ビデオ通話サポートを受けられるグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に近年では、ビデオ通話サポートを含むWeb会議機能が追加されることが多く、リモートワークやハイブリッドワークの環境でも円滑なコミュニケーションを実現します。これにより、物理的な距離を超えてリアルタイムにコミュニケーションを取ることが可能となり、業務効率がさらに向上します。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特にビデオ通話サポートを活用することで、遠隔地のメンバーともリアルタイムで情報を共有し、対面でのコミュニケーションと同様の効率を実現できます。これにより、チームや部署ごとの連携が一層スムーズになります。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。特にビデオ通話サポートを含むことで、会議のために別のツールを立ち上げる手間が省け、ワークスペースが一元化されます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。特にビデオ通話サポートにおいても、参加者の権限管理や会議の録画・記録を制御する機能があるため、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。さらに、ビデオ通話サポートを活用することで、物理的な会議資料の配布が不要となり、資料をデジタルで共有しながら会議を進行できるため、印刷の手間やコストを削減できます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。特にビデオ通話サポートが既に導入されている場合、その機能が重複していないか確認が必要です。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特にビデオ通話サポートを用いる場合、その連携がスムーズに行えるかを確認することが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、ビデオ通話サポートを利用する場合、通話データの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、Web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。特にビデオ通話サポートが求められる場合、その機能が他の必要な機能と共に提供されているかを確認しましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。ビデオ通話サポートを含む製品であれば、社外関係者ともリアルタイムでのコミュニケーションが可能です。社外関係者と共有する内容も製品ごとで異なるため、共有内容を加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 Web会議システム連携 グループウェアとWeb会議システムを連携することで、Web会議の通知がグループウェアに表示されたり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、Web会議のURLを発行することができる製品もあります。Web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットを連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットを連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特にビデオ通話サポートを含む場合、会議参加者の権限設定や会議資料の共有権限など、細かい設定が可能な製品を選ぶことが重要です。権限管理の細かさは、会社、部署、役職、個人単位などツールによって異なるため、自社の状況や利用者に応じて必要な権限管理の細かさを整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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