オンライン名刺対応の名刺管理ソフト(シェア上位)
名刺管理ソフトとは?
更新:2024年10月30日
名刺管理ソフトは、名刺をデータ化し、名刺の管理を効率的に行うためのソフトです。近年では、オンライン名刺の利用が増えており、名刺管理ソフトもそれに対応した機能を備えています。オンライン名刺は紙の名刺と違い、デジタルフォーマットでの交換や管理が可能で、これにより保存や検索、共有がより簡単になります。また、OCR技術を使用して紙の名刺をデータ化することも依然として重要な機能です。名刺管理ソフトは、SFAやCRMといった顧客管理システムと連携し、交換した名刺の情報を営業やマーケティング部門にスムーズに共有できる機能を提供しています。他にも、ビジネス向けSNSを統合した名刺管理ソフトもあり、SNS上でオンライン名刺を交換し、そのまま管理することが可能な製品もあります。また、連絡先管理ツールとしての利用や、簡易的なCRM機能を備えている製品もあります。
導入メリット
効率的な情報検索と整理
名刺管理ソフトの導入により、紙の名刺やオンライン名刺をOCR技術でデータ化して一元管理することで、情報の検索や登録作業が効率化します。オンライン名刺の導入により、名刺交換後すぐにデータがシステムに反映されるため、最新の情報を常に保持することができます。これにより、過去に交換した取引先の情報を見たり、他の担当者が交換した名刺を最新化することが簡単になります。名刺に関するわずらわしい作業や、必要な情報にアクセスする時間が短縮されます。
マルチデバイス利用
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも名刺管理ソフトにアクセスできるため、外出先でも名刺情報の閲覧や登録が可能です。オンライン名刺の場合、特にデジタルデータであるため、モバイル端末からのアクセスが非常にスムーズで、営業先への迅速な対応が可能になります。
導入注意点
名刺のデータ化精度
名刺管理ソフトのデータ化機能は、OCR技術を用いてスキャンした名刺の文字を読み取る方法が一般的ですが、データ化の精度が不正確になる製品があります。特にオンライン名刺のデータ化においても、フォーマットの違いなどから精度に差が出ることがあります。データ化の精度が不正確だと、二重チェックによる工数増加や顧客の情報を間違った状態で連絡するなどの問題が起こる可能性があります。OCRの精度が99%以上のものや、人力によるデータチェックをアウトソーシングできる製品もあるため、データ化の精度を懸念する場合はこれらの製品を検討しましょう。
情報の取り扱い
名刺情報は取引先の重要な情報で漏洩は信用を失う重大なリスクになります。特にオンライン名刺の場合、データがクラウド上で管理されることが多いため、セキュリティ対策がより重要です。そのため、運営会社のセキュリティ要件を確認し、導入前に社内で名刺データの取り扱いルールを定めておく必要があります。また、サービスの終了や乗り替え時における名刺情報のデータ引継ぎ、および引継ぎ後の取り扱いについても、導入決定前に事前に協議しておくことが重要です。
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名刺管理ソフトの選び方
名刺管理ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
個人利用または複数人の利用で選ぶ
名刺管理ソフトは、個人利用向けとチームや複数人利用向けの製品に大別できます。個人利用向けの製品は、名刺のファイリングに特化したタイプの製品と、ビジネス向けのSNSを備えたオンライン名刺管理の製品があります。前者は名刺ファイルを電子化する用途に適しており、後者は名刺を利用して人脈を広げたり、転職活動する用途に適しています。複数人利用向けの製品は、主に名刺ファイリングを目的としていますが、使用目的に応じた、SFAやCRMとの連携、スマートフォンの着信情報と名刺データの連動など、他カテゴリとの製品との連携機能を備えています。
2
名刺の電子化方法で選ぶ
名刺の電子化方法には、スマートフォンのカメラで取り込んで電子化する方法と専用のスキャナーで取り込んで電子化する方法があります。オンライン名刺の場合、そもそもデジタルデータであるため、取り込みの手間が省けます。スマートフォンで取り込むタイプは外出先など、場所を選ばずに名刺を電子化できるメリットがあります。一方、専用スキャナーで取り込むタイプは、専用スキャナがあるオフィスなどにスキャンできる場所が限られますが、スマートフォンで取り込むタイプに比べてスキャンの精度や速度に優れる傾向にあります。営業担当者の外出頻度や、電子化したい名刺の枚数などに応じて自社に適した方法を選択しましょう。
3
名刺情報と紐付けられるやりとりで選ぶ
一部の名刺管理ソフトでは、名刺情報と顧客とのやりとりを記録することができます。名刺管理ソフトを簡易的な顧客管理システムとして利用したい企業におすすめです。記録できるやりとりは以下です。 ・コンタクト履歴 名刺情報に紐づけてメールや電話などの履歴が閲覧できます。オンライン名刺の場合、メールでの交換履歴などが自動的に記録される機能があると便利です。 ・商談、報告内容 名刺情報に紐づけて商談内容などをテキストで登録し、閲覧できます。日報や議事録などの用途にも利用できます。 ・スケジュール登録 名刺情報に紐づけてスケジュールを登録できます。打ち合わせ、納期などの日程を確認できます。
4
外部データベースが利用できるサービスを選ぶ
名刺管理ソフトの中には、外部のデータベースを利用できる製品があります。例えば、企業データベースと連携して、名刺交換した相手の企業の詳細を調べる事ができる製品があります。他にも、リスクデータベースと連携し、反社会的勢力のチェックや違法行為、コンプライアンス違反などのリスクを調査できる製品もあります。名刺管理ソフトの中で、企業情報の収集やリスク調査などを完結させたい場合はおすすめです。
5
他カテゴリとの連携要件で選ぶ
名刺管理ソフトは、MAツール、SFAやCRM、請求書発行システムなどのカテゴリと相性が良いため、これらのカテゴリと連携できる製品があります。これにより、名刺交換した相手をリードとして登録したり、請求書の発行時に名刺情報を参照したデータ入力を行うことで、データ入力の手間やミスを削減できます。オンライン名刺であれば、これらの連携がさらにスムーズに行えるため、特にデジタル化が進んでいる企業にとっては大きなメリットとなります
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