クラウド型の受発注システムとは？
受発注システムとは、商品やサービスの注文から発注、納期管理、請求までの一連の受発注業務を電子的に管理するシステムです。取引先からの注文情報や社内での発注情報を一元管理し、リアルタイムで受発注状況を把握できる環境を提供します。注文データの自動取込、在庫との連携、納期管理、請求書の自動作成といった機能を備えており、単なるFAXや電話での受発注とは一線を画します。また、EDI（電子データ交換）に対応した製品を利用することで、取引先システムとの自動連携による完全データ化が可能となります。 クラウド型の受発注システムは、インターネット経由でサービスを利用する形態のシステムです。自社でサーバーを用意する必要がなく、Web上で受発注業務を行えます。場所を問わず受発注業務を行えるため、在宅勤務や外出先からでもシステムにアクセス可能です。受発注ミスの削減や業務スピードの向上、在庫最適化、さらには取引先との連携強化やコスト削減といった多様なメリットを実現します。なお、在庫管理や物流管理は供給連鎖管理（SCM）の領域となります。
クラウド型の受発注システム（シェア上位）
クラウド型の受発注システムとは？
更新：2025年06月19日
受発注システムとは、商品やサービスの注文から発注、納期管理、請求までの一連の受発注業務を電子的に管理するシステムです。取引先からの注文情報や社内での発注情報を一元管理し、リアルタイムで受発注状況を把握できる環境を提供します。注文データの自動取込、在庫との連携、納期管理、請求書の自動作成といった機能を備えており、単なるFAXや電話での受発注とは一線を画します。また、EDI（電子データ交換）に対応した製品を利用することで、取引先システムとの自動連携による完全データ化が可能となります。 クラウド型の受発注システムは、インターネット経由でサービスを利用する形態のシステムです。自社でサーバーを用意する必要がなく、Web上で受発注業務を行えます。場所を問わず受発注業務を行えるため、在宅勤務や外出先からでもシステムにアクセス可能です。受発注ミスの削減や業務スピードの向上、在庫最適化、さらには取引先との連携強化やコスト削減といった多様なメリットを実現します。なお、在庫管理や物流管理は供給連鎖管理（SCM）の領域となります。
オンプレミス型の受発注システムとの違い
クラウド型とオンプレミス型の受発注システムには、導入方法や運用コストなどの違いがあります。この段落では、具体的な違いを紹介します。
1
導入スピードの差
クラウド型は申し込み後すぐにシステムを利用開始できます。一方でオンプレミス型は、サーバーの準備やソフトウェアのインストール作業が必要です。導入までに数週間から数か月の期間を要する場合が多くあります。
2
初期費用の違い
クラウド型は月額料金制のため、初期費用を大幅に抑えられます。オンプレミス型では、サーバー機器の購入費用やライセンス料が必要です。数百万円の初期投資が発生するケースも珍しくありません。
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保守・運用の責任範囲
クラウド型では、システムの保守やアップデートはサービス提供会社が行います。オンプレミス型の場合、システム管理者が保守作業を担当する必要があります。バックアップやセキュリティ対策も自社で実施しなければなりません。
4
アクセス場所の制限
クラウド型はインターネット環境があれば、どこからでもシステムにアクセスできます。オンプレミス型では、基本的に社内ネットワークからのアクセスに限定されます。外部からアクセスするには、VPN（仮想専用線）などの追加設定が必要です。
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カスタマイズの自由度
オンプレミス型は、自社の業務に合わせて大幅なカスタマイズが可能です。クラウド型では、提供される標準機能の範囲内での利用が基本となります。独自の業務フローに合わせた改修は制限される場合があります。
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クラウド型の受発注システムを導入するメリット
クラウド型の受発注システムを導入するメリットには、コストの削減や業務の効率化などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
導入コストの削減
初期費用を大幅に抑えて受発注システムを導入できます。サーバー機器の購入や設置工事が不要なため、数十万円の予算でも導入が可能です。月額料金制により、予算計画も立てやすくなります。
場所に縛られない業務環境
インターネット環境があれば、オフィス以外からでも受発注業務を行えます。営業担当者が外出先から注文状況を確認したり、在宅勤務中に発注処理を行ったりできます。スマートフォンやタブレットからもアクセス可能なシステムが多数提供されています。
システム保守の負担軽減
サービス提供会社がシステムの保守・運用を行うため、社内の負担が軽減されます。システム管理者を専任で配置する必要がありません。セキュリティ対策やデータのバックアップも自動で実施されます。
最新機能の自動提供
新機能の追加やシステムのアップデートが自動で行われます。追加費用を支払うことなく、常に最新のシステムを利用できます。法改正に対応した機能も迅速に提供されるため、コンプライアンス対応も安心です。
災害時の業務継続性
データがクラウド上に保存されるため、自然災害や事故によるデータ消失のリスクが軽減されます。オフィスが使用できない状況でも、別の場所から業務を継続できます。複数のデータセンターでデータが管理されているため、高い可用性が確保されています。
クラウド型の受発注システムを導入する際の注意点
クラウド型の受発注システムを導入する際の注意点には、インターネット環境の依存やセキュリティ対策などがあります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
インターネット環境への依存
インターネット接続が不安定な場合、システムが利用できなくなる可能性があります。通信障害が発生すると、受発注業務が完全に停止してしまいます。安定したインターネット回線の確保と、複数回線の準備を検討する必要があります。
データのセキュリティ管理
重要な受発注データを外部のサーバーに保存することになります。サービス提供会社のセキュリティ対策やデータ管理体制を十分に確認する必要があります。情報漏洩や不正アクセスのリスクについて、契約前に詳しく検討することが重要です。
カスタマイズの制限
既存の業務フローに合わせた大幅な改修は困難な場合があります。特殊な業務要件がある企業では、標準機能だけでは対応できない可能性があります。導入前に、自社の業務要件とシステム機能の適合性を詳しく検証する必要があります。
ランニングコストの継続性
月額料金が継続的に発生するため、長期利用時の総コストを検討する必要があります。利用者数や機能追加により、月額料金が増加する場合があります。将来的な事業拡大を見据えた料金体系の確認が重要です。
サービス提供会社への依存
システムの運用や機能改善がサービス提供会社に依存します。提供会社の事業継続性や技術力を慎重に評価する必要があります。サービス終了や会社の倒産により、システムが利用できなくなるリスクも考慮しなければなりません。
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クラウド型受発注システムの業務効率化と自動化
クラウド環境を活用することで、従来の手作業による受発注業務を大幅に効率化し、自動化による正確性向上を実現できます。リアルタイムでの情報共有と処理の迅速化により、ビジネススピードの向上が期待できます。
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受発注業務の完全デジタル化による効率向上
紙やファックスによる受発注業務をデジタル化することで、処理時間を大幅に短縮できます。注文情報の手入力が不要になり、転記ミスを防げます。デジタル化により、注文から納品までの全工程を一元管理し、進捗状況をリアルタイムで把握できるようになります。
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在庫連携によるリアルタイム管理の実現
在庫管理システムと連携することで、注文時点での在庫状況を即座に確認できます。在庫不足による欠品を事前に防ぎ、適切な納期回答が可能になります。自動発注機能により、設定した在庫水準を下回った際の補充作業も効率化されます。
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承認ワークフローの自動化で迅速な処理
受注や発注の承認プロセスを自動化し、設定したルールに基づいて処理を進められます。承認者への通知機能により、決裁待ちの時間を短縮できます。承認履歴の記録により、責任の所在を明確にし、監査対応も容易になります。
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複数拠点間での情報共有と一元管理
本社と支店、営業所間での受発注情報をリアルタイムで共有できます。拠点をまたがる大型案件の進捗管理が効率化されます。各拠点の売上実績や在庫状況を本社で一括管理し、全社的な戦略立案に活用できます。
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取引先との電子連携によるペーパーレス化
取引先との注文書や納品書のやり取りを電子化し、紙の使用量を削減できます。EDI（電子データ交換）により、取引先システムとの直接連携が可能になります。印刷や郵送コストの削減とともに、処理スピードの向上を実現できます。
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中小企業におけるクラウド型受発注システム活用
中小企業の限られたリソースでも効果的に受発注業務を管理し、成長段階に応じてシステムを拡張できる柔軟性が重要です。専門的な知識がなくても導入できる簡便性と、取引先との関係強化につながる機能が求められます。
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少人数体制での効率的な受発注管理
限られた人員で多くの受発注業務を処理する必要がある中小企業において、一人で複数の業務を兼任できます。自動化機能により、繁忙期でも品質を保った業務処理が可能になります。担当者不在時でも、他のスタッフが代替業務を行えるよう情報が整理されます。
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成長段階に応じた柔軟なシステム拡張
事業拡大に伴う取引先や商品数の増加に対応できる拡張性を持ちます。初期は基本機能のみで運用し、必要に応じて機能を追加できます。利用者数の増加にも柔軟に対応し、段階的な投資が可能になります。
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専門知識不要で始められる導入の簡便性
システム管理者を専任で配置することなく、一般的なパソコン操作ができれば利用開始できます。複雑な設定作業は不要で、テンプレート（ひな形）を活用して短期間で運用を開始できます。操作マニュアルやサポート体制が充実しており、導入後の不安を軽減できます。
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取引先との信頼関係構築に向けたデータ透明性
注文状況や納期情報を取引先と共有することで、透明性の高い取引関係を構築できます。正確な情報提供により、取引先からの信頼度向上につながります。問い合わせ対応が迅速になり、顧客満足度の向上が期待できます。
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コスト負担を抑えた段階的機能追加
月額料金制により、初期投資を抑えてシステム導入が可能です。必要な機能から段階的に追加し、予算に応じた運用ができます。利用状況に応じてプランを変更でき、無駄なコストを削減できます。
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クラウド型受発注システムの運用課題と対策
クラウド環境特有の課題を理解し、適切な対策を講じることで安定した運用を実現できます。事前の準備と継続的な改善により、システムの効果を最大化することが重要です。
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インターネット障害時の業務継続対策
インターネット接続が不安定になった場合の業務継続方法を事前に検討する必要があります。複数の通信回線を準備し、障害時の切り替え手順を整備します。オフライン作業用の代替手段を用意し、復旧後のデータ同期方法を明確にしておきます。
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データ移行時の業務停止リスク軽減
既存システムからクラウドシステムへのデータ移行時に業務が停止するリスクがあります。移行作業は段階的に実施し、テスト環境での検証を十分に行います。移行期間中の業務継続計画を策定し、関係者への事前周知を徹底します。
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既存システムとの連携における技術的課題
会計システムや在庫管理システムとの連携で技術的な問題が発生する可能性があります。連携仕様の事前確認と、データ形式の整合性検証が必要です。システム間のデータ不整合を防ぐため、定期的な同期チェック機能を活用します。
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従業員の操作習得とトレーニング体制
新しいシステムの操作方法を従業員が習得するまでに時間がかかる場合があります。段階的な教育プログラムを実施し、操作に慣れるまでサポートを継続します。操作マニュアルの整備と、社内での情報共有体制を構築します。
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取引先のシステム対応レベルへの配慮
取引先のIT環境や対応能力にばらつきがある場合、システム連携が困難になることがあります。取引先ごとの対応方法を個別に検討し、段階的な導入を提案します。従来の方法との併用期間を設け、スムーズな移行を支援します。
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業界特化型クラウド受発注システムの特徴
各業界の商習慣や特殊な要件に対応した専門機能により、標準的なシステムでは実現困難な業務効率化を図れます。業界固有のルールや規制に準拠した機能により、コンプライアンス対応も強化できます。
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製造業向けの部品調達と納期管理対応
部品表（BOM：Bill of Materials）に基づく一括発注機能により、製造計画との連動が可能です。部品の調達リードタイム（発注から納品までの期間）を考慮した自動発注機能を備えます。製造工程の進捗に応じた部品の引当管理により、在庫の最適化を実現します。
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卸売業における大量取引データの処理能力
一日あたり数千件の受発注データを安定して処理できる性能を持ちます。バッチ処理（まとめて処理する方式）により、大量データの一括更新が可能です。取引先ごとの価格体系や割引条件の複雑な計算に対応し、正確な見積作成を支援します。
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小売業のシーズン商品と在庫回転への対応
季節商品の需要予測機能により、適切な発注量の算出が可能です。商品の売れ行きデータを分析し、在庫回転率の向上につながる発注提案を行います。見切り商品の管理機能により、過剰在庫の早期処分を支援します。
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建設業の資材発注と工期連動管理
工事進捗に連動した資材の発注タイミング管理により、現場での資材不足を防げます。資材の搬入スケジュール調整機能により、現場の作業効率向上を支援します。工事変更に伴う追加資材発注の迅速な対応が可能になります。
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食品業界の賞味期限管理と品質保証対応
商品の賞味期限や消費期限を考慮した発注・納期管理により、食品ロスを削減できます。ロット管理機能により、品質問題発生時のトレーサビリティ（追跡可能性）を確保します。食品衛生法などの法規制に対応した帳票作成機能を備えています。
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