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スマホ(iPhone / Android)で使える受付・入退室管理システム(シェア上位)

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KEYVOX
KEYVOX
KEYVOX(キーヴォックス提供)は、ホテル・レンタルスペース・レンタルオフィスなど空間ビジネス向けのスマートロックプラットフォームです。最大の特徴は、お客様のスマホで簡単に解錠できるQRコード方式を採用していること。ゲストがスマホに受け取った専用QRコードをかざすだけで、チェックインから解錠まで人手を介さずに完結します。 予約・決済システムとの連携で、鍵の管理から予約、決済、チェックイン、解錠まですべてを一つのシステムで処理。これまでバラバラだった業務が一本化され、運営効率が大幅にアップします。導入コストもリーズナブルで、最新技術を気軽に取り入れられるのが嬉しいポイントです。 管理はクラウド上で行うため、PCはもちろんスマホからもアクセス可能。外出先でも利用者管理や解錠履歴の確認ができて便利です。さまざまな予約・決済システムとAPI連携でき、必要に応じて機能追加も自在。オプションのスマートキーボックスなら、従来の物理鍵も管理できます。料金プランは月額固定と従量課金から選べるので、小規模からのスタートも安心です。
コスト
月額2,291
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社BPSが提供する受付・入退室管理システムです。「入退くん」は学習塾・学童クラブ・習い事教室に特化し、登下校時の安全確認と保護者連絡を一本化。児童生徒が教室入口にあるICカードリーダーやスマホQRをかざすと、クラウドに入退室履歴を保存し、保護者へスマホプッシュ通知やメールを即時送信します。講師はスマホブラウザでリアルタイム出欠状況を確認でき、指導計画やシフト管理も同画面で完結。低価格月額モデルで、初期費用ゼロ・1IDあたり数十円から導入でき、教育予算が限られる小規模塾でも導入しやすい点が強み。勤怠管理・給与計算クラウドとAPI連携し、スタッフの打刻漏れを防止。園児置き去り防止アラームやバス位置情報共有などオプションも豊富で、保護者満足度向上に寄与します。スマホ利用に最適化されたUIはITリテラシーが高くない講師でも直感的に操作でき、全国導入3,500拠点超の実績が信頼性を裏付けます。万全のセキュリティ体制としてデータセンターは国内ISMS認証を取得し、通信はTLS暗号化。CSVエクスポートで行政提出用帳票作成や学習履歴分析にも対応し、経営改善指標を可視化します。複数教室の一元管理や、入退履歴を利用した自動請求書生成など拡張機能も揃い、単独教室からチェーン展開まで幅広い規模にフィットします。
コスト
月額55
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
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事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
ドクタージョイ株式会社が提供する受付・入退室管理システムです。医療機関向け業務効率化クラウド「Dr.JOY」の入退館管理モジュールは、外部業者や医師の出入館を自動検知するビーコン発信機と院内受信機、スマホアプリで構成され、受付台帳や入館カードの手間を排除。スマホ連動で訪問予定登録からQR発行、現地チェックインまで非接触で完結し、感染症対策にも有効です。入退館データはクラウドへ送信され、滞在時間や接触履歴を即座にレポート化、病院独自のガイドラインに合わせてアラート設定も可能。看護部や薬剤部など院内部署と業者側双方のスケジュールを同一プラットフォームで共有でき、電話やFAXの調整工数を大幅に削減します。スマホ対応ダッシュボードにより施設管理者は外出先でも状況把握が可能で、電子カルテ・勤怠管理システムと連携することで統合的なリスク管理を実現。100床規模の地域病院から1,000床を超える大学病院まで導入が進み、医療法改正による業者管理厳格化への対応ソリューションとして高い評価を得ています。クラウドは医療情報システム向けISMS&ISO27017準拠で、データは国内リージョンで冗長化保管。月額課金は利用ID数連動のため小規模施設でも費用を抑えやすく、国際学会や研究機関など医療関連事業全般に適応可能です。
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仕様・機能

スマートフォン対応の受付入退室管理システムとは?

受付・入退室管理システムとは、来訪者の受付手続きや従業員の入退室を記録・管理する仕組みのことです。スマートフォンに対応した受付・入退室管理システムでは、来訪者が自分のスマートフォンから事前に来訪予約を登録できます。受付担当者もスマートフォンから来訪者情報を確認し、入館手続きを進められます。従業員は自分のスマートフォンを認証キーとして利用し、オフィスのドアを解錠できます。外出先からでもスマートフォンで入退室の履歴を確認でき、管理業務の手間を減らせます。紙の来訪者名簿や物理的な鍵を使わずに、スマートフォン1台で受付から入退室までを管理できる点が大きな特徴です。
受付・入退室管理システムとは、来訪者の受付対応や従業員の入退室を記録・管理する仕組みです。 スマートフォンで利用できる受付・入退室管理システムは、携帯端末から来訪者情報の登録や入退室履歴の確認ができます。担当者は外出先からでもリアルタイムで来訪通知を受け取れるため、オフィスにいなくても対応が可能です。また、従業員はスマートフォンを認証デバイスとして使うことで、専用のカードや鍵を持ち歩く必要がなくなります。管理者はスマートフォンから入退室のログを確認したり、訪問予定の登録や変更を行ったりできます。このような仕組みにより、場所を問わず柔軟な受付・入退室管理が実現できます。

スマートフォン対応の受付入退室管理システムの機能

スマートフォンでできる受付・入退室管理システムの機能には、来訪者の事前登録や入退室履歴の確認などがあります。この段落では、スマートフォンの画面操作や通知機能を活かした具体的な機能を紹介します。

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来訪者の事前登録機能

来訪者情報を事前にスマートフォンから登録できる機能です。訪問予定日時や訪問先の担当者名、訪問目的などをスマートフォンの画面から入力します。登録した情報は受付システムと連携され、来訪当日は受付での手続きが短縮されます。外出先からでも来訪者情報を登録できるため、急な訪問予定が入った場合にも対応できます。

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来訪者の事前登録

スマートフォンから来訪予定者の情報を事前に登録できる機能です。従業員は商談や打ち合わせの予定が決まったら、その場でスマートフォンのアプリを開いて来訪者の名前や企業名、訪問日時を入力します。名刺をスマートフォンのカメラで撮影すると、自動的に情報が読み取られて入力の手間が省けます。登録した情報は受付システムと連携し、来訪当日の受付対応がスムーズになります。

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来訪者への通知機能

来訪者が到着したことをスマートフォンに通知する機能です。受付で来訪者が手続きを完了すると、担当者のスマートフォンに自動的に通知が届きます。会議室や執務スペースにいても来訪を見逃さずに済みます。通知を受け取った担当者は、スマートフォンから来訪者情報を確認し、迎えに行く準備ができます。

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来訪通知の受信

来訪者が受付に到着した際、担当者のスマートフォンに即座に通知が届く機能です。通知にはプッシュ通知(画面に表示されるお知らせ)が使われるため、アプリを開いていなくても来訪を知ることができます。外出先や会議中でも来訪者の到着を把握でき、すぐに対応の指示を出せます。通知から直接アプリを起動して来訪者情報を確認したり、受付への指示を送ったりできます。

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入退室履歴の確認機能

自分や部下の入退室履歴をスマートフォンから確認できる機能です。いつ誰がどの場所に入退室したかを、時系列で一覧表示します。管理者は従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握でき、労働時間の管理に役立ちます。不審な入退室があった場合にもすぐに気づけるため、セキュリティ対策にもなります。

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リモートでの入館許可

管理者がスマートフォンから遠隔で来訪者の入館許可を出せる機能です。受付で本人確認が完了した来訪者に対し、担当者がスマートフォンの画面をタップするだけで入館を承認できます。オフィスにいなくても承認操作ができるため、テレワーク中や外出中でも来訪者対応が可能です。緊急時には入館を拒否する操作も遠隔から行えます。

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スマートフォンを鍵として使う機能

スマートフォン自体を認証キーとして使い、ドアを解錠する機能です。スマートフォンを読み取り機にかざすか、画面に表示されたQRコードを読み取らせることで入退室します。物理的なカードキーを持ち歩く必要がなくなり、紛失や盗難のリスクを減らせます。スマートフォンは常に携帯しているため、鍵を忘れる心配もありません。

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入退室履歴の確認

スマートフォンから従業員や来訪者の入退室記録をリアルタイムで確認できる機能です。管理者はアプリを開いて日付や時間帯を指定すると、入退室した人物の一覧が表示されます。特定の従業員が現在在館しているかどうかも即座に把握できます。移動中や自宅からでも履歴を確認できるため、セキュリティ管理の柔軟性が高まります。

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遠隔でのドア解錠機能

離れた場所からスマートフォンを使ってドアを解錠できる機能です。来訪者が到着した際、担当者が会議中や外出中でもスマートフォンから遠隔操作で入館許可を出せます。緊急時に特定のエリアへのアクセスを許可する場合にも活用できます。解錠の操作履歴も記録されるため、誰がいつ解錠したかを後から確認できます。

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スマートフォンによる入退室認証

スマートフォン自体を認証デバイスとして使い、ドアの開錠を行う機能です。従業員はスマートフォンのアプリを起動して認証コードやQRコードを表示し、ドア付近のリーダーにかざします。Bluetooth機能を使う場合は、スマートフォンを持ってドアに近づくだけで自動的に認証が行われます。物理的なカードや鍵を持ち歩く必要がなくなるため、紛失のリスクが減ります。

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入退室権限の設定機能

従業員や来訪者ごとに入退室できるエリアを設定する機能です。管理者はスマートフォンから各人の権限を個別に登録し、アクセスできる場所や時間帯を制限できます。一例として、一般従業員は執務エリアのみ、管理職はサーバールームにも入室可能といった設定が可能です。権限の変更もスマートフォンから即座に反映されるため、柔軟な管理ができます。

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在館状況の把握

スマートフォンから現在誰がオフィス内にいるかをリアルタイムで確認できる機能です。管理者はアプリの画面に表示される在館者リストを見て、従業員の所在を即座に把握できます。フロアごとやエリアごとに在館者を絞り込んで表示することも可能です。災害発生時には避難完了の確認にも活用でき、安全管理に役立ちます。

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来訪者への入館証発行機能

来訪者に対してスマートフォン経由で電子入館証を発行する機能です。事前登録された来訪者には、訪問当日にQRコードや専用URLがメールで送信されます。来訪者は自分のスマートフォンにQRコードを表示し、受付で読み取らせることで入館できます。紙の入館証を用意する手間がなくなり、受付業務の効率が上がります。

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訪問履歴の検索

過去の来訪記録をスマートフォンから検索できる機能です。担当者は来訪者の名前や企業名、訪問日などの条件を入力して検索すると、該当する訪問記録が一覧表示されます。以前の打ち合わせ内容を思い出したいときや、セキュリティ確認が必要なときに便利です。外出先でも過去の訪問データを確認できるため、情報の確認が迅速に行えます。

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セキュリティアラート機能

不正な入退室や異常な動きを検知し、スマートフォンに警告を送る機能です。実際に、許可されていないエリアへの侵入や営業時間外の入室があった場合、管理者のスマートフォンに即座に通知されます。リアルタイムで異常を把握できるため、迅速な対応が可能です。セキュリティカメラの映像と連携し、状況を確認できるシステムもあります。

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権限設定の変更

管理者がスマートフォンから従業員や来訪者の入退室権限を変更できる機能です。新入社員が入社した際、スマートフォンの操作だけで入退室権限を付与できます。退職者の権限削除や、一時的な権限の付与もスマートフォンから即座に行えます。緊急時にはセキュリティエリアへのアクセス制限をすぐに変更できるため、柔軟なセキュリティ管理が実現します。
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かんたんな質問に答えてぴったりのスマートフォン対応の受付入退室管理システムをチェック

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スマートフォン対応の受付入退室管理システムを導入するメリット

スマートフォン対応の受付・入退室管理システムを導入するメリットには、物理的な鍵の管理が不要になることや外出先からでも管理できることなどがあります。この段落では、スマートフォンの携帯性や通知機能を活かした具体的な導入メリットを紹介します。

物理的な鍵やカードの管理が不要になる

スマートフォンを認証キーとして使うため、従来の物理的な鍵やカードキーを持ち歩く必要がなくなります。従業員は普段から携帯しているスマートフォン1台で入退室できるため、鍵を忘れたり紛失したりする心配がありません。カードキーの再発行手続きや物理的な鍵の複製作成といった管理業務の手間も削減されます。紛失時のセキュリティリスクも減らせるため、安全性が高まります。

場所を問わず管理業務ができる

スマートフォンがあれば外出先や自宅からでも受付・入退室管理の業務を行えます。 担当者が営業で外出している際も、来訪者の到着通知をスマートフォンで受け取り、その場で入館許可の操作ができます。在宅勤務をしている管理者も、スマートフォンから入退室履歴を確認したり権限設定を変更したりできます。オフィスに戻る必要がないため、業務の柔軟性が大きく向上します。

どこからでも管理業務ができる

管理者は外出先や在宅勤務中でもスマートフォンから入退室状況を確認し、必要な操作を行えます。たとえば、出張先から来訪者への入館許可を出したり、従業員の入退室履歴をチェックしたりできます。オフィスに戻らなくても管理業務が完結するため、時間の効率化につながります。緊急時にも迅速な対応が可能になり、業務の柔軟性が向上します。

物理的なカードや鍵が不要になる

従業員がスマートフォンを認証デバイスとして使えるため、専用のセキュリティカードや鍵を持ち歩く必要がなくなります。 カードを自宅に忘れて出社した際に入館できないという問題が解消されます。また、カードの紛失や盗難による不正利用のリスクも減らせます。カードの発行コストや管理の手間も削減できるため、運用負担が軽減されます。

受付業務の手間が減る

来訪者が事前にスマートフォンから情報を登録しておけば、受付での記帳作業が不要になります。受付担当者はスマートフォンやタブレット端末から来訪者情報をすぐに確認でき、スムーズに案内できます。紙の来訪者名簿を管理する手間もなくなり、過去の来訪履歴を検索する際も電子データから簡単に探せます。受付業務全体の時間短縮につながり、担当者の負担が軽減されます。

リアルタイムでの情報共有が可能

来訪者の到着や入退室の状況がスマートフォンに即座に通知されるため、情報の伝達がリアルタイムで行われます。 受付担当者が来訪者を確認した瞬間に、訪問先の従業員のスマートフォンに通知が届きます。会議中でもスマートフォンの画面で来訪者情報を確認できるため、対応の準備ができます。情報の遅れによる来訪者の待ち時間を短縮できます。

リアルタイムで情報を共有できる

入退室の情報がスマートフォンにリアルタイムで通知されるため、関係者全員が最新の状況を把握できます。一例として、来訪者が到着すると担当者のスマートフォンに即座に通知が届き、迎えに行く準備ができます。複数の拠点を持つ企業では、各拠点の入退室状況を本社からスマートフォンで一元管理できます。情報共有の遅れによるトラブルを防げます。

緊急時の対応が迅速に行える

災害や緊急事態が発生した際、スマートフォンから即座に在館者の確認や避難状況の把握ができます。 管理者はスマートフォンのアプリで在館者リストを表示し、誰がまだ建物内にいるかを瞬時に確認できます。遠隔地にいる責任者もスマートフォンから状況を把握し、適切な指示を出せます。安全確認の時間が短縮され、迅速な避難誘導が可能になります。

セキュリティが強化される

スマートフォンは個人が常に携帯しているため、他人に貸し借りされにくく、なりすましによる不正入室を防ぎやすくなります。生体認証機能を組み合わせることで、本人確認の精度がさらに高まります。入退室の履歴は自動で記録され、不審な動きがあればスマートフォンにアラートが届くため、異常を素早く検知できます。物理的な鍵の紛失や複製によるリスクも軽減されます。

すきま時間を活用した業務処理

スマートフォンの携帯性を活かし、移動中や待ち時間などのすきま時間に管理業務を処理できます。 電車での移動中に来訪予定者の情報をスマートフォンで登録したり、昼休みに入退室履歴を確認したりできます。デスクに座って専用の端末を操作する時間を確保しなくても、短時間で必要な作業を完了できます。業務の効率化が進み、時間の有効活用につながります。

ペーパーレス化が進む

紙の来訪者名簿や入館証が不要になり、データ化による管理が実現します。来訪者情報や入退室履歴はすべて電子データとしてスマートフォンから確認でき、保管場所も取りません。過去の記録を検索する際も、スマートフォンから日付や名前で簡単に絞り込めます。紙の書類を保管する手間やコストが削減され、環境にも優しい運用ができます。

直感的な操作で使いやすい

スマートフォンの操作に慣れている従業員が多いため、新しいシステムでも導入後すぐに使いこなせます。 タッチパネルで画面をタップしたりスワイプしたりする操作は、日常的にスマートフォンを使っている人にとって自然です。専用端末のような複雑な操作マニュアルを覚える必要がないため、教育コストが削減できます。年齢や役職に関係なく、誰でも直感的に操作できる仕組みです。
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企業においてスマートフォン対応の受付入退室管理システムを導入する際の注意点

企業においてスマートフォン対応の受付・入退室管理システムを導入する際には、通信環境の整備やセキュリティ対策などの注意点があります。この段落では、スマートフォン特有の技術的制約や運用上の課題に関する具体的な注意点を紹介します。

通信環境の安定性を確保する必要がある

スマートフォン対応の受付・入退室管理システムは、インターネットや社内ネットワークを経由して動作するため、通信環境が不安定だと利用できなくなります。オフィスの地下や電波の届きにくいエリアでは、スマートフォンの電波が弱く、認証に時間がかかったり失敗したりする可能性があります。また、通信が途切れた際の代替手段を用意しておかないと、入退室ができず業務に支障が出る恐れがあります。導入前に通信環境を確認し、必要に応じて無線LAN(構内無線ネットワーク)の増設などの対策が求められます。

スマートフォンの紛失や盗難への対策

スマートフォンを認証デバイスとして使う場合、端末の紛失や盗難が発生すると不正利用のリスクがあります。 従業員がスマートフォンを落としたり盗まれたりした際、第三者が拾って入退室に悪用する可能性があります。端末自体にロック機能や生体認証がかかっていても、解除された状態で紛失すれば危険です。紛失時に即座に権限を無効化できる仕組みや、端末の遠隔ロック機能との連携が必要になります。

スマートフォンの機種やOSの違いに対応する必要がある

従業員が使用するスマートフォンは、機種やOS(基本ソフトウェア)がさまざまです。古い機種では最新のシステムに対応していない場合があり、一部の機能が使えないことがあります。個人所有のスマートフォンを業務に利用する場合、機種の多様性によって動作が不安定になるリスクもあります。システムが対応している機種やOSのバージョンを事前に確認し、従業員全員が問題なく利用できるかを検証する必要があります。

バッテリー切れによる入退室不可

スマートフォンのバッテリーが切れると、認証アプリが起動できず入退室ができなくなります。 外出先から戻ってきた従業員のスマートフォンが充電切れで、オフィスに入れないという状況が発生します。長時間の外出や出張が多い従業員にとって、バッテリー管理は大きな負担です。バッテリー切れ時の代替手段として、予備の認証方法や一時的な入館手続きを用意しておく必要があります。

スマートフォンの紛失や盗難への対策が必要である

スマートフォンを認証キーとして使う場合、紛失や盗難によって第三者に不正利用されるリスクがあります。スマートフォン自体にロック機能がかかっていても、解除されてしまえば入退室が可能になる恐れがあります。また、紛失に気づくまでの間に不正入室が行われる可能性もあります。紛失時には即座にシステム側で認証を無効化する仕組みや、生体認証との併用でセキュリティを強化するといった対策を検討する必要があります。

通信環境による動作の不安定さ

スマートフォンの通信状態が悪い場所では、システムの動作が不安定になる可能性があります。 地下や建物の奥など電波が届きにくいエリアでは、認証情報の送受信に時間がかかったり失敗したりします。来訪者通知がスマートフォンに届かず、対応が遅れる事態も考えられます。オフライン時でも最低限の機能が使えるような設計や、WiFi環境の整備を検討する必要があります。

バッテリー切れへの対応を考える必要がある

スマートフォンはバッテリーで動作するため、充電が切れると認証キーとして機能しなくなります。外出先から戻った従業員がバッテリー切れで入室できず、業務開始が遅れる可能性があります。長時間の会議や出張中にバッテリーが切れた場合、来訪者対応や遠隔操作ができなくなるリスクもあります。バッテリー切れ時の代替認証手段を用意しておくか、充電環境の整備といった運用面での配慮が求められます。

私物スマートフォン利用時の管理

従業員の私物スマートフォンにアプリをインストールして使う場合、セキュリティ管理が複雑になります。 個人所有の端末には業務以外のアプリも多数インストールされており、セキュリティリスクが高まります。プライベートな情報と業務情報が同じ端末に混在するため、情報漏洩の懸念もあります。端末の管理ポリシーやセキュリティ基準を明確にし、従業員に周知する必要があります。

従業員への教育と操作支援が必要である

スマートフォン操作に不慣れな従業員にとって、新しいシステムの使い方を覚えるのは負担になります。操作方法が分からず認証に手間取ると、入退室に時間がかかり業務効率が下がります。システム導入当初は問い合わせが増え、サポート担当者の負担が大きくなる可能性もあります。導入前に十分な研修を実施し、操作マニュアルを分かりやすく用意するといった支援体制を整える必要があります。

端末の機種やOSによる互換性

スマートフォンの機種やOS(基本ソフト)のバージョンによって、アプリが正常に動作しない場合があります。 古い機種では最新のアプリに対応しておらず、一部の機能が使えないことがあります。iOS(アイフォン用の基本ソフト)とAndroid(アンドロイド端末用の基本ソフト)で機能に差が出る場合もあります。導入前に対応機種やOSのバージョンを確認し、従業員が使用している端末で動作するかテストする必要があります。
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スマートフォン対応の受付入退室管理システムの選び方

スマートフォン向けの受付・入退室管理システムの選び方には、対応機種の確認や認証方式の選定などがあります。この段落では、スマートフォンの特性や企業のニーズを踏まえた具体的な選び方について紹介します。

1

対応しているスマートフォンの機種とOSを確認する

システムが対応しているスマートフォンの機種やOSのバージョンを事前に確認することが重要です。従業員が使用しているスマートフォンがさまざまな機種である場合、すべての端末で正常に動作するかを検証する必要があります。具体的には、iOSとAndroidの両方に対応しているか、古いOSバージョンでも利用可能かを確認します。対応機種が限られていると、一部の従業員が利用できず、別の認証手段を用意する手間が発生します。

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認証方式が企業のセキュリティ要件に合っているか確認する

入退室に使う認証方式がセキュリティ要件を満たしているかを確認することが大切です。近距離無線通信やQRコードといった認証方式にはそれぞれ特性があり、求めるセキュリティレベルによって適した方式が異なります。一例として、高いセキュリティを求める企業では生体認証と組み合わせられるシステムを選ぶと安心です。認証の速度や操作の簡単さも考慮し、セキュリティと利便性のバランスを取ることが重要です。

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オフライン環境での動作可否を確認する

通信が途絶えた場合でもシステムが動作するかを確認することが必要です。スマートフォン対応システムの多くはインターネット接続を前提としていますが、通信障害時に入退室できなくなると業務に支障が出ます。実際に、地下や電波の届きにくい場所でも利用できるか、オフラインモードが用意されているかを検証します。代替認証手段が用意されているシステムであれば、緊急時にも安心して利用できます。

4

既存の勤怠管理システムとの連携機能を確認する

入退室の履歴を勤怠管理システムと自動連携できるかを確認することが大切です。連携機能があれば、入退室の記録がそのまま勤怠データとして活用でき、手入力の手間が省けます。たとえば、出勤時刻や退勤時刻が自動で記録され、労働時間の集計が正確に行えます。既に使用している勤怠管理システムとの互換性を事前に確認し、スムーズなデータ連携が可能かを検証する必要があります。

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導入後のサポート体制が充実しているか確認する

システム導入後のサポート体制が整っているかを確認することが重要です。スマートフォンの操作に不慣れな従業員がいる場合、トラブル時に迅速なサポートを受けられるかが業務継続の鍵となります。実際に、電話やチャットでの問い合わせに対応しているか、操作マニュアルや研修プログラムが用意されているかを確認します。提供会社のサポート体制が充実していれば、導入後も安心して運用できます。
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