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メールソフトとは?

更新:2024年10月30日

メールソフトは、メールの送受信、保存、分類、検索機能などを備えており、メール管理をより効率的に行うためのツールです。iPhone(iOS)向けのメールソフトも多く存在し、ビジネスや個人利用に適した機能を提供しています。近年では、チャット、ファイル共有機能を含むツールも多数リリースされています。ビジネス利用向けのメールソフトは、メールの保存容量が大きい、独自ドメインの利用、高度なセキュリティ、他システムとの連携機能など、個人利用向けに比べて機能性に優れています。

pros

導入メリット

メール管理の効率化

ビジネス向けのメールソフトは、大量のメールを効率良く管理するための機能を備えています。iPhone(iOS)向けのメールソフトも、フォルダやラベリングによる分類、返信漏れ防止、二重対応の防止などの機能を提供しており、外出先でも効率的なメール管理が可能です。

コンプライアンス強化

セキュリティ機能を備えたメールソフトは、通信の暗号化や不正アクセス対策が備わっています。iPhone(iOS)向けのメールソフトでも、これらの機能を利用でき、外出先やリモートワーク中でも高いセキュリティレベルを維持できます。また、メールを外部に送信する際に、一度社内のサーバーに保留してメールの内容を確認して送信の是非を決めることができる製品もあります。

cons

導入注意点

メールの保存容量

メールソフトは、製品ごとに保存容量が決められるため、自社の利用用途に対して必要な保存容量を事前に確認して、十分な保存容量を確保できる製品やプランを探しましょう。iPhone(iOS)向けのメールソフトも、クラウドストレージと連携して大容量のメール保存が可能なものが多いです。

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メールソフトの選び方

メールソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

単体型かメールソフト複合型かで選ぶ

ビジネス用のメールは、メールソフト単体かオフィススイートやグループウェアなど、メールソフトを含む複合型のソフトにわかれます。iPhone(iOS)向けでも、これらの選択肢があり、メールソフト複合型の製品を選ぶ企業が大半ですが、メール以外必要なくコストを抑えたい場合や、メールソフト複合型を利用しているが、特殊な要件が必要な場合などに単体型が選択肢にあがります。

2

メールソフトのタイプで選ぶ

メールソフトは、一般的な企業向けの製品だけではなく、以下の特化したタイプの製品も提供しています。iPhone(iOS)向けにもこれらの特化型ソフトが存在します。 マーケティング、カスタマー対応向け MAツール、メールマーケティングソフト、カスタマーサポートツールといったカテゴリーに属する製品は、顧客へのメール送信を自動化する機能や、顧客の反応に応じて自動で返答する機能、顧客とのやりとりを記録する機能などを備えています。これらのツールはiPhone(iOS)向けにも最適化されており、外出先からでも効率的に顧客対応が可能です。 幼稚園、保育園、学校向け 幼稚園、保育園、学校などの教育機関の連絡用に適した製品で、欠席や遅刻の報告機能、生徒の入退室時にメールを配信する機能、安否確認機能、連絡網構築機能など、教育現場特有のニーズに対応した機能を備えています。iPhone(iOS)向けのアプリとして提供されることも多く、教育現場でも手軽に利用できます。 自治体、各種団体、町内会向け 自治体、各種団体、町内会などの組織向けに特化した製品です。メーリングリストの作成、アンケートの配信、メール開封の確認、安否確認機能など、組織運営に役立つ多様な機能を提供しています。これらの製品もiPhone(iOS)向けに提供されていることが多く、モバイル環境でも利用しやすいです。

3

社内のやりとり特化(イントラネット型)を選ぶ

メールソフトの中には、社内のやりとりしかできない製品があります。iPhone(iOS)向けのイントラネット型メールソフトもあり、外部と繋がりようがないため、社内連絡の漏洩のリスクを最小限にすることができます。

4

データセンターの切り替え対応で選ぶ

メールソフトの中には、データセンターを複数もっていて、災害などの非常事態が発生した際にも、データセンターを切り替えることでメールソフトが停止するのを防ぐことができます。このようなメールソフトの場合、BCPと呼ばれる緊急時のビジネスを守るための対策を強化することができます。iPhone(iOS)向けのメールソフトもこれらの機能を備えている場合が多く、非常時にも安心して利用できます

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