ワークフローを備えた文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年07月10日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。特に「ワークフロー」機能が組み込まれた文書管理システムは、文書の作成から承認、保管までの一連の流れを自動化し、業務プロセスを効率化する点で非常に有用です。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向にあります。一方で、ワークフロー機能を活用することで、業務プロセスの透明性と効率性を高めることができる点が特徴です。FitGapの文書管理システム診断を利用すれば、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。特に、ワークフロー機能を活用することで、文書の承認プロセスが明確になり、関連文書の検索も簡単になります。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。さらに、ワークフロー機能を活用することで、承認履歴や変更履歴を一元管理できるため、内部統制が強化されます。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。ワークフロー機能によって、紙ベースで行われていた承認作業も電子化され、さらなる効率化が図れます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特にワークフロー機能を最大限に活用するためには、承認ルートや役割分担を明確にすることが重要です。運用ルールは詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。ワークフロー機能を利用する場合、承認プロセスに関わるデータも含まれるため、セキュリティ対策がより一層求められます。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれます。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能、さらに契約書の承認プロセスを含むワークフロー機能などを備えています。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 ・特定のフォルダからの自動登録 ・書類の自動仕分け これらの機能は、ワークフローの開始点としても利用でき、登録された文書が自動的に承認プロセスに組み込まれることで、効率的な業務フローが実現します。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知 ワークフロー機能と組み合わせることで、承認待ちや進行中の文書を簡単に特定でき、プロジェクトの進捗管理が容易になります。
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。 ・アラート設定 ・自動破棄 ・自動更新 これらの機能にワークフロー機能を組み合わせることで、期限管理と承認プロセスが連動し、期限が近づいている文書の承認を自動的に促すことができます。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 ワークフロー機能もセキュリティ管理の一環として、承認ルートや役割分担を明確にし、不正アクセスやデータ改ざんを防ぐための重要な要素となります
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