チャット機能を備えたグループウェア（シェア上位）
グループウェアとは？
更新：2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。特に、チャット機能はリアルタイムでのコミュニケーションを可能にし、迅速な意思決定や問題解決をサポートします。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を複合的に備えています。特にチャット機能が強化されており、様々な業務シーンでの即時コミュニケーションを実現しています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのチャット機能を利用することで、リアルタイムに情報を共有しやすくなります。チームや部署ごとにチャットルームを作成し、即時に質問や意見交換が可能になります。これにより、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。特にチャット機能が一元化されることで、他のメッセージングアプリを使う必要がなくなり、コミュニケーションの一貫性が保たれます。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。特にチャット機能においても、権限管理がしっかりしていることは重要です。製品によってはチャットの履歴や操作ログを取得することができ、情報が不正に変更されないようにシステムで制御できます。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアのチャット機能を利用することで、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。チャットでのファイル共有機能を活用することで、迅速な情報交換が可能になります。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重褫することが頻発します。特にチャット機能については、既存のメッセージングアプリとの重複を避けるか、使い分けを明確にする必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特にチャット機能と他のシステムの連携が重要です。例えば、CRMやプロジェクト管理ツールとチャット機能が連携することで、情報共有がスムーズになります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。特にチャット機能でやり取りされる情報のセキュリティ対策も確認する必要があります。データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。特にチャット機能がどの程度充実しているか、自社の業務に適しているかを事前に確認しましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。特にチャット機能で社外関係者とリアルタイムにコミュニケーションを取れるかどうかを確認することが重要です。社外関係者と共有内容も製品ごとで異なりますので、比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 **Web会議システム連携** グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 **ビジネスチャット連携** グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 **チャットボット連携** グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特にチャット機能においても、誰がどの情報にアクセスできるか、編集できるかを細かく設定できることが重要です。会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、チャットルームごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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