなります。代表製品：RICOH Drive
社外共有の管理体制
取引先やグループ会社が増えるほど、リンク発行や期限変更を誰が担うかが曖昧になります。承認やログ確認の担当を決めないまま使うと、外部に残るファイルを追いにくくなります。
製品の分かれ方：製品は大きく3通りです。全社ルールで権限を管理する製品、送受信手順を絞る製品、回線やフォルダ権限と組み合わせる製品です。
- 全社ルールで権限を管理する製品部署をまたぐ外部共有を管理しやすい製品です。ただし権限設計を細かくするほど、管理者の設定作業は増えます。代表製品：box
- 送受信手順を絞る製品取引先とのファイル受け渡しを決まった手順に寄せやすい製品です。ただし共同編集や常設フォルダまで広げる場合は、用途の線引きが必要です。代表製品：RICOH Drive
- 回線やフォルダ権限と組み合わせる製品社内ファイルサーバーに近い運用で外部共有を管理できます。ただし初期設定では、部門ごとのフォルダ権限を整理する手間があります。代表製品：おまかせクラウドストレージ
利用人数と容量が増えたときの契約単位
小規模チームで始める場合と全社の保管場所にする場合では、費用の増え方が変わります。利用者数だけで決めると、容量追加や外部ユーザーの扱いで想定外の負担が出ます。
製品の分かれ方：製品は大きく3通りです。ユーザー単位で契約しやすい製品、容量や拠点構成をそろえて見積もる製品、既存の業務基盤に含めて考える製品です。
- ユーザー単位で契約しやすい製品人数に合わせて始めやすい製品です。ただし共有範囲が全社に広がると、プランや容量の見直しが必要です。代表製品：Dropbox
- 容量や拠点構成をそろえて見積もる製品大容量保管や多拠点展開を前提に条件を決めやすい製品です。ただし比較には、同じ容量と同じ支援範囲で見積もる手間がかかります。代表製品：box / おまかせクラウドストレージ
- 既存の業務基盤に含めて考える製品メールや会議ツールと同じ契約で管理しやすい製品です。ただし単体ストレージだけを置き換える場合は、既存ライセンスとの重複に注意が必要です。代表製品：Microsoft OneDrive / Google Drive
よくある質問
共有のオンラインストレージでは、どんな共有ができますか？
社内メンバーとの共同編集から、取引先へのパスワード付きリンク共有、フォルダ単位の権限分けまで行えます。Office連携型はチームの同時編集に強く、セキュリティ重視型は社外との機密ファイル共有に向き、ファイルサーバー置換型は全社運用に適します。誰と何を共有するかで適したタイプが分かれます。
社外と共有するとき、情報漏えいを防げますか？
パスワードや有効期限、ダウンロード可否といった細かな権限をリンクごとに設定でき、誤送信や漏えいのリスクを抑えられます。誰がいつアクセスしたかのログを残せる製品なら、証跡も追えます。社外との共有が多いなら、リンク制御の細かさとログの範囲を確認しておきましょう。
社内ファイルサーバーをそのままクラウド共有に置き換えて大丈夫ですか？
移行は有効ですが、既存のフォルダ権限が複雑なまま持ち込むと、共有範囲の事故や使いにくさを招きます。移行を機に、フォルダ構成とアクセス権限を整理するのが定着の近道です。大量データの初期移行には時間がかかるため、移行手順と権限設計を先に固めてから切り替えましょう。
共有のオンラインストレージの料金はどのくらいですか？
社内共有はOneDriveやGoogle Drive、boxの無料枠でも始められます。国産ではFinal Documentが月2,000円、NotePMが月4,800円です。RICOH Driveは月1,050円/IDで、社外ゲストにも課金されるかで総額が変わるため共有人数を含めて見積もりましょう。
共有を始めるとき、最初に決めておくことは何ですか？
フォルダ構成と命名ルール、誰がどこまで編集・閲覧できるかの権限を最初に決めると、後の混乱を防げます。社外共有のリンクは有効期限やパスワードを必須にするなど、運用ルールをそろえることも大切です。ルールが曖昧なまま始めると、ファイルが散らばり共有事故も起きやすくなります。
※掲載している機能・対応範囲・料金は一般的な目安です。製品・プラン・契約条件により異なる場合があるため、導入前に各製品の最新の公式情報や比較表でご確認ください。
サービスカテゴリ
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