自治体向けの文書管理システム

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DirectCloudは、株式会社ダイレクトクラウドが提供するクラウド型文書管理システムです。法人向けのオンラインストレージで、ユーザー数の制限なく利用できるのが特徴です。従来のファイルサーバーと変わらない操作感で、社内外とのファイル共有を安全かつスムーズに進められます。 大容量データの取り扱いも得意としており、メール添付の代わりにダウンロードリンクを活用することで、うっかり送信先を間違えるといった誤送信のリスクを防げます。実際に多くの地方自治体で採用されており、テレワーク時の庁内でのファイル共有や、外部の関係機関との資料のやり取りを、しっかりとしたセキュリティ体制のもとで行えます。 特に自治体向けの機能として、アクセス権限を細かく設定できる点や、誰がいつファイルを操作したかを記録する操作ログ機能が充実しています。さらに機密情報を検出した際の自動暗号化機能「DirectCloud-SHIELD」も搭載されているため、重要な文書を日常的に扱う公共機関でも、安心して導入していただけるプラットフォームとなっています。

Fileforceは、ファイルフォース株式会社が提供する国産クラウド型文書管理システムです。普段使い慣れたWindowsエクスプローラーと同じような感覚でフォルダやファイルを操作できるため、職員の皆さんが迷うことなく使い始められます。シンプルな操作感でありながら、自治体が求める高いセキュリティ要件もしっかりクリア。情報漏えいを防ぐきめ細かなアクセス権限の設定や、ファイルの自動暗号化、万一に備えた充実のバックアップ・災害対策まで、安心して住民の大切な情報を扱える仕組みが整っています。探したい文書をすぐに見つけられる強力な検索機能や、文書の改訂履歴を追えるバージョン管理、操作の記録も残せるため、監査対応もスムーズです。ユーザー数無制限のプランがあるので、職員数の多い自治体でも予算を気にせず導入できるのも魅力。日本国内のデータセンターで安全に運用され、現在のフォルダ構成や権限設定をそのままクラウドに移せるため、中規模から大規模な自治体のファイルサーバー更新に最適なソリューションです。

boxは、株式会社Box Japanが提供するクラウドコンテンツ管理プラットフォームです。文書やファイルをクラウド上に安全に保管し、庁内外の職員と情報共有や共同作業を行うための基盤として活用できます。保存したファイルは、パソコンやスマートフォンなど様々な端末からいつでもアクセスでき、Microsoft 365やGoogle Workspaceといった既存のツールとも連携して、Word文書やExcelファイルを複数人で同時編集することも可能です。 セキュリティ面では、職員ごとの利用権限を細かく設定したり、ファイルにウォーターマークを付けたり、ダウンロードを制限するなど、公的機関に求められる厳格な情報管理にも対応しています。世界中で多くの組織が利用しており、国内の自治体でも、庁内資料の共有や部署をまたいだ情報連携の仕組みとして導入が広がっています。規模の大小を問わず柔軟に対応できるため、テレワーク環境の整備や災害時でも確実に情報にアクセスできる体制づくりにも役立つサービスとなっています。

Chat&Messengerは、株式会社Chat&Messengerが提供するグループウェアです。ビジネスチャット、ビデオ会議、スケジュール管理、ファイル共有といった必要な機能を一つにまとめており、基本的な機能はすべて無料で使えます。さらに「文書管理」機能をオプションで追加すれば、庁内文書の共有や電子回覧板、掲示板を使った情報共有もスムーズに行えるようになります。最新版ではクラウド版でも文書管理に対応しているため、外出先からスマートフォンやタブレットでも、チャットと文書を連携させながら業務を進められます。自治体での利用を想定したセキュリティ設計が特徴で、テナントごとに完全に分離された環境で運用されるため、機密性の高い行政情報も安全に扱えます。日々のチャットでのやり取りがそのまま組織のノウハウとして蓄積され、過去の文書も素早く検索・確認できるので、情報の共有漏れを防ぎながら業務の効率化が図れます。特に小規模から中規模の自治体では、限られた予算でも導入しやすく、庁内のコミュニケーション基盤として高く評価されています。