営業担当者が顧客先を訪問する機会が多い企業では、iPhoneからの資料確認が欠かせません。移動中や訪問先で最新の提案資料や価格表をすぐに確認できる環境が必要です。オンラインストレージを導入すれば、iPhoneから常に最新の営業資料にアクセスできます。顧客からの急な質問にも、その場でiPhoneを使って正確な情報を提供できるため、商談の質が向上します。

建設現場や設備点検などの作業記録をiPhoneで撮影している企業に最適です。作業完了後にiPhoneで撮影した写真を、その場でオンラインストレージへ保存できます。事務所に戻ってからパソコンへデータを移す手間が不要になります。また、複数の現場で作業する担当者が撮影した写真を、管理者が事務所からリアルタイムで確認できる点も便利です。作業の進捗状況を把握しやすくなります。

リモートワークを導入している企業や、複数の拠点を持つ企業では情報共有が課題です。iPhoneを業務用端末として支給している場合、社員がどこにいてもファイルにアクセスできる環境が求められます。オンラインストレージがあれば、自宅で作業する社員も会議資料をiPhoneで確認できます。通勤電車の中でiPhoneを使って報告書を読んだり、出張先のホテルから企画書を確認したりすることが可能です。

商品撮影やイベント記録などで大量の写真を扱う企業では、データ管理が重要です。iPhoneのカメラは高画質なため、撮影したファイルサイズが大きくなりがちです。オンラインストレージに自動保存する設定にしておけば、iPhone本体の容量不足を防げます。撮影した写真をすぐにデザイナーや企画担当者と共有できるため、制作のスピードが上がります。大容量の動画ファイルも、オンラインストレージ経由で安全に共有できます。

個人向けのオンラインストレージは、主に個人の写真や動画の保存を目的としています。iPhoneから簡単に利用開始でき、設定も複雑ではありません。一方、法人向けのオンラインストレージは、企業での利用を前提に設計されています。管理者が社員のアカウントを一括で管理できる機能や、誰がどのファイルにアクセスしたかを記録する機能が備わっています。法人向けでは、退職した社員のアカウントを無効化したり、部署ごとにアクセスできるフォルダを制限したりできます。

無料で利用できる小容量タイプから、有料の大容量タイプまで幅広く存在します。無料タイプは数ギガバイト程度の容量で、個人の文書ファイル保存には十分です。しかし、iPhoneで撮影した高画質の写真や動画を大量に保存するには不足します。有料の大容量タイプでは、数百ギガバイトから無制限のプランまで用意されています。企業で複数の社員がiPhoneから保存する場合は、大容量タイプの契約が必要になります。

基本的なセキュリティのみのタイプと、高度なセキュリティ機能を持つタイプがあります。基本タイプでは、iPhoneからのログイン時にパスワード認証を行います。高度なセキュリティタイプでは、パスワードに加えて認証コードの入力を求める2段階認証に対応しています。さらに、iPhoneからアクセスできるIPアドレス（ネット上の住所のようなもの）を制限する機能もあります。金融機関や医療機関など、特に高いセキュリティが求められる業界では、高度なセキュリティタイプの選択が必要です。

iPhoneで撮影した写真を自動的に保存する自動同期タイプと、手動で選んで保存する手動同期タイプがあります。自動同期タイプは、iPhoneで撮影した瞬間にオンラインストレージへ保存されます。バックアップを忘れる心配がなく、手間もかかりません。ただし、通信量が増えるため、WiFi環境がない場所では注意が必要です。手動同期タイプは、保存したいファイルを自分で選べます。業務に関係ない個人的な写真は保存しないという使い分けができます。

AIアシスタント（エージェント）の活用により、声やチャットでファイルを自在に操作する時代が近づいています。例えばOneDriveでは、エージェントに「去年の旅行写真を見つけてアルバムを作って」と指示すれば、AIが該当写真を検索しアルバムにまとめることが可能です。またAppleもiPhoneのSiriを大幅に強化中で、テキストでの質問入力や他アプリとの直接連携が可能となりつつあります。これにより、予定の調整やファイル送信といった作業も、複数のアプリを開かず対話だけで完了できるようになります。

膨大なファイルの整理もAIに任せられる方向へ進んでいます。サービス各社は従来のフォルダ階層にとらわれない柔軟な整理を模索しており、Dropboxでは関連するファイルをAIが自動で束ねる「スタック」という概念を導入しました。これは複数のアプリにまたがる資料でも共通のテーマでプレイリストのようにまとめ、ユーザーが一つ一つフォルダ分けする負担を減らす試みです。またOneDriveでは、AIが類似写真やブレた写真を検出してグループ化し、整理や削除の提案まで行っています。将来的には、AIがファイルに自動でタグ付けや分類を行い、必要なときに関連資料を提示してくれる「セルフ整理」ストレージが現実化するでしょう。

オンラインストレージにおけるコンテンツ生成・編集機能もAIによって強化されています。MicrosoftのOneDriveでは、AIが文書を比較して差分をまとめたり、内容を音声で解説する機能まで登場しました。GoogleのWorkspaceではスライド資料内で画像の自動生成やプレゼンテーションの自動作成が可能となり、Appleにおいても写真アプリで自然言語を使って思い出ムービーを作成するなど、クリエイティブな用途でのAI活用が進んでいます。今後はAIがユーザーの意図を汲んで新規コンテンツを提案・生成し、編集の手間を一層減らす方向に発展していくでしょう。