経営者や人事担当者が頻繁に外出する企業では、スマートフォン対応の給与計算ソフトが役立ちます。出張中や移動中でも給与計算の承認作業や確認作業をスマートフォンから実行できるためです。具体的には、営業部長が取引先への訪問中に部下の残業申請を承認したり、社長が海外出張中に給与データの最終確認を行ったりできます。パソコンを開く時間や場所がなくても、スマートフォンがあれば短時間で必要な作業を完了できます。時間と場所の制約を受けずに業務を進められるため、給与計算業務の遅延を防げます。

飲食店や小売店など、複数の店舗や現場を持つ企業にもスマートフォン対応の給与計算ソフトは適しています。各店舗の責任者がスマートフォンから勤怠データを入力したり、従業員のシフト情報を確認したりできるからです。実際に、店長が店舗の営業終了後にスマートフォンから従業員の勤務時間を入力する運用が可能になります。本社に戻らなくても現場でデータ入力や確認作業を完結できるため、業務の効率が向上します。建設現場や工事現場など、パソコンを設置しにくい環境でも、スマートフォンがあれば給与計算に必要な情報を管理できます。

従業員が自分の給与明細をすぐに確認できる環境を求める企業にも、スマートフォン対応の給与計算ソフトは向いています。スマートフォンがあれば、従業員は自宅や通勤中でも給与明細をいつでも閲覧できるためです。一例として、給与支給日の朝に従業員がスマートフォンで給与明細を確認し、不明な点があればすぐに人事部門に問い合わせることができます。紙の給与明細を配布する手間が省けるだけでなく、従業員からの問い合わせにも迅速に対応できます。パソコンを持っていない従業員でも、スマートフォンさえあれば自分の給与情報にアクセスできる点が大きな利点です。

Web型の給与計算ソフトは、スマートフォンのブラウザからインターネット経由で利用するタイプです。専用のアプリをインストールする必要がないため、スマートフォンの容量を圧迫しません。管理者はブラウザを開いてログインするだけで、給与計算の確認や承認作業を行えます。ブラウザの種類やスマートフォンの機種に関係なく利用できる点が特徴です。ただし、インターネット接続がないと利用できないため、通信環境の確保が必要になります。画面サイズが小さいスマートフォンでも見やすいように、自動的に表示が調整される仕組みを持つものが多くあります。

アプリ型の給与計算ソフトは、スマートフォンに専用アプリをインストールして利用するタイプです。一度インストールすれば、アイコンをタップするだけで素早く起動できます。スマートフォンの通知機能を使って、給与計算の承認依頼や給与明細の発行をリアルタイムで知らせることができます。指紋認証や顔認証といったスマートフォン特有の機能を活用して、ログイン操作を簡単にする仕組みもあります。Web型に比べて操作の反応速度が速く、スマートフォンでの操作に最適化されたデザインになっています。一方で、アプリの更新作業が定期的に必要になる点には注意が必要です。

給与計算特化型のソフトは、給与や賞与の計算機能に絞り込んだタイプです。スマートフォンの小さな画面でも必要な機能にすぐアクセスできるように、メニュー構成がシンプルになっています。給与計算の結果確認や給与明細の閲覧といった基本的な操作を、スマートフォンで快適に行えます。機能が限定されている分、操作方法を覚えやすく、初めて給与計算ソフトを使う担当者でもすぐに使いこなせます。他の人事管理機能は別のシステムで管理している企業に向いています。スマートフォンでの操作性を重視して、必要最小限の機能だけを提供するシンプルな設計が特徴です。

総合型の給与計算ソフトは、給与計算だけでなく勤怠管理や人事情報管理なども含むタイプです。従業員はスマートフォンから勤怠の打刻、休暇の申請、給与明細の閲覧を1つのソフトで実行できます。管理者も給与計算の承認から勤怠データの確認、人事異動の処理までスマートフォンで対応可能です。さまざまな機能が統合されているため、複数のソフトを切り替える手間が省けます。しかし、機能が多い分だけメニュー構成が複雑になり、スマートフォンの小さな画面では目的の機能を探すのに時間がかかる場合があります。人事業務全体を効率化したい企業に適したタイプです。

管理者向けの給与計算ソフトは、人事担当者や経営者がスマートフォンから全ての管理機能を使えるタイプです。給与計算の実行、データの修正、承認処理、レポートの出力といった管理者権限が必要な作業を行えます。外出先でも緊急の給与計算処理や承認作業に対応できるため、業務の停滞を防げます。スマートフォンの画面サイズに合わせて、重要な情報だけを優先的に表示する工夫がされています。セキュリティ対策として、管理者専用のログイン認証や操作履歴の記録機能が強化されています。パソコンと同等の機能をスマートフォンでも利用できる点が最大の特徴です。

スマホ対応の給与計算アプリでは、生成AIの導入によりチャット感覚で操作が可能になっています。例えば米国の「Roll by ADP」というチャットベースの給与アプリでは、テキストメッセージを送るような感覚で給与処理が行えます。スマホのアプリで「Give Jen a raise」（ジェンに昇給を与えて）と入力するだけで、その社員の昇給処理が実行される仕組みです。このように自然言語で指示できるインターフェースにより、複雑なメニュー操作をせずとも外出先から簡単に給与変更などを行えるようになっています。

生成AIやAIエージェントによって、多くの給与計算タスクが自動化され、手作業とミスが減っています。例えば米国Square社の「Square Payroll」では、AIエージェントが給与計算や勤務時間の集計、レポート作成などのタスクを自動化し、給与ワークフローを効率化してエラー削減・担当者の時間短縮を実現しています。またAIは複雑な税金計算も正確に処理して控除額を自動算出でき、カスタムレポートの生成も支援するため、給与データから迅速に洞察を得ることが可能です。こうした自動化によって反復作業の負担が軽減され、人事担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

生成AIは、従業員からの給与や人事に関する質問に即座に答えるセルフサービス面でも活用されています。米Workdayのシステムでは、対話型AIによる給与明細ガイド機能が提供されており、社員が自身の給与明細の内容をより理解しやすく説明してもらえます。この機能はワークフローにシームレスに統合され、モバイルからアクセス可能です。同様に日本でも、クラウド人事ソフト「SmartHR」が24時間いつでも従業員の質問に即答する「AIアシスタント」を導入しました。社用PCを持たないスタッフでもスマートフォンから必要な情報を検索でき、疑問を自己解決できます。従業員がチャット形式で自ら疑問を解消できることで、人事担当者が繰り返し類似の問い合わせに対応する負担も減り、業務効率が向上します。