営業支援対応のグループウェア(シェア上位)
グループウェアとは?
更新:2024年10月30日
グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、営業支援機能(SFA: Sales Force Automation)、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えています。特に営業支援機能は、営業活動の効率化と顧客管理の強化に大いに役立つため、多くの企業で重宝されています。
導入メリット
円滑な情報やナレッジの共有
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。営業支援機能を活用すれば、営業チーム全体での情報共有やナレッジの集約もスムーズに行えます。顧客情報や営業活動の進捗状況をリアルタイムで共有することで、営業戦略の立案や迅速な対応が可能になります。
ワークスペースの一元化
グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。特に営業支援機能を統合している場合、営業関連のデータや情報を一元的に管理できるため、業務の効率化が図れます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。
情報セキュリティの強化
グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。営業支援機能を含むグループウェアでは、顧客情報や営業データの機密性が高いため、セキュリティ機能の充実が特に重要です。情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。
ペーパレス化で業務連絡を効率化
グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。営業支援機能を活用すれば、営業報告書や顧客提案書なども電子的に管理共有でき、印刷の手間やコストを削減できます。これにより、営業活動もより効率的に進められます。
導入注意点
他の製品との機能の重複
グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。特に営業支援機能を既に他のツールで運用している場合、その機能がグループウェアと重複しないか確認が必要です。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。
システム連携の制限
他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に営業支援機能を含むグループウェアの場合、CRM(顧客管理システム)やERP(統合基幹業務システム)との連携が重要となります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。営業支援機能を含む場合、顧客データや営業戦略データの保護が特に求められます。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。
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グループウェアの選び方
グループウェアを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
カバーできる業務から選ぶ
グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。特に営業支援機能(SFA)を備えたグループウェアを探している場合、顧客管理、営業活動の追跡、レポート作成などの機能が備わっているかを確認しましょう。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。
2
社外関係者との共有できる製品を選ぶ
グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。特に営業支援機能を活用する場合、顧客やパートナー企業との情報共有が重要となります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。社外関係者と共有と合わせて、共有内容も加味した上で比較しましょう。
3
他システムとの連携から選ぶ
グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。営業支援機能とビジネスチャットが連携することで、営業活動の進捗や顧客対応のスピードアップが図れます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。営業支援機能とチャットボットが連携することで、顧客からのよくある質問にも迅速に対応できるようになります。
4
権限管理の細かさから選ぶ
グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。営業支援機能を含む場合、営業データや顧客情報のアクセス権限を適切に設定することが重要です。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう
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