クラウド型のメモツールと対照的な形式として、オンプレミス型（自社設置型）とインストール型があります。オンプレミス型のメモツールは、自社で用意したサーバーにシステムを構築して利用する形式です。自社内でデータを管理できるため、機密性の高い情報を扱う企業に適していますが、サーバーの購入や保守管理に費用と人手がかかります。インストール型のメモツールは、個々のパソコンにソフトを入れて使用する形式です。

ツール選定の観点から特に確認しておきたいのが、「インターネット接続環境への依存」と「データの保管場所に関する制約」の2点です。インターネット接続環境への依存については、クラウド型のメモツールは、インターネット接続が利用の前提条件となります。一方、データの保管場所に関する制約については、クラウド型のメモツールでは、データは提供会社が管理するサーバーに保存されます。このほか「カスタマイズの制限」「サービス提供会社への依存」「セキュリティ対策の確認」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。

クラウド型のメモツールは、生成AIやAIエージェントとの親和性が高く、急速な進化が続いています。現時点では、録音やオンライン会議の音声を取り込み、AIが文字起こし→要約→決定事項・アクションアイテム抽出まで一気通貫で行う機能が普及しています。共有ワークスペースにそのまま配布できるため、議事録作成のボトルネックが大幅に縮小。今後は、議事録を“生きた情報”として更新し続け、担当者割り当てやリマインド、関連資料の収集まで自動化する「会議後処理エージェント」へ進化します。キーワードを思い出して探す時代から、ノート群に自然文で質問して答えを得る時代へ。AIはワークスペース内のノートだけでなく、連携した外部アプリやウェブも横断して“答え”を返し始めています。今後は、曖昧な質問に対して不足情報を聞き返し、引用元を自動添付しながら結論を組み立てる「対話型リサーチ」がメモツールの核になります。