無料で使えるオンプレミス型のグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。 特に「グループウェア オンプレミス 無料」を探しているユーザーにとって、このソフトウェアの選択は非常に重要です。オンプレミス型のグループウェアは、自社のサーバーにインストールして利用するため、データのセキュリティやカスタマイズ性に優れていますが、初期導入や運用コストがかかることがあります。無料のオンプレミス版を選ぶ際には、機能制限やサポートの範囲などを事前に確認しておくことが重要です。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。特にオンプレミス型の無料グループウェアでも、これらの基本機能は通常提供されています。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。
ワークスペースの一元化
オンプレミス型グループウェアを導入することで、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられ、ワークスペースを一元化できます。無料版でも、多くの基本的なコミュニケーションツールが揃っている場合があります。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
オンプレミス型のグループウェアは、自社のサーバーでデータを管理するため、クラウド型よりもセキュリティ面での安心感があります。個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品が多く、無料版でも基本的なセキュリティ機能が提供されていることが一般的です。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。無料のオンプレミス型でも、このような基本機能は通常含まれており、印刷の手間やコストを削減できます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。無料のオンプレミス型グループウェアを導入する際にも、既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。無料版では、この連携が制限されることがあるため、事前に確認しておくことが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。無料のオンプレミス型でも、運営会社のセキュリティポリシーやデータのバックアップ状況を確認することが必要です。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
無料のオンプレミス型グループウェアでも、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有などの基本機能は提供されていることが多いです。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
無料のオンプレミス型グループウェアでも、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なるため、共有内容を加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
無料のオンプレミス型グループウェアは、他のシステムとの連携が制限されることがあるため、事前に連携の可否を確認しておくことが重要です。特に以下のカテゴリとの連携は確認しておきましょう。 web会議システム連携 ビジネスチャット連携 チャットボット連携
4
権限管理の細かさから選ぶ
無料のオンプレミス型グループウェアでも、細かい権限管理ができる製品があります。会社、部署、役職、個人単位など、自社の状況や利用者に応じて必要な権限管理の細かさを整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう。 以上のポイントを踏まえて、無料のオンプレミス型グループウェアを選定することで、自社のニーズに合った最適なソリューションを見つけることができます
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