中小企業向けの給与計算ソフト（シェア上位）
中小企業向けの給与計算ソフトとは？
更新：2024年10月03日
給与計算ソフトは、従業員の給与を正確かつ効率的に算出するシステムです。給与計算に必要な情報を入力すれば、税金や社会保険料、労働時間を反映した給与額が自動で算出されます。 中小企業では、担当者が他の業務を兼務していることが多く、専任の担当者がいないこともあります。そのため、中小企業向けの給与計算ソフトは、直感的な操作性とシンプルで必要な機能を備えており、使いやすいことが特徴です。また、数十人規模の企業に最適化されており、導入・運用コストを抑えられます。
中小企業が給与計算ソフトを導入する上での課題
中小企業が給与計算ソフトを導入する上では、いくつかの課題が伴います。ここでは、中小企業が考慮すべき法令遵守や運用面での主要な課題を解説します。
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初期設定やカスタマイズの複雑さ
中小企業では、月給制や時給制、日給制など、複数の給与体系が混在していることが多く、すべての給与体系に対応できる製品の選定と設定が困難です。大企業と異なり、専門の給与担当者がいないことも多いです。そのため、複雑な初期設定や給与計算ルールのカスタマイズが行えず、導入時の設定ミスや運用上のトラブルが発生しやすくなります。
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法令対応と電子申告への移行負担
源泉徴収票のe-Tax対応や、社会保険関連手続きのe-Gov対応など、法定書類の電子申告が求められますが、中小企業ではITリテラシーの高い人材が限られています。大企業のような専門部署がないため、マイナンバー管理や年末調整申告の電子化対応が個人の負担になり、法改正に合わせたシステムの更新対応が遅れがちになります。
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コスト負担と既存システムとの連携
中小企業では、初期導入費と月額利用料が経営を圧迫する可能性があります。また、CSV形式データの取り込みやFBデータの作成など、基幹システムとの連携機能の不足で、二重入力の手間が生じることもあります。大企業と比較して投資余力が限られる中小企業では、給与明細の電子化や従業員向けマイページ機能など、付加価値サービスと基本機能のバランスを考慮した選定が難しくなります。
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中小企業向けの給与計算ソフトの機能
中小企業向け給与計算ソフトには、給与計算を効率化する機能が備わっています。以下では、中小企業で特に役立つ主要機能を解説します。
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給与計算
月給制や時給制、日給制など、さまざまな雇用形態に対応した給与計算が可能です。天引き控除や手当の自動計算にも対応しています。
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給与明細のデータ化・自動配信
紙での配布だけでなく、メール配信やマイページでの閲覧など、給与明細のデータ化と自動配信が可能です。
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法定調書作成・電子申告
源泉徴収票や給与支払報告書の作成、e-Tax・eLTAX対応による電子申告、年末調整や社会保険関連の手続きをサポートします。
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中小企業向けの給与計算ソフトを導入するメリット
中小企業向けの給与計算ソフトを導入すると、人事労務担当者の業務効率化や、計算ミス防止、コンプライアンス対応など、さまざまな業務改善が期待できます。以下では、具体的な導入メリットを紹介します。
作業時間が大幅に削減される
中小企業向けの給与計算ソフトを導入すると、毎月の給与計算が自動化され、手作業の計算時間が大幅に短縮されます。特に年末調整時期には、従業員の各種控除申告をデータ化できるため、書類収集や確認作業が軽減されます。
人的ミスを防止できる
中小企業向けの給与計算ソフトでは、給与計算時の転記ミスや計算間違いを防げます。勤怠データを取り込むだけで、残業代や各種手当が自動計算されるため、人為的なエラーを最小限に抑えられます。深夜残業や休日出勤などの割増賃金も、自動で正確に計算されます。
法改正へ迅速に対応できる
中小企業向けの給与計算ソフトでは、給与に関する法律や制度の変更に、システムのアップデートで対応できます。最低賃金の改定や社会保険料率の変更などが自動的に反映されるため、担当者が個別に確認・修正する必要がありません。定期的なバージョンアップにより、常に最新の法令に準拠した給与計算が可能です。
中小企業に合わない給与計算ソフトを導入したらどうなる？
従業員規模や業務特性に合わない給与計算ソフトを導入すると、無駄なコストや業務効率の低下、運用負担の増加を招く恐れがあります。特に中小企業では、以下のようなデメリットが顕著に表れることがあります。
無駄なコストが発生する
大企業向けの給与計算ソフトには、中小企業では使用頻度が低い機能が多数搭載されています。例えば、複数事業所での一括管理や、数千人規模の従業員データ処理などの機能が含まれており、月額利用料が割高になります。また、保守費用やバージョンアップ費用も規模に見合わない負担となり、経営を圧迫することがあります。
業務効率が低下する
機能が豊富すぎる製品は、日常的な給与計算作業を煩雑にし、シンプルな作業にも余計な手間がかかります。例えば、給与データ入力画面に不要な項目が多く、必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。その結果、業務効率が低下する恐れがあります。
二重作業が発生する
自社の業務フローに合わないソフトを導入すると、勤怠管理システムから給与計算ソフトへのデータ連携がうまくいかないことがあります。データ形式やフォーマットの違いにより、CSV出力やAPI連携でうまくデータが連携できず、手作業で再入力が必要になる場合があります。同様に、給与計算ソフトから会計システムや銀行システムへのデータ連携にも制約があり、カスタマイズに予算が割けない中小企業では、非効率な作業が続く恐れがあります。
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中小企業向けの給与計算ソフトの選び方
中小企業向けの給与計算ソフトを選ぶ際は、コスト面だけでなく、使いやすさや機能性、サポート体制など、複数の視点から検討することが重要です。以下では、導入を検討する際の重要なポイントを解説します。
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給与体系
従業員数や給与計算の複雑さに合わせて、必要な機能だけを備えた製品を選ぶことが大切です。特に、自社で実際に使用している給与体系（時給制・月給制など）に対応した製品を選ぶことで、コストを削減できます。将来的な従業員増加や給与制度変更にも柔軟に対応できる拡張性も確認しておくと安心です。
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操作性とサポート体制
給与計算の専門知識がなくても直感的に操作できるデザインと、初期設定を支援するサポート体制が整っているかを重視しましょう。マニュアルの充実度やサポートデスクの対応時間、初期導入時のトレーニング提供の有無なども選定基準となります。特に、法改正時の自動アップデートや年末調整時期のサポートが充実しているかどうかは、重要な判断材料です。
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既存システムとの連携
勤怠管理システムや会計ソフトなど、すでに導入しているシステムとのデータ連携がスムーズに行えるかを事前に確認しましょう。CSV取り込みや出力機能、API連携の可否、対応するデータ形式などを確認することで、導入後の二重入力や手作業を防げます。
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