月に何十件、何百件もの契約を締結している企業に向いています。人材派遣会社では派遣スタッフ1人ごとに契約書を作成するため、契約書の数が膨大になります。紙の契約書を使用していると印刷や郵送、押印、返送待ちなどに多くの時間がかかります。電子契約を活用すれば契約書の送付から締結までの時間を大幅に短縮でき、業務担当者の負担を軽減できます。

取引先が地理的に離れた場所にある企業に適しています。物流業界では全国各地の荷主や運送会社と契約を結ぶことが一般的です。遠方の取引先に契約書を郵送すると、往復で数日から1週間程度かかることがあります。電子契約であればインターネットを通じて即座に契約書を送付でき、取引先もその場で内容を確認して署名できます。

オフィスのスペースが限られている企業や保管コストを削減したい企業に向いています。不動産仲介業では賃貸契約書や売買契約書を長期間保管する義務があり、書類が年々増えていきます。紙の契約書は保管場所を確保する必要があり、過去の契約書を探し出すのにも時間がかかります。電子契約にすることで物理的な保管スペースが不要になり、検索機能を使って必要な契約書を素早く見つけられます。

契約の見直しや更新作業が頻繁に発生する企業に適しています。サブスクリプション型のサービスを提供している企業では、顧客との契約内容を定期的に更新することがあります。紙の契約書では変更のたびに新しい契約書を印刷して郵送する手間がかかります。電子契約を使えば変更内容を反映した契約書をすぐに送付でき、顧客も手軽に確認と署名ができます。

契約締結までのスピードを重視する企業に向いています。広告代理店では急ぎの案件が多く、契約を迅速に締結する必要があります。紙の契約書では郵送や押印の時間がかかり、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。電子契約を導入することで取引先の担当者がスマートフォンからでも署名でき、契約締結までの時間を短縮できます。

在宅勤務やテレワークを積極的に取り入れている企業に適しています。IT企業では従業員が自宅やコワーキングスペースで働くことが一般的になっています。紙の契約書では押印のために出社する必要があり、柔軟な働き方の妨げになります。電子契約であれば場所を問わず契約業務を進められ、リモートワーク環境でも滞りなく業務を遂行できます。

契約の進行状況を一元管理したい企業に向いています。商社では複数の案件が同時進行しており、各契約の状況を把握する必要があります。紙の契約書では誰が確認中なのか、返送待ちなのかといった状況が分かりにくくなります。電子契約システムを使えば契約書の送付から締結までの進捗を画面上で確認でき、管理業務を効率的に行えます。

電子契約システムには署名方式によって当事者型と立会人型という2つのタイプがあります。当事者型は契約する本人が電子証明書（本人であることを証明する電子的な書類）を取得して署名する方式です。一方、立会人型は電子契約システムの提供事業者が本人確認を行い、その記録を残す方式になります。当事者型は法的な証明力が高いものの、電子証明書の取得に手間がかかります。対して立会人型は手軽に利用できますが、証明力の面では当事者型に劣る場合があります。

契約書の取り扱い方法によって、送信型と合意型に分類できます。送信型は一方の当事者が契約書を作成して相手に送付し、相手が署名して返送する流れです。賃貸契約や雇用契約など、契約書のひな型が決まっている場合に適しています。他方、合意型は双方が契約内容を確認しながら条項を調整し、合意した内容で契約を締結します。取引基本契約や業務委託契約など、交渉が必要な契約に向いています。

電子契約システムには機能範囲によって特化型と統合型があります。契約締結機能特化型は、契約書の作成から署名、締結までの基本機能に絞ったシンプルな仕組みです。導入コストを抑えたい企業や、まずは電子契約を試してみたい企業に適しています。一方、契約管理統合型は契約締結だけでなく、契約書の保管や検索、更新時期の通知、契約内容の分析など幅広い機能を備えています。契約件数が多く、契約情報を一元管理したい企業に向いています。

社内の承認手続きとの連携機能を重視したタイプもあります。契約を締結する前に、社内の上司や関係部署の承認を得る必要がある企業は多く見られます。承認ワークフロー連携型は、契約書の作成から社内承認、取引先への送付までを一連の流れで処理できます。承認状況を画面上で確認でき、誰の承認待ちなのかが一目で分かります。承認者にも自動で通知が届き、承認作業の遅延を防ぐことができます。

特定の業種に特化したタイプと、さまざまな業種で利用できる汎用型があります。業種特化型は不動産業向けや人材派遣業向けなど、業界特有の契約書式や商習慣に対応しています。不動産業向けであれば重要事項説明書や賃貸借契約書のひな型が用意されており、すぐに使い始められます。汎用型はどのような業種でも利用でき、自社の契約書式を自由に設定できる柔軟性があります。特殊な契約書を扱う企業や、複数の業種にまたがる事業を行っている企業に適しています。

契約件数の規模によってもタイプが分かれます。大量契約処理型は、毎月数百件から数千件の契約を処理する企業向けに設計されています。契約書の一括作成や一括送信機能があり、大量の契約業務を効率的に処理できます。個別契約対応型は、契約件数は少ないものの1件ごとに丁寧な対応が必要な企業に向いています。契約書の内容を細かく編集でき、取引先とのやり取りをきめ細かく記録する機能があります。

既存の業務システムとの連携を重視したタイプもあります。API（システム同士を連携させる仕組み）を提供しており、顧客管理システムや販売管理システムと接続できます。顧客情報を自動的に契約書に反映させたり、契約締結後に販売管理システムに情報を連携したりできます。複数のシステムを使用している企業や、業務の自動化を進めたい企業に適しています。手作業でのデータ入力が減り、入力ミスを防ぐことができます。

クラウド型は、インターネット上にあるシステムを利用する提供形態です。自社でサーバー（システムを動かすための機器）を用意する必要がなく、インターネットに接続できる環境があればすぐに利用を開始できます。システムの保守管理は提供事業者が行うため、企業側で専門的な技術者を配置する必要がありません。機能の追加や改善も提供事業者が実施し、利用者は常に最新の機能を使えます。初期費用を抑えて導入したい企業や、情報システム部門の人員が限られている企業に適しています。複数の拠点がある企業でも、インターネット経由で同じシステムを利用できる利便性があります。月額料金制が一般的で、利用状況に応じて契約プランを変更できる柔軟性もあります。ただし、インターネット回線の状態によって動作速度が影響を受けることがあります。

オンプレミス型は、企業が自社内にサーバーを設置して運用する提供形態です。システムのすべてを自社で管理するため、セキュリティ対策や運用ルールを独自に設定できます。外部のインターネット環境に依存しないため、社内ネットワーク内で安定した動作が期待できます。既存の社内システムとの連携も自由に設計でき、業務の流れに合わせたカスタマイズが可能です。金融機関や官公庁など、厳格な情報管理が求められる組織に適しています。自社独自の業務フローに合わせてシステムを構築したい企業にも向いています。一方で、サーバーの購入費用や設置場所の確保、専門技術者の配置など初期投資が大きくなります。システムの保守管理やセキュリティ対策も自社で行う必要があり、継続的な運用コストが発生します。

システムを利用するために、まずアカウントの登録と初期設定を行います。企業情報や担当者の氏名、メールアドレスなどの基本情報を入力します。例えば、会社名や住所、電話番号を登録することで、契約書に自動的に反映される仕組みになっています。利用する従業員のアカウントも作成し、それぞれの権限を設定します。管理者は全ての機能を使えるようにし、一般ユーザーは契約書の作成や閲覧のみに制限するといった設定が可能です。

よく使う契約書のひな型をシステムに登録しておくと、契約書作成が効率的になります。自社で使用している契約書のファイルをアップロードするか、システム上で新規に作成します。一例として、業務委託契約書や秘密保持契約書など、頻繁に使用する書式を事前に登録しておきます。ひな型には変更が必要な箇所に入力欄を設定でき、契約ごとに異なる情報を簡単に入力できるようになります。

登録したひな型を選択し、個別の契約書を作成します。取引先の名称や契約金額、契約期間など必要な情報を入力します。実際に、入力欄に取引先名を入力すると、契約書の本文中の該当箇所にも自動的に反映されます。入力内容に誤りがないかを確認し、必要に応じて契約書の文面を調整します。添付書類がある場合は、ファイルをアップロードして契約書と一緒に送付できます。

契約書を取引先に送付する前に、社内の承認を得る手続きを行います。システム上で承認者を指定すると、自動的に承認依頼の通知が送られます。たとえば、直属の上司に承認を依頼し、承認後に部長にも確認してもらうといった流れを設定できます。承認者は通知を受け取ったら契約書の内容を確認し、問題がなければ承認ボタンを押します。修正が必要な場合は差し戻しを行い、作成者に修正を依頼できます。

社内承認が完了したら、取引先に契約書を送付します。取引先の担当者のメールアドレスを入力し、送付ボタンを押すだけで契約書が届きます。具体的には、取引先にはメールで契約書の閲覧リンクが送られ、リンクをクリックすると契約書の内容を確認できます。システムによっては、メールの本文に補足説明を追加できる機能もあり、契約の背景や確認してほしい点を伝えられます。

取引先は受け取った契約書を確認し、内容に同意したら電子署名を行います。画面上に表示される署名ボタンを押すと、電子署名が契約書に付与されます。一例として、スマートフォンから署名する場合は、画面をタップするだけで署名が完了する仕組みになっています。取引先が署名を完了すると、自社の担当者にも通知が届き、契約が締結されたことが分かります。

契約が締結されると、契約書は自動的にシステム内に保管されます。保管された契約書は一覧画面から確認でき、取引先名や契約日で並び替えや検索ができます。実際に、特定の取引先との契約を探す場合は、検索欄に取引先名を入力すると該当する契約書が表示されます。契約書をダウンロードして保存することもでき、必要に応じて紙に印刷することも可能です。

現在の契約業務の流れや課題を整理することから始めます。契約書の種類や件数、契約締結にかかる時間、関わる部署や担当者を洗い出します。例えば、月に何件の契約を締結しているか、契約書の作成から締結まで平均何日かかっているかを記録します。紙の契約書にかかっている印刷費や郵送費も集計し、コスト削減の目標を明確にします。課題が明確になることで、システムに求める機能や改善したいポイントが見えてきます。

電子契約システムを導入する目的を明確にし、必要な機能を整理します。契約締結時間の短縮を重視するのか、コスト削減を優先するのかによって選ぶべきシステムが変わります。一例として、取引先が全国に分散している場合は、迅速な契約締結が重要になります。必要な機能をリストアップし、必須機能とあれば便利な機能に分類しておくと、システム選定時の判断基準になります。

複数の電子契約システムを比較し、自社に適したものを選びます。各システムの機能や料金、サポート体制を一覧表にまとめて比較すると分かりやすくなります。具体的には、無料トライアルや体験版を利用して、実際の操作感を確かめることが有効です。営業担当者に自社の業務内容を説明し、実現可能かどうかを確認します。従業員からも意見を聞き、現場の視点も取り入れて最終的な選定を行います。

電子契約の導入に合わせて、社内規程や承認フローを見直します。押印規程や文書管理規程など、紙の契約書を前提とした規程を電子契約に対応した内容に変更します。実際に、電子署名の扱いや保管方法について新たに規定を設ける必要があります。承認フローも電子契約システム上で実現できるよう設計し、誰がどの段階で承認するかを明確にします。関係部署と調整を行い、規程変更の承認を得ます。

既存の契約書のひな型を電子契約システムで使える形式に整えます。紙の契約書から押印欄を削除し、電子署名の記載を追加するなどの調整を行います。たとえば、契約書の末尾に電子署名が付与されることを示す文言を追加します。頻繁に使用する契約書のひな型をシステムに登録し、いつでも呼び出せるようにします。法務部門に内容を確認してもらい、法的に問題がないことを確認します。

電子契約システムの利用方法を従業員に説明する機会を設けます。システムの基本的な操作方法や、契約締結の流れを実演しながら説明します。一例として、契約書の作成から送付、署名までの一連の流れを実際の画面を見せながら解説します。質問を受け付ける時間を設け、疑問点を解消します。説明会に参加できなかった従業員のために、操作マニュアルを作成して配布することも有効です。

本格的な運用を開始する前に、限定的な範囲で試験運用を行います。特定の部署や契約種類に限定して電子契約を実施し、問題がないかを確認します。具体的には、社内の協力的な取引先に依頼して、実際に電子契約を締結してみます。操作上の不明点や、業務フローで改善が必要な箇所を記録します。試験運用で見つかった問題を解決してから、全社展開に進みます。

システムを導入する際に、初期設定を支援するサポートが提供されます。企業情報の登録方法や、従業員アカウントの作成手順を案内してもらえます。例えば、承認フローの設定方法が分からない場合は、サポート担当者が画面を共有しながら設定作業を手伝ってくれます。契約書のひな型をシステムに登録する際も、適切な形式への変換をサポートしてもらえることがあります。初めて電子契約を導入する企業でも、スムーズに運用を開始できるように支援してくれます。

システムの使い方が分からない時に、電話やメールで質問できるサポートがあります。契約書の作成方法や送付手順など、日常的な操作に関する疑問に答えてもらえます。一例として、取引先に契約書を送付したのに届いていないという問題が発生した場合、原因を調査して解決方法を教えてくれます。サポートの対応時間はシステムによって異なり、平日の営業時間内のみの場合や、24時間対応している場合もあります。

システムの利用方法を学ぶための研修を提供しているサービスもあります。オンラインや対面での研修会を開催し、基本的な操作方法から応用的な機能まで体系的に学べます。具体的には、契約書の作成から締結までの一連の流れを実際に操作しながら習得できます。新しく入社した従業員や、システムを使い慣れていない従業員のために、定期的に研修の機会が設けられることもあります。

システムに不具合が発生した際に、迅速に対応するサポート体制が整っています。ログインできない、契約書が送付できないといったトラブルが起きた時に、原因を調査して復旧作業を行います。実際に、定期的なメンテナンスを実施してシステムの安定性を保ち、障害の発生を未然に防ぐ取り組みも行われています。メンテナンス実施時には事前に通知があり、業務への影響を最小限に抑える配慮がされています。

電子契約のセキュリティについて不安がある場合に、相談できるサポートがあります。どのような暗号化技術が使われているか、データの保管場所はどこかといった質問に答えてもらえます。たとえば、取引先からセキュリティ対策について説明を求められた際に、提供事業者から資料を取り寄せることもできます。社内の情報セキュリティ部門が要求する基準を満たしているかの確認にも協力してもらえます。

電子契約に関連する法律が改正された際に、必要な対応について情報提供を受けられます。法改正によってシステムの機能を変更する必要がある場合、自動的にアップデートされることが一般的です。一例として、電子署名に関する法律が変わった場合、新しい法律に準拠した署名方式に対応するための機能追加が行われます。法改正の内容や企業が取るべき対応について、説明会やメールでの案内が提供されることもあります。

既存の契約書を電子契約システムに移行する際の支援を受けられます。紙で保管していた過去の契約書をスキャンして電子化し、システムに取り込む作業をサポートしてもらえます。具体的には、大量の契約書を効率的に電子化する方法や、検索しやすいように情報を整理する方法を教えてもらえます。他の電子契約システムから乗り換える場合も、データの移行方法について相談できます。