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ワークフローを備えた文書管理システム

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あなたにおすすめ

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

文書管理システムとは?

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。特に「ワークフロー」機能が組み込まれた文書管理システムは、文書の作成から承認、保管までの一連の流れを自動化し、業務プロセスを効率化する点で非常に有用です。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向にあります。一方で、ワークフロー機能を活用することで、業務プロセスの透明性と効率性を高めることができる点が特徴です。FitGapの文書管理システム診断を利用すれば、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

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ワークフローを備えた文書管理システム(シェア上位)

desknet's NEO
desknet's NEO
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中11
事業規模
中小企業 12
中堅企業 41
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,881
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中44
事業規模
中小企業 0
中堅企業 14
大企業 86
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,496
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中49
事業規模
中小企業 16
中堅企業 66
大企業 18
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中55
事業規模
中小企業 0
中堅企業 25
大企業 75
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型グループウェアです。1ユーザーあたり月額220円(税込)という低コストで、スケジュール管理、設備予約、掲示板、ワークフロー申請、勤怠管理など全26種類にも及ぶ機能を標準提供します。自社サーバーや専用ソフトの用意が不要で、初期費用もゼロのため、グループウェアを手軽に導入したい企業に最適です。スマートフォンやタブレットからも直感的に操作できる見やすい画面デザインで、ITに詳しくない方でも安心して利用できます。約20年以上にわたり中堅・中小企業を中心に4,000社以上で導入された実績があり、安定したサービス運用と丁寧なサポート体制も魅力です。まずは小規模チームからグループウェアを試してみたい場合にもピッタリの入門サービスと言えます。
コスト
月額110
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 100
中堅企業 0
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額770
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール(Outlook)やオンライン会議(Teams)、クラウドストレージ(OneDrive)などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社オロが提供するクラウドERPシステム「ZAC」は、案件・契約・プロジェクト単位で業務が進行するIT・Web開発業、広告業、コンサル業などに最適化されたシステムです。案件ごとの売上・原価・経費を一元管理でき、プロジェクト別の損益をリアルタイムに可視化して経営判断を支援します。受注前の見込段階から売上・利益予測が可能で、将来の経営数値を精度高く把握できます。標準搭載の電子承認・ワークフロー機能により承認漏れを防ぎ、証跡管理で内部統制の強化にも役立ちます。管理会計機能やダッシュボードも充実し、全社・案件別の経営指標を一元把握可能です。中堅~中小規模のプロジェクト型ビジネス企業に最適です。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年07月10日

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。特に「ワークフロー」機能が組み込まれた文書管理システムは、文書の作成から承認、保管までの一連の流れを自動化し、業務プロセスを効率化する点で非常に有用です。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向にあります。一方で、ワークフロー機能を活用することで、業務プロセスの透明性と効率性を高めることができる点が特徴です。FitGapの文書管理システム診断を利用すれば、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。特に、ワークフロー機能を活用することで、文書の承認プロセスが明確になり、関連文書の検索も簡単になります。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。さらに、ワークフロー機能を活用することで、承認履歴や変更履歴を一元管理できるため、内部統制が強化されます。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。ワークフロー機能によって、紙ベースで行われていた承認作業も電子化され、さらなる効率化が図れます。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特にワークフロー機能を最大限に活用するためには、承認ルートや役割分担を明確にすることが重要です。運用ルールは詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。ワークフロー機能を利用する場合、承認プロセスに関わるデータも含まれるため、セキュリティ対策がより一層求められます。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。

able

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文書管理システムの選び方

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれます。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能、さらに契約書の承認プロセスを含むワークフロー機能などを備えています。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 ・特定のフォルダからの自動登録 ・書類の自動仕分け これらの機能は、ワークフローの開始点としても利用でき、登録された文書が自動的に承認プロセスに組み込まれることで、効率的な業務フローが実現します。

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知 ワークフロー機能と組み合わせることで、承認待ちや進行中の文書を簡単に特定でき、プロジェクトの進捗管理が容易になります。

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。 ・アラート設定 ・自動破棄 ・自動更新 これらの機能にワークフロー機能を組み合わせることで、期限管理と承認プロセスが連動し、期限が近づいている文書の承認を自動的に促すことができます。

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 ワークフロー機能もセキュリティ管理の一環として、承認ルートや役割分担を明確にし、不正アクセスやデータ改ざんを防ぐための重要な要素となります

able

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