社内のすべてのパソコンがWindowsで統一されている企業では、Windows対応のオンラインストレージを導入することで業務の効率化が図れます。既存のWindowsの操作方法をそのまま活用できるため、従業員が新しい操作を覚える負担が少なくなります。また、Windowsの標準機能と連携することで、ファイルの保存や共有がスムーズに行えます。たとえば、エクスプローラー（ファイルを管理する画面）から直接ファイルを保存できるため、普段の作業の流れを変えずに利用できます。

本社と支社、あるいは複数の営業所を持つ企業では、拠点間でのファイル共有が重要です。Windows対応のオンラインストレージを使えば、各拠点のWindowsパソコンから同じファイルにアクセスできます。ある拠点で更新したファイルが即座に他の拠点でも確認できるため、情報の伝達がスムーズになります。加えて、メールでファイルを送る手間が省けるため、業務のスピードが上がります。

営業担当者は顧客先を訪問する機会が多く、外出先で資料を確認する場面が頻繁にあります。Windows対応のオンラインストレージを導入すれば、外出先からでも会社のファイルにアクセスできます。急な商談で必要な資料が出てきた場合でも、その場でファイルを開いて確認できます。さらに、ノートパソコンやタブレット型のWindowsパソコンから操作できるため、持ち運びしやすい環境で仕事ができます。

設計図や動画ファイルなど、容量の大きいファイルを日常的に扱う部門では、データの保存場所に困ることがあります。Windows対応のオンラインストレージなら、大容量のファイルをインターネット上に保存できるため、パソコンの容量を圧迫しません。チームメンバー間で大きなファイルを共有する際も、メールでは送れないサイズのファイルを簡単に共有できます。また、Windowsの標準機能を使ってファイルをアップロードできるため、特別な操作が不要です。

個人向けのオンラインストレージは、主に個人のファイル管理を目的としたタイプです。写真や文書などの個人的なファイルを保存し、自分の複数の端末から確認できます。Windowsのパソコンに加えて、スマートフォンやタブレットからもアクセスできる点が便利です。一方、企業向けのタイプは、複数人でのファイル共有や権限管理（誰がファイルを見られるかを決める機能）が充実しています。管理者が従業員のアカウントを一括で管理できたり、社外への情報漏洩を防ぐ機能が付いていたりします。

同期型のオンラインストレージは、Windowsパソコンの特定のフォルダとインターネット上のサーバーを自動的に同じ状態に保つタイプです。パソコンでファイルを保存すると、自動的にサーバーにもアップロードされます。反対に、サーバー側でファイルが更新されると、パソコン側にも自動的にダウンロードされます。このため、常に最新のファイルを利用できます。他方、非同期型は、必要なときに手動でファイルをアップロードしたりダウンロードしたりするタイプです。インターネットの通信量を節約したい場合や、すべてのファイルをパソコンに保存したくない場合に適しています。

パブリッククラウド型は、サービス提供会社が用意したサーバーを複数の企業や個人で共有して使うタイプです。Windowsパソコンから手軽に利用でき、初期費用を抑えて導入できます。サーバーの管理や保守はサービス提供会社が行うため、専門知識がなくても使えます。それに対して、プライベートクラウド型は、自社専用のサーバーを使うタイプです。他の企業とサーバーを共有しないため、セキュリティ（安全性）を高めたい企業に適しています。Windowsのシステム管理者が詳細な設定を行えるため、自社の運用方針に合わせたカスタマイズが可能です。

オンラインストレージは、保存できる容量によってもタイプが分かれます。無料で使えるタイプは、保存できる容量に制限があります。少量のファイルを保存するだけなら十分ですが、Windowsパソコンで作成した大容量のファイルを保存するには不向きです。また、有料のタイプは、保存できる容量が大きく、企業での利用に適しています。月額や年額の料金を支払うことで、必要な容量を確保できます。さらに、容量を柔軟に増減できるタイプもあり、事業の成長に合わせて調整できます。

単純にファイルを保存するだけのタイプと、ファイルの共有機能が充実したタイプがあります。基本的なタイプは、Windowsパソコンからファイルをアップロードして保存するだけの機能です。個人で使う場合や、シンプルな用途には適しています。一方、共有機能が充実したタイプは、特定のフォルダやファイルを他のメンバーと共有できます。共有する相手ごとに、閲覧だけ許可するか、編集も許可するかを設定できます。チームでの共同作業が多い企業では、共有機能が充実したタイプが便利です。

AIはユーザーの作業傾向やコンテキストを学習し、必要になりそうなファイルを先回りして提示することも可能になってきました。クラウドストレージの「おすすめ」機能などを通じて、今取り組んでいるプロジェクトに関連する資料や最近開いたファイルが自動表示されるため、目的のファイルを探す時間が短縮されます。また将来的には、AIがファイル内容に基づき自動でタグ付けや分類を行い、整理整頓を支援してくれることも期待されています。

さらに一歩進んだ応用として、AIエージェントがクラウド上のデータを活用し、複雑なタスクを自律的に実行するケースも現れています。例えばマイクロソフトでは、プロジェクト関連のファイル群を基に学習したAIアシスタントを作成し、チームメンバーがそのエージェントに自然言語で質問すると、プロジェクト固有の知識に基づいた回答が得られる仕組みを提供しています。個々のファイルを逐一共有する代わりに、AIエージェント自体を共有し、必要な情報を会話形式で引き出せるため、コラボレーションが円滑になります。将来的には、こうしたエージェントがファイル内容を分析してレポートをまとめたり、定期的なアップデートを自動通知するといった高度な支援を担う可能性があります。

クラウドストレージ内のデータを基に、新たなコンテンツを生成することも可能になりつつあります。例えば保存された複数の文書を解析し、その内容を要約したプレゼン資料を自動で組み立てる試みが進められています。また、蓄積された社内ドキュメントから知見を抽出し、AIがメール文や報告書の下書きを生成する機能も登場しました。生成AIの活用により、クラウド上のデータがより積極的に活用され、新たな付加価値を生み出す手助けとなっています。