オンラインマニュアル作成機能対応のマニュアル作成ツール（シェア上位）
マニュアル作成ツールとは？
更新：2024年10月30日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特にオンラインマニュアル作成機能を備えたツールは、インターネットを介して簡単にアクセスできるマニュアルの作成と共有を可能にします。これにより、社内外問わず、どこからでも最新のマニュアルにアクセスできます。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、オンラインマニュアル作成機能を備えた専用のツールは、テンプレートやガイド、バージョン管理などが充実しているため、効率的にマニュアルを作成することができます。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
オンラインマニュアル作成機能を備えたツールにより、マニュアルを統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。また、オンラインでのアクセスが可能なため、印刷コストや配送コストも削減できます。
複数人での編集
オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、複数人で作業することができます。これにより、役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。さらに、オンラインマニュアル作成機能を利用することで、リアルタイムでのフィードバックや修正が可能となり、チーム全体の効率を向上させます。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
オンラインマニュアル作成機能を備えたツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。そうならないためにも、マニュアル管理のルールの整備が重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。特にオンラインマニュアルの場合、アクセス権限や公開範囲の設定も重要です。
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マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
マニュアルの公開先で選ぶ
オンラインマニュアル作成機能を備えたツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。特にオンラインでの公開が前提の場合、セキュリティ機能も重要です。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
オンラインマニュアル作成機能を備えたツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。また、PC操作のマニュアルを作成するための以下の機能の中から必要な機能に対応した製品を選びましょう。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
オンラインマニュアル作成機能を備えたツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。動画マニュアルを作成したい場合、作成したい動画に合わせて、以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
オンラインマニュアル作成機能を備えたツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形式 以上のポイントを考慮し、オンラインマニュアル作成機能を最大限に活用できるマニュアル作成ツールを選定しましょう
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