他サービスとの連携がわかる経費精算システム診断（シェア上位）
経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。特にAPI連携を活用することで、他の業務システムやアプリケーションとシームレスに連携し、経費データの自動入力やリアルタイム更新が実現します。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を大幅に削減し、従業員の業務効率を向上することができます。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。特にAPI連携を活用することで、申請者が使用している交通機関や宿泊施設、クレジットカードのデータを自動で取り込み、経費データを自動入力できます。これにより、時間と場所を選ばずに外出先からも申請が可能となり、承認者も出社の必要がなくなります。交通費の経路検索や交通費計算、定期区間の自動控除などが自動化され、作業時間が大幅に短縮されます。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。API連携により、使用履歴や取引データが自動的に経費精算システムに取り込まれるため、手入力によるミスが減少します。また、不正な高額経費申請があった場合でも、システム上ですぐに検知できるため、不正を迅速に防止できます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況をリアルタイムで把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。API連携を活用することで、経費データが他の業務システムと統合され、部門ごとの経費の傾向やコスト削減の取り組みをシステム上で一元管理できます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。特にAPI連携を利用する場合、リアルタイムでデータが同期されるため、経理業務の効率が大幅に向上します。自社の会計ソフトとの連携対応と、APIの互換性を確認することをおすすめします。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、使いやすさが重要です。特にAPI連携が多用される環境では、ユーザーフレンドリーなUIが求められます。導入前のデモなどで、さまざまな年代の従業員にAPI連携機能を試してもらい、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、使用方法のマニュアルやサポート体制の整備も重要です。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書を経費精算システムに転記する手間を削減することができます。特にAPI連携により、領収書データが自動的にシステムに取り込まれるため、大幅な時間節約が可能です。 ・アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。API連携により、リアルタイムでクラウドにデータが保存されます。 ・スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。API連携により、自動で経費精算システムにデータが送信されます。 ・転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。API連携により、転記されたデータが自動的に経費精算システムに反映されます。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。API連携により、カードリーダー取り込みやスマホアプリでの取り込みが自動化され、データ入力の手間が削減できます。不正防止の観点からも有効です。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携が可能なソフトは、API連携により使用履歴を自動で取り込み、経費申請が簡単に行えます。カード支払いが多い場合に特におすすめです。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引をAPI連携により結びつけることで、精算に必要な入力を省略できます。効率化、ミス防止、不正防止のメリットがあります。 ・タクシー手配：タクシーの手配履歴が自動的に取り込まれます。 ・ホテル手配：ホテルの手配履歴が自動的に取り込まれます。 ・航空券手配：航空券の手配履歴が自動的に取り込まれます。 ・新幹線手配：新幹線の手配履歴が自動的に取り込まれます。 ・レンタカー手配：レンタカーの手配履歴が自動的に取り込まれます。 ・Amazon手配：Amazonでの購入履歴が自動的に取り込まれます。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。API連携が可能なソフトを選ぶことで、データのリアルタイム同期が実現し、経理業務の効率が向上します。以下の連携方式があります。 ・CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。API連携に比べると手間がかかります。 ・システム開発によるシステム連携：API連携により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。特定の製品同士のAPI連携機能が事前に用意されている場合、利用者によるシステム開発が不要です
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