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名刺管理ソフト(シェア上位)

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名刺de商売繁盛
名刺de商売繁盛
ヤマトシステム開発株式会社が提供するSaaS型名刺管理サービスです。社内のすべての営業名刺を一元管理し、売上アップにつなげることをコンセプトとしています。月額32,000円(ユーザー数無制限)という定額料金で全社員が利用できるため、大人数の組織でもコストを気にせず導入可能です。名刺の取り込みはPCやスキャナー、スマホアプリから簡単に行え、高精度のOCRでデータ化されます。データ化された名刺情報はタグ付けや共有設定により社内で有効活用でき、部署を超えた人脈共有によって新規開拓やクロスセルの機会を生み出します。また、スマホから日報や商談メモを登録する機能も備えており、名刺情報と併せて商談内容や打合せ記録を残せるため、営業パーソンの活動を包括的に支援します。中小企業から大企業まで幅広い規模で利用されており、シンプルな機能と“ちょうどいい”価格設定で社内の名刺資産を最大限に活用できるサービスです。
コスト
月額40
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
名刺バンク2は、iPhone向けの無料名刺管理アプリです。名刺を撮影するだけでOCRで内容を読み取り、名前や会社名、電話番号などのテキスト情報を自動でデータ化します。紙の名刺をスマートフォン上に保存して一覧管理できるため、かさばる名刺ホルダーを持ち歩かずに済み、必要な連絡先をすぐに検索・閲覧できます。操作はシンプルで直感的なUIが採用されており、スマホに不慣れな方でも簡単に利用可能です。データ化した名刺情報はiPhoneの連絡先に保存したり、Excel形式でエクスポートしたりすることもでき、他のツールへの活用も柔軟に行えます。iCloudを用いた自動バックアップにも対応しており、スマホの機種変更や紛失時にも名刺データを安全に保護できます。個人利用や小規模ビジネスで手軽に名刺を電子管理したい場合に適したアプリであり、シンプルながら実用性の高い機能で根強い支持を得ています。
コスト
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事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
Sky株式会社が提供する名刺管理ソフトです。営業現場で集まる名刺情報を組織全体で共有し、顧客情報を企業の重要資産として蓄積できます。高精度のOCRと独自のデータベースにより、名刺を正確にデータ化して即座に社内で活用可能にします。シンプルで直感的なUIと堅牢なセキュリティ設計で、ITに詳しくない社員でも安心して利用できます。SFAやCRMとの連携機能も備えており、商談履歴を名刺情報に紐付けて可視化することで営業活動の効率化に貢献します。スマートフォンからの撮影登録にも対応しており、外出先でもすぐに名刺情報を共有できる機動性も備えています。大手企業を含む幅広い業種で導入実績があり、営業名刺管理の新しいスタンダードとして評価されています。
コスト
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社サイバーネットが提供する名刺管理サービスです。印刷会社ならではの発想で、紙の名刺を使用せずにカード1枚で名刺交換を実現できるのが特徴です。各社員が専用のQRコード付きカードを用いて自分の名刺情報を相手にオンライン共有できるため、ペーパーレスでスマートな名刺交換が可能です。 また、受け取った紙の名刺はスマホアプリで撮影するか、名刺発注システム「PRINTBAHN II」と連携してデータ化し、社内で一括管理できます。自動OCRによる名刺文字起こしは高精度かつ枚数無制限で利用でき、名刺情報を正確にデータベース化して蓄積できます。全社員が利用できる“ちょうどいい”価格設定と誰でも使いやすいシンプルな機能で導入しやすく、名刺管理の効率化とオンライン名刺交換の両立を図りたい企業に適したサービスです。
コスト
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事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
NTTデータNJKが提供するクラウド名刺管理サービスです。PCソフト(Windows版)やスマホアプリ(iOS/Android版)から名刺を取り込んでクラウド上で一元管理でき、社内の顧客情報資産を安全に運用できます。基本利用料0円で始められ、まず100枚までの名刺を無料で登録可能です。それ以上は登録名刺枚数やユーザー数に応じた有料プランを選択でき、小規模チームから大規模企業まで自社の規模に合ったコストで利用できます。OCRによる高速かつ高精度な文字認識エンジンを搭載し、名刺情報を項目別(氏名・会社名・住所など)に自動仕分けしてデータベース化します。クラウド上のデータはISMS認証取得済みの安全な環境に保管され、社外へデータを持ち出すことなく名刺情報の共有・活用が可能です。手間のかかるサーバ構築やメンテナンスが不要で、ITインフラの負担を軽減しながら名刺管理を効率化できるサービスとして、幅広い企業規模で採用されています。
コスト
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無料プラン
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中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能

名刺管理ソフトとは?

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化して管理するための専門的な道具です。営業担当者や経営者が受け取った名刺の情報を保存し、必要なときにすぐ検索できます。名刺をスマートフォンやスキャナー(読み取り装置)で撮影すると、名前や会社名、電話番号などの情報を自動的に文字として認識します。認識された情報はデータベース(情報の保管場所)に蓄積され、社内で共有できます。 名刺管理ソフトを使用すると、名刺の紛失を防ぎ、顧客情報を組織全体で活用できるようになります。手作業で名刺の情報を入力する必要がなくなるため、業務の負担が軽減されます。営業活動の履歴を記録したり、顧客との関係を深めるための情報を蓄積したりする機能も備わっています。クラウド型(インターネット経由で利用する形式)のサービスでは、外出先からでも名刺情報にアクセスできます。名刺管理ソフトは、ビジネスの人脈を資産として管理し、商談の機会を逃さないための重要な仕組みです。

1

名刺の保管場所が統一されていない

営業担当者がそれぞれ独自の方法で名刺を保管しているため、必要な名刺がどこにあるか分からなくなります。机の引き出しに入れている人もいれば、名刺ホルダーで管理している人もいます。担当者が休暇中や退職した際には、保管されている名刺にアクセスできなくなります。保管場所が分散していると、重要な取引先の情報を探すだけで多くの時間を費やすことになります。

2

名刺情報の検索に時間がかかる

紙の名刺をファイルに保管している場合、特定の人物の名刺を探すのに長い時間がかかります。名前の読み方が分からない場合や、会社名しか覚えていない場合には、さらに探索が困難になります。名刺の枚数が数百枚、数千枚と増えていくと、目視で探す作業は現実的ではなくなります。顧客から問い合わせがあったときに、すぐに対応できないという問題が発生します。

3

名刺情報を社内で共有できない

個人が持っている名刺の情報は、その人だけが知っている状態になりがちです。他の部署の担当者が同じ会社と取引を始めようとしても、既存の関係を知ることができません。同じ顧客に対して複数の担当者が別々にアプローチしてしまい、顧客に不信感を与える恐れがあります。組織全体で顧客情報を資産として活用できないため、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。

4

名刺のデータ化に手間がかかる

受け取った名刺の情報を手作業でパソコンに入力する作業は、非常に時間がかかります。1枚の名刺につき、名前、会社名、部署、役職、住所、電話番号、メールアドレスなど多くの項目があります。入力作業に集中する時間を確保しなければならず、本来の営業活動に充てる時間が減ってしまいます。大量の名刺を抱えている営業担当者にとって、データ化の作業は大きな負担となります。

5

名刺情報の入力ミスが発生する

手作業で名刺情報を入力する際、文字の読み間違いや入力ミスが起こりやすくなります。メールアドレスの1文字を間違えただけで、重要な連絡が届かなくなります。電話番号を誤って登録すると、別の相手に電話をかけてしまう失態につながります。入力ミスを防ぐためには確認作業が必要ですが、その分さらに時間がかかります。

6

名刺が劣化して情報が読めなくなる

紙の名刺は時間が経つと劣化し、文字が薄くなったり破れたりします。水濡れや日焼けによって、印刷されている情報が判読できなくなることもあります。長期間保管していた名刺が、いざ必要になったときには使えない状態になっている場合があります。大切な顧客の連絡先が失われると、ビジネス上の関係を維持することが難しくなります。

7

名刺の整理に時間を取られる

受け取った名刺を五十音順や業種別に整理する作業は、定期的に行う必要があります。名刺の枚数が増えるほど、整理に要する時間も増加します。整理の方法が担当者によって異なると、他の人が名刺を探す際に混乱します。整理作業そのものは売上に直結しないため、生産性の低い業務として後回しにされがちです。

8

退職者の名刺が引き継がれない

営業担当者が退職する際、その人が持っていた名刺が適切に引き継がれないことがあります。退職者の机を整理したときに、重要な取引先の名刺が見つかることもあります。引き継ぎが不十分だと、既存顧客との関係が途切れてしまいます。組織として蓄積すべき顧客情報が、個人の退職とともに失われるという問題が発生します。

9

名刺管理業務における課題

名刺管理業務には、名刺の紛失や情報の活用不足などの課題があります。この段落では、名刺管理業務を行う際に多くの企業が直面する具体的な問題点を紹介します。
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名刺管理ソフトの機能

名刺管理ソフトの機能には、名刺のデータ化や情報検索、顧客管理などがあります。この段落では、名刺管理ソフトに搭載されている具体的な機能を紹介します。

1

名刺のデータ化機能

名刺のデータ化機能は、紙の名刺から情報を読み取り、デジタルデータに変換する仕組みです。スマートフォンのカメラで名刺を撮影すると、文字認識技術が名前、会社名、部署、役職、電話番号、メールアドレスなどの項目を自動的に識別します。手作業で入力する必要がないため、短時間で大量の名刺を処理できます。認識精度が高いソフトでは、手書きの文字や縦書きの名刺にも対応しています。データ化後には、誤認識がないか確認し、必要に応じて修正できます。

2

名刺情報の検索機能

名刺情報の検索機能は、登録された大量の名刺から、必要な情報を素早く見つけるための仕組みです。名前や会社名、電話番号などのキーワードを入力すると、該当する名刺が瞬時に表示されます。部分一致検索にも対応しており、名前の一部しか覚えていない場合でも検索できます。業種や役職、登録日などの条件を指定して、絞り込み検索を行うことも可能です。検索結果から、必要な連絡先にすぐにアクセスできるため、商談の準備や顧客対応が迅速に行えます。

3

名刺情報の共有機能

名刺情報の共有機能は、社内の複数の担当者が同じ顧客情報にアクセスできる仕組みです。営業部門が持っている名刺情報を、サポート部門やマーケティング部門でも閲覧できます。共有する範囲は、部署単位やプロジェクト単位で設定でき、必要な人だけが情報にアクセスできます。また、名刺情報に対して、担当者がメモやコメントを追加することもできます。情報を共有することで、顧客に対する対応の一貫性が保たれ、組織全体での顧客管理が実現します。

4

顧客管理機能

顧客管理機能は、名刺情報に加えて、商談の履歴や顧客の課題、提案内容などを記録する仕組みです。いつ、どのような内容で商談を行ったかを時系列で管理できます。顧客ごとに、過去のやり取りや購入履歴を参照できるため、次回の商談時に役立ちます。また、顧客の誕生日や記念日を登録しておき、適切なタイミングで連絡を取ることも可能です。顧客との関係を深めるための情報を一元管理することで、営業活動の質が向上します。

5

タグやラベル機能

タグやラベル機能は、名刺情報に対して、自由にキーワードを付けて分類する仕組みです。「見込み客」「既存顧客」「重要」などのタグを付けることで、顧客の状態を視覚的に把握できます。複数のタグを1つの名刺に付けることができ、さまざまな視点から情報を整理できます。タグを基準にして名刺を検索したり、フィルタリングしたりすることも可能です。営業担当者が自分の業務スタイルに合わせて、柔軟に名刺を管理できます。

6

外部システムとの連携機能

外部システムとの連携機能は、名刺管理ソフトと他の業務システムの間でデータを同期する仕組みです。顧客管理システムや営業支援ツール、メール配信サービスなどと情報を共有できます。名刺管理ソフトで取得した顧客情報を、他のシステムに自動的に登録できるため、二重入力の手間が省けます。逆に、他のシステムで管理している顧客情報を、名刺管理ソフトに取り込むこともできます。システム間の連携によって、業務全体の効率が向上します。

7

重複データの検出機能

重複データの検出機能は、同じ人物の名刺が複数回登録されていないかを確認する仕組みです。展示会などで既に登録済みの相手から再び名刺を受け取った場合、重複登録を防ぎます。ソフトが自動的に既存のデータと照合し、重複の可能性がある場合は警告を表示します。利用者は、新しい情報で上書きするか、別のデータとして保存するかを選択できます。重複データを整理することで、データベースの品質が保たれ、顧客管理の精度が向上します。

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バックアップとデータ復旧機能

バックアップとデータ復旧機能は、登録された名刺情報を安全に保管し、万が一のトラブルに備える仕組みです。定期的に自動でデータのバックアップが作成され、サーバーや記憶装置に保存されます。機器の故障やデータの誤削除が発生した場合でも、バックアップから情報を復旧できます。クラウド型のサービスでは、複数の場所にデータが保管されるため、災害時にもデータが失われません。大切な顧客情報を守るための重要な機能です。
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名刺管理ソフトを導入するメリット

名刺管理ソフトを導入するメリットには、業務の効率化や情報の一元管理などがあります。この段落では、名刺管理ソフトを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。

名刺のデータ化作業が短縮される

名刺管理ソフトを導入すると、紙の名刺を手作業でパソコンに入力する必要がなくなります。スマートフォンで名刺を撮影するだけで、自動的に文字が認識されてデータ化されます。1枚の名刺につき数分かかっていた入力作業が、数秒で完了するようになります。大量の名刺を処理する際にも、短時間で作業が終わるため、営業担当者は本来の業務に集中できます。

名刺情報の検索時間が削減される

名刺管理ソフトでは、名前や会社名などのキーワードを入力すると、瞬時に該当する名刺が表示されます。紙の名刺をファイルから探す手間がなくなり、必要な情報にすぐアクセスできます。顧客から問い合わせがあったときに、電話をしながらでも相手の情報を確認できます。商談の準備や資料作成の際にも、検索時間を気にせず効率的に作業が進められます。

社内での情報共有が容易になる

名刺管理ソフトを使用すると、社内の複数の担当者が同じ顧客情報にアクセスできるようになります。営業担当者が持っている名刺情報を、他の部署の人も参照できます。担当者が不在の場合でも、別の担当者が顧客対応を行えるため、業務が滞りません。また、同じ顧客に対して複数の担当者が別々にアプローチすることを防げます。

名刺の紛失リスクが低減される

紙の名刺は持ち歩いているうちに紛失したり、劣化したりするリスクがあります。名刺管理ソフトにデータ化しておけば、紙の名刺を失っても情報は残ります。クラウド型のソフトでは、サーバーに自動的にバックアップが取られるため、さらに安全です。大切な顧客の連絡先が失われる心配がなくなり、安心して業務を進められます。

顧客との関係を強化できる

名刺管理ソフトには、顧客との商談履歴やメモを記録する機能があります。過去にどのような話をしたか、どのような課題を抱えているかを確認できます。次回の商談時には、前回の内容を踏まえた提案ができるため、顧客からの信頼が高まります。誕生日や記念日を登録しておき、適切なタイミングで連絡を取ることで、関係をさらに深められます。

営業活動の効率が向上する

名刺管理ソフトを活用すると、営業担当者の業務の無駄が減ります。名刺のデータ化や情報検索にかかる時間が短縮され、顧客と向き合う時間が増えます。また、見込み客の優先順位を付けたり、フォローアップのタイミングを管理したりする機能もあります。営業活動全体の流れがスムーズになり、成果につながりやすくなります。

入力ミスや転記ミスが減少する

手作業で名刺の情報を入力すると、文字の読み間違いや入力ミスが発生しやすくなります。名刺管理ソフトの文字認識技術を使用すると、正確にデータ化されます。メールアドレスや電話番号の誤りが減るため、顧客への連絡がスムーズに行えます。データの品質が向上することで、顧客管理の精度も高まります。

どこからでも名刺情報にアクセスできる

クラウド型の名刺管理ソフトを導入すると、外出先や自宅からでも名刺情報を確認できます。スマートフォンやタブレット端末を使用して、必要な情報をその場で取り出せます。移動中に次の商談相手の情報を確認したり、顧客から急な問い合わせがあったときに対応したりできます。場所を問わず業務を進められるため、柔軟な働き方が実現します。
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名刺管理ソフトを導入する際の注意点

名刺管理ソフトを導入する際には、セキュリティ対策や既存システムとの相性などの注意点があります。この段落では、名刺管理ソフトを導入する際に気をつけるべき具体的な点を紹介します。

セキュリティ対策が十分か確認する

名刺には顧客の個人情報が含まれているため、適切なセキュリティ対策が必要です。導入するソフトが、データの暗号化やアクセス権限の設定などの機能を持っているか確認します。クラウド型のサービスでは、サービス提供会社のセキュリティ対策やプライバシーポリシーを確認することが重要です。情報漏洩が発生すると、企業の信用を失うだけでなく、法的な責任を問われる可能性があります。

既存のシステムとの連携を検討する

既に顧客管理システムや営業支援ツールを使用している場合、名刺管理ソフトとの連携が必要です。データの形式や連携方法が異なると、情報の移行や同期がスムーズに行えません。導入前に、既存システムとの互換性や連携機能を確認しておくことが大切です。システム間でデータを手作業で移動させる必要があると、かえって業務の負担が増えてしまいます。

利用人数や規模に合ったプランを選ぶ

名刺管理ソフトの料金は、利用人数や機能によって異なります。小規模な企業が大規模向けのプランを選ぶと、不要な機能に対して高額な費用を支払うことになります。逆に、大規模な企業が個人向けのプランを使用すると、機能が不足して業務に支障が出ます。企業の規模や利用目的に合ったプランを選ぶことが、コストと効果のバランスを取るために重要です。

名刺の認識精度を確認する

名刺管理ソフトの文字認識技術は、ソフトによって精度が異なります。デザイン性の高い名刺や、手書きの文字が含まれる名刺では、正確にデータ化されないことがあります。導入前に、実際の名刺を使って認識精度を試すことが推奨されます。認識精度が低いと、修正作業に時間がかかり、業務の効率化につながりません。

操作性やデザインを確認する

名刺管理ソフトを日常的に使用する担当者にとって、操作性やデザインは重要です。複雑な操作が必要なソフトでは、担当者が使いこなせず、活用が進みません。導入前に、実際に操作してみて、直感的に使えるかを確認することが大切です。また、スマートフォンでの操作性も確認しておくと、外出先での利用がスムーズになります。

サポート体制を確認する

名刺管理ソフトの導入後には、操作方法の質問やトラブルの対応が必要になることがあります。サービス提供会社が、どのようなサポートを提供しているか確認します。電話やメールでの問い合わせに対応しているか、対応時間はどの程度かを把握しておきます。サポート体制が不十分だと、問題が発生したときに業務が停滞してしまいます。

データの移行やバックアップ方法を確認する

既存の名刺データを新しいソフトに移行する際、データの形式や移行方法を確認する必要があります。移行作業が複雑だと、多くの時間と労力がかかります。また、名刺管理ソフトのデータを定期的にバックアップする方法も確認しておきます。サービスの終了や契約の解除があった場合に、データを取り出せるかも重要です。

利用規約や契約条件を確認する

名刺管理ソフトを導入する際には、利用規約や契約条件をよく読むことが必要です。契約期間や解約条件、料金の支払い方法などを確認します。自動更新の契約になっている場合、解約の手続きを忘れると、不要な料金が発生し続けます。また、データの所有権やサービス終了時の対応についても、事前に把握しておくことが大切です。
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名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトの選び方には、企業の規模や業種、必要な機能などがあります。この段落では、名刺管理ソフトを選ぶ際に考慮すべき具体的なポイントを紹介します。

1

企業の規模に合ったソフトを選ぶ

名刺管理ソフトは、利用人数や管理する名刺の枚数によって適したものが異なります。個人や小規模な企業では、無料または低価格のソフトでも十分に機能します。一方、大規模な企業では、多くの担当者が同時にアクセスできる機能や、権限管理ができるソフトが必要です。企業の規模に合わないソフトを選ぶと、機能不足や無駄なコストが発生します。

2

必要な機能が揃っているか確認する

名刺管理ソフトには、さまざまな機能があります。名刺のデータ化だけで十分な場合もあれば、顧客管理や営業支援の機能が必要な場合もあります。たとえば、商談履歴を記録したい場合は、メモやコメント機能があるソフトを選びます。外出が多い担当者には、スマートフォンで利用できるソフトが適しています。自社の業務に必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。

3

文字認識の精度を比較する

名刺のデータ化には文字認識技術が使われますが、ソフトによって精度が異なります。高精度なソフトでは、手書きの文字や特殊なデザインの名刺でも正確に認識されます。実際に使用している名刺を試してみて、どの程度正確にデータ化されるかを確認します。認識精度が低いと、修正作業に時間がかかり、効率化の効果が薄れます。

4

既存システムとの連携を確認する

顧客管理システムや営業支援ツールを既に使用している場合、名刺管理ソフトとの連携が必要です。データの形式や連携方法が対応しているか確認します。一例として、メール配信サービスと連携できるソフトを選ぶと、名刺情報をもとに顧客にメールを送れます。連携機能がないと、データを手作業で移動させる手間が発生します。

5

セキュリティ対策を確認する

名刺には顧客の個人情報が含まれているため、セキュリティ対策が重要です。データの暗号化やアクセス権限の設定ができるソフトを選びます。クラウド型のサービスでは、サービス提供会社のセキュリティ対策やプライバシーポリシーを確認します。具体的には、データがどの国のサーバーに保存されるか、第三者にデータが提供されないかを確認することが大切です。

6

コストと予算のバランスを考える

名刺管理ソフトの料金は、利用人数や機能によって異なります。初期費用や月額料金、追加機能の費用を確認し、予算内で導入できるか検討します。無料のソフトもありますが、機能が制限されていることが多いです。コストを抑えることも大切ですが、必要な機能が不足していると業務に支障が出ます。

7

サポート体制を確認する

名刺管理ソフトの導入後には、操作方法の質問やトラブルの対応が必要になることがあります。サービス提供会社が、電話やメールでのサポートを提供しているか確認します。実際には、対応時間や問い合わせ方法、サポートの費用なども確認しておくと安心です。サポート体制が充実していると、問題が発生したときに迅速に解決できます。

8

無料トライアルや体験版を活用する

多くの名刺管理ソフトは、無料トライアルや体験版を提供しています。実際に使用してみることで、操作性や機能が自社に合っているか確認できます。複数のソフトを試して、比較検討することが推奨されます。無料期間中に、担当者からの意見を集めて、導入の判断材料にすることが重要です。
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監修者プロフィール

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堀口健二

ITコンサルタント

株式会社CanalSquareにてITコンサルタントとして従事。大手企業向けERPベンダー会社にて約10年、 HCM・AC・SCM システムの導入・運用保守を経験後、コンサルティング部門統括として組織運営。その後、HR BPO事業関係会社にて、経営企画・営業執行役員として2年間従事し、本社帰任。製品開発部門責任者 として、新規製品の企画開発に従事。

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