タイプ別お勧め製品
グループウェア一体タイプ 🏢
このタイプが合う企業:
Microsoft 365やGoogle Workspaceをすでに利用中、もしくは導入予定の中小企業。オフィスアプリでの共同編集やメール連携を重視する方に最適です。
どんなタイプか:
Microsoft 365やGoogle Workspaceなどのグループウェアに標準搭載されているオンラインストレージです。メール・チャット・オフィスアプリとストレージがワンセットで提供されるため、すでにこれらのグループウェアを契約している中小企業であれば、追加費用なしでストレージを使い始められます。FitGapとしては、ストレージ単体ではなく「普段使いの業務ツールとの一体感」が最大の強みだと考えています。ファイルの保存から共同編集、社内外への共有まで、別のアプリに切り替えることなくシームレスに完結できるのが特徴です。
このタイプで重視すべき機能:
✏️オフィスアプリとのリアルタイム共同編集
Word・Excel・PowerPoint、あるいはGoogleドキュメント・スプレッドシートなどのオフィスアプリと直接連携し、ストレージ上のファイルを複数人で同時に編集できます。わざわざファイルをダウンロードして編集し直す手間がなくなります。
📩メール・チャットとのシームレスな共有
Outlook・Gmail・Teamsなど、普段使いのコミュニケーションツールからワンクリックでファイルを添付・共有できます。大容量ファイルもリンク共有で送れるため、メール容量制限に悩む必要がありません。
おすすめ製品3選
Microsoft OneDrive
おすすめの理由
価格
0円~
月額/ユーザー
無料トライアルあり
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Google Drive
おすすめの理由
価格
0円~
月
無料トライアルあり
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
WPS Cloud
おすすめの理由
価格
0円~
年
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
ファイルサーバー代替タイプ 🗄️
このタイプが合う企業:
社内ファイルサーバーやNASの老朽化・管理負荷に課題を感じている中小企業。情報システム専任者がいなくても安心して運用したい方に適しています。
どんなタイプか:
社内のファイルサーバーやNASの置き換えを主な目的としたオンラインストレージです。FitGapでは、中小企業がオンラインストレージを検討する理由の多くが「老朽化したファイルサーバーの入れ替え」であると見ています。このタイプの製品は、エクスプローラー感覚で使えるフォルダ構造や、部署・役職ごとの細かいアクセス権限設定など、従来のファイルサーバーに近い操作感と管理機能を備えています。国産ベンダーの製品が多く、日本語サポートや国内データセンター利用など、ITに専任担当者がいない中小企業でも安心して運用できるよう設計されています。
このタイプで重視すべき機能:
📁エクスプローラー感覚のフォルダ管理
Windowsのエクスプローラーと同じ操作感でファイルを管理できます。ドラッグ&ドロップでファイルをアップロードでき、これまでファイルサーバーに慣れていた社員も違和感なく移行できます。
🔐部署・役職単位の細かいアクセス権限設定
フォルダごとに閲覧・編集・ダウンロードの権限を細かく設定できます。部署や役職に応じて見せる範囲をコントロールでき、社内の情報管理ポリシーをそのままクラウドに反映できます。
おすすめ製品3選
おまかせクラウドストレージ
おすすめの理由
価格
¥3,850
月額
無料トライアルあり
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Fileforce
おすすめの理由
価格
990円
ID/月
無料トライアルあり
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
セキュアSAMBA
おすすめの理由
価格
0円~
月
無料トライアルあり
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
高度なセキュリティ・外部共有タイプ 🛡️
このタイプが合う企業:
取引先・顧客との機密ファイルのやり取りが多い中小企業。PPAP廃止対応やISMS取得に向けたセキュリティ強化を目指す方に最適です。
どんなタイプか:
取引先や顧客との安全なファイルやり取りを最重要視するオンラインストレージです。FitGapでは、社内だけでなく社外とのファイル共有頻度が高い企業こそ、このタイプを検討すべきだと考えています。きめ細かなアクセスポリシー、ダウンロード制限、透かし、監査ログなど、企業間のファイルやり取りに求められるセキュリティ機能が充実しています。PPAP(パスワード付きZIPファイル)廃止の流れを受け、安全なファイル送受信手段として導入する中小企業が増えています。
このタイプで重視すべき機能:
🔗外部共有リンクのセキュリティ制御
社外へファイルを共有する際、パスワード設定・有効期限・ダウンロード回数制限・閲覧のみ許可など、リンク単位で細かくセキュリティを制御できます。PPAP廃止後の安全なファイル受け渡し手段として活用できます。
📋詳細な操作ログ・監査証跡
誰がいつどのファイルにアクセス・ダウンロード・編集したかを詳細に記録します。不正アクセスの早期発見や、取引先からのセキュリティ監査への対応に役立ちます。
おすすめ製品3選
box
おすすめの理由
価格
0円~
ユーザー/月
無料トライアルあり
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Dropbox
おすすめの理由
価格
0円~
月額
無料トライアルあり
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
RICOH Drive
おすすめの理由
価格
¥1,050
月/ユーザーID
無料トライアルあり
中小企業でのシェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
要件の優先度のチャート:比較すべき機能はどれか
要件の優先度チャートとは?
製品の機能は多岐にわたりますが、選定の結果を左右するのは一部の機能です。 FitGapの要件の優先度チャートは、各機能を"必要とする企業の多さ"と"製品ごとの対応差"で4つに整理し、比較の優先順位をわかりやすく示します。
選定の決め手
💰ストレージ容量・料金体系の柔軟性
オンラインストレージの料金は「データ容量課金」と「ユーザー数課金」の2種類に大きく分かれます。中小企業では少人数・大容量のケースもあれば、人数が多いが容量は少ないケースもありますので、自社の利用パターンに合った課金モデルを選べるかどうかが最重要です。FitGapでは、まず料金体系の違いを把握してから製品を絞り込むことを強くおすすめしています。
🔗オフィスツールとの連携
Microsoft 365やGoogle Workspaceなど、日常的に使っているオフィスツールとの連携がスムーズかどうかは選定の決め手になります。OneDriveならMicrosoft 365、Google DriveならGoogle Workspaceとの親和性が圧倒的に高いため、すでに導入しているツールに合わせて選ぶと業務効率が大きく変わります。
🔐アクセス権限の設定範囲
フォルダやファイル単位で閲覧・編集・ダウンロードの権限を細かく設定できるかは、中小企業でも見落とせないポイントです。部署や役職、プロジェクト単位で柔軟に権限を割り振れる製品と、大まかにしか設定できない製品では、運用の安全性に大きな差が出ます。
📤社外とのファイル共有方法
取引先や業務委託先とのファイルやり取りが多い企業では、共有リンクのパスワード保護・有効期限の設定・ダウンロード回数制限などの機能が不可欠です。PPAP(パスワード付きZIP)の代替手段として活用するケースも増えていますので、共有機能の充実度は選定に直結します。
🖱️操作のわかりやすさ(UI)
中小企業ではITに詳しい専任担当がいないことも多く、全社員がストレスなく使えるかどうかは導入の成否を左右します。Windowsのエクスプローラーと同じ感覚で操作できる製品や、ドラッグ&ドロップだけでファイルをアップロードできる製品を選ぶと、教育コストを大幅に削減できます。
🇯🇵日本語サポートの充実度
FitGapとしては、海外製品を選ぶ場合でも日本語でのサポート体制があるかを必ず確認すべきだと考えています。トラブル発生時に英語しか対応していないと、中小企業では解決に時間がかかり業務が止まるリスクがあります。電話・チャット・メールなどサポートチャネルの種類も確認しましょう。
一部の企業で必須
🏢データ保管場所(国内DC)
業種や取り扱うデータの性質によっては、データの保管場所が日本国内のデータセンターであることが求められます。金融・医療・自治体関連の業務を行う企業では、国産サービスや国内DCを明示している製品を選ぶ必要があります。
🗂️Active Directory/LDAP連携
社内でActive Directoryを利用してアカウント管理を行っている場合、オンラインストレージと連携できるかどうかは運用負荷に大きく影響します。ユーザーの追加・削除を一元管理できれば、退職者のアカウント削除漏れによる情報漏えいリスクも防げます。
📦大容量ファイル転送
映像制作・建築設計・製造業など、数GB単位のファイルを扱う業種では、アップロード・ダウンロードの速度や1ファイルあたりの上限サイズを事前に確認しておく必要があります。通常の文書中心の業務であれば優先度は下がりますが、該当する企業にとっては必須の要件です。
🔄ファイルの同期方式(同期型/非同期型)
PCのローカルフォルダとクラウドを自動同期する「同期型」と、ブラウザやアプリからアクセスする「非同期型」では使い勝手が大きく異なります。端末の容量が少ない場合やデータ持ち出し制限を重視する企業では非同期型が向いており、自社の運用スタイルに合った方式を選ぶことが重要です。
📋監査ログ・操作履歴の取得
ISMSやPマーク取得企業、あるいは内部統制が求められる企業では、誰がいつどのファイルにアクセスしたかのログを取得・保存できるかが重要な要件になります。すべての企業に必須とは言えませんが、コンプライアンス対応が求められる業種では最優先で確認すべきです。
ほぼ全製品が対応
🛡️データの暗号化(通信・保存)
SSL/TLSによる通信の暗号化やAES256ビットによるデータの保存時暗号化は、現在の法人向けオンラインストレージではほぼ標準装備です。対応していない製品は逆に選択肢から外すべきですので、確認は必要ですが差別化のポイントにはなりにくいです。
📱マルチデバイス対応
PC・スマートフォン・タブレットからアクセスできるマルチデバイス対応は、ほぼすべての法人向け製品で標準的にサポートされています。外出先からのファイル確認は当たり前の機能として期待してよいでしょう。
🕐ファイルのバージョン管理
誤って上書きしてしまった場合に以前のバージョンに戻せる機能は、多くの製品に搭載されています。保持できる世代数や期間は製品によって異なりますが、基本機能としては広く対応しています。
優先度が低い
🆓無料プランの有無
無料プランは個人利用や検証目的には便利ですが、法人として本格的に導入する場合はセキュリティや管理機能が不十分なケースがほとんどです。FitGapでは無料プランの有無で製品を選ぶのではなく、無料トライアル期間を活用して有料プランの使い勝手を確認する方法をおすすめしています。
🤖AIによるファイル検索・分類
近年、AI搭載をアピールする製品が増えていますが、中小企業の一般的なファイル管理においてはAI機能が選定の決め手になることはまだ少ないです。将来性はありますが、現時点では基本機能の充実度やコストパフォーマンスを優先すべきです。
中小企業のオンラインストレージの選び方
1.今使っているオフィスツールから候補を絞る
最初のステップは、自社がすでに契約しているオフィスツールの確認です。Microsoft 365を利用中であればOneDrive、Google Workspaceを利用中であればGoogle Driveが追加費用なしで使えますので、まずこの「グループウェア一体タイプ」で十分かどうかを判断してください。共同編集やメール連携の利便性は他タイプの製品では代替しにくい強みですので、すでにどちらかを契約中の企業がわざわざ別の製品を導入するのはコストの二重払いになりがちです。FitGapとしては、一体タイプだけでは「アクセス権限の細かさ」や「社外共有のセキュリティ制御」が物足りないと感じた場合にのみ、次のステップへ進むことをおすすめしています。
よくある質問
中小企業向けオンラインストレージは、それ以外のオンラインストレージと何が違いますか?
特に注目すべきは、成長段階の企業に最適な機能バランスを実現することという点です。個人事業主向けツールでは対応しきれない複数人利用に対応し、大企業向けツールほど複雑ではない構成になっています。必要な機能を厳選しながら、使いやすさとコスト効率を両立させた設計です。企業の成長に合わせた段階的な導入が可能で、スケーラビリティも備えています。中堅企業から小規模な大企業まで、幅広い企業規模に対応できることが特徴です。
中小企業向けのオンラインストレージは、生成AIやAIエージェントの登場でどのように変化していますか?
中小企業向けのオンラインストレージは、生成AIとAIエージェントの登場で急速に進化しています。大規模言語モデルの導入により、オンラインストレージに保存した文書から必要な情報を即座に引き出せるようになっています。AIに自然な言葉で質問すれば、契約書の期限や会議メモ中の顧客名などを瞬時に検索して見つけ、長大なPDFレポートであっても数秒で要約してくれます。さらにはフォルダ全体の内容を一括で分析し概要を示すことも可能になり、蓄積されたファイル群を社内知識として活用しやすく変えてくれます。生成AIは情報を取り出すだけでなく、新たなコンテンツ作成まで支援します。例えばGoogle WorkspaceのAI(Gemini)は文書の種類に応じて提案を行い、ビジネスレポートを開けば提案書ドラフトの作成を促し、履歴書を開けば候補者への質問リストを自動生成します。
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