受付・入退室管理システム（シェア上位）
入退室管理システムとは？
入退室管理システムは、施設や特定エリアへの出入りを電子的に管理し、記録するシステムです。ICカードやスマートフォン、生体認証などの認証手段により、許可された人物のみが入退室できる仕組みです。また、入退室履歴をクラウド上で一元管理することで、セキュリティ管理やコンプライアンスの強化にも役立ちます。
両システムの主な違いは、受付管理システムが来訪者の初期対応に特化しているのに対し、入退室管理システムは施設全体のセキュリティと人の動きの管理に重点を置いている点です。多くの企業では、両システムを連携させることで、来訪者の受付から退出までをシームレスに管理し、利便性と安全性を両立しています。
入退室管理に関する課題
受付業務と同様に、入退室管理にも多くの課題があります。続いて、多くの企業が抱える入退室管理に関する課題を紹介します。
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権限設定が複雑化する
部署や役職によって入室可能エリアが異なり、個別の権限設定が必要になります。例えば、プロジェクトごとに特定エリアへのアクセス権限を変更する必要がある場合は、設定作業が煩雑になり、設定ミスが起きやすくなります。
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不正入室のリスクがある
従来の物理的な鍵による入退室管理では、鍵の複製や貸し借りによる不正入室のリスクが生まれます。例えば、退職者が鍵を返却しなかったり、関係者を装って入室したりするケースがあり、重要な情報や資産への不正アクセスが発生する可能性があります。また、入退室の記録が残らないため、問題が発生した際の追跡調査も困難です。
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来訪者への一時的な権限付与が難しい
工事業者など、一時的な来訪者へのアクセス権限の付与と管理が難しいです。例えば、複数日にわたって工事が行われる場合は、日々の入退室管理や権限の期限設定などの管理が必要となり、運用負担が増加します。
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入退室記録を適切に活用できない
蓄積された入退室データの分析や活用が、十分に行われていない状況があります。例えば、入退室時間と勤怠時間を紐づけることで、従業員の正確な労働時間を把握できたり、スペースの利用状況や時間帯別の入室傾向から、施設管理の効率化が図れたりするにもかかわらず、これらの情報が十分に活用されていません。
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入退室管理システムの機能
入退室管理システムには、ICカードによる認証や入退室履歴の管理などの基本的な機能に加え、生体認証やリモートでの施錠を行える機能が備わっているシステムもあります。入退室管理システム基本機能と、特定の入退室管理システムに付属している機能を見てみましょう。
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入退室管理システム基本機能
・ICカード認証 ICカードやIDを使用して入室権限を確認する ・入退室履歴の記録・保管 いつ誰がどこに入退室したかの記録を保存する ・アクセス権限の設定 個人やグループ、時間帯に応じて入室可能な区域を設定する ・電気錠の制御 認証結果に基づいて自動的にドアの施錠・解錠を行う ・セキュリティアラートの発信 不正入室などの異常を検知した際に警報を発信する
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特定の入退室管理システムに付属している機能
・生体認証 指紋や顔認証など、生体情報を用いて本人確認を行う ・勤怠管理システムとの連携 入退室記録を勤怠データとして活用する ・監視カメラシステムとの連携 入退室記録と監視カメラ映像を紐づけて管理する ・リモートでの施錠・解錠 遠隔地からドアの施錠・解錠操作を行う ・エリア別の利用統計分析 場所ごとの利用頻度や傾向を分析する
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入退室管理システムの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、入退室管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
セキュリティレベルが向上する
物理的な鍵と比べて、より高度なセキュリティ管理が可能になります。例えば、部屋やエリアごとに入室権限を詳細に設定でき、不正入室や情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。また、入退室履歴が自動記録されるため、問題発生時の追跡調査も容易になります。
運用管理が効率化する
鍵の受け渡しや管理台帳への記入といった手作業が不要となり、管理業務が大幅に効率化されます。権限設定もシステム上で一括管理できるため、特に大規模なオフィスや複数拠点がある場合に便利です。また、紛失時の対応も即座に行えます。
労務管理の正確性が向上する
入退室記録を勤怠管理と連携することで、残業時間の自動計算や深夜勤務の管理など、より正確に労働時間を把握できます。働き方改革への対応も推進できるでしょう。
緊急時の対応をスムーズに行える
災害や事故発生時に、建物内の在室者を即座に把握できます。例えば、火災発生時の避難確認や、緊急時の一括解錠など、迅速な対応が可能になります。また、緊急連絡先もすぐに確認できるため、必要な対応がスムーズに行えます。
入退室管理システムを導入する際の注意点
続いて、入退室管理システムの導入時の注意点もしっかり確認しておきましょう。
施設設備との互換性を確認する
電気錠や配線設備など、既存の建物設備とシステムの互換性を事前に確認する必要があります。例えば、古い建物では配線工事が必要になったり、特定のドアが電子錠に対応していなかったりするケースがあります。また、工事期間中の代替的なセキュリティ対策も考慮に入れる必要があります。
運用ルールを整備する
入退室の権限設定や、ICカードの発行・回収の手順など、具体的な運用ルールを明確にする必要があります。特に、一時的な権限付与や、退職者のカード回収など、セキュリティ上重要な手続きの基準を定める必要があります。
非常時の対応体制を整える
停電や通信障害時の代替手段を準備し、全従業員に周知する必要があります。例えば、マスターキーの保管場所や、緊急時の解錠手順など、システムに依存しない対応方法を確立することが重要です。また、定期的な訓練も必要となります。
プライバシーに配慮したルールを設定する
入退室記録の取り扱いについて、従業員のプライバシーに配慮したルールを設定する必要があります。例えば、休憩時間の入退室記録や、深夜残業の記録など、センシティブな情報の取り扱い方針を明確にすることが重要です。
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入退室管理システムの料金相場
入退室管理システムの料金は、システムの規模や必要機能により異なります。小規模システムは月額数千円から、大規模システムは初期費用数十万円、月額数万円が一般的です。工事が必要な場合は、別途取り付け費用が発生します。
入退室管理システムの選び方
最後に、入退室管理システムを選ぶポイントも理解しておきましょう。
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企業規模
複数拠点や多数の部署がある大企業の場合は、詳細な権限設定や大量のICカード管理が必要となります。そのため、拡張性の高い本格的なシステムを選ぶとよいでしょう。また、人事システムとの連携や、きめ細かなセキュリティ設定が可能なシステムが適しています。 一方、中小企業の場合は、必要最小限の基本機能を備えたシステムで十分でしょう。導入・運用コストがあまりかからず、シンプルな操作性と、必要に応じて機能を追加できる柔軟性のあるシステムが適しています。
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開錠方法
業務内容や利用環境に応じて適切な認証方式を選択する必要があります。例えば、荷物を持つことが多く両手がふさがる現場では、顔認証が有効です。ただし、認証精度が環境（照明や角度など）に左右されやすいという課題があります。 スマホ認証は、利便性が高く、導入も簡単ですが、デバイスの持ち込み制限がある場所では使用できません。また、暗証番号は導入コストが低く運用が簡単ですが、セキュリティ面での課題があるため、重要度の低いエリアでの利用に留めることをおすすめします。
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勤怠管理との連携
入退室時間と勤怠時間を連携させることで、従業員の正確な労働時間を把握できます。労働時間の管理が効率化され、法令遵守や生産性の向上に役立ちます。
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動画撮影
受付管理システムと同様に、入退室時に自動で動画撮影を行う機能があると、不審者の特定やトラブルの際の記録として利用できます。プライバシーには配慮し、適切な運用ルールを設定して、法律に準じた対応を行いましょう。
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入退室管理システム選びに迷った場合は？
受付・入退室管理システムを導入することで、受付や入退室に関する業務負担が軽減され、セキュリティ向上にも役立ちます。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、受付・入退室管理システム選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な受付・入退室管理システムを選ぶためにぜひご利用ください。
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