副業向けの勤怠管理システム（シェア上位）
株式会社COELが提供する勤怠管理システムです。
manage勤怠は、勤怠管理の基本機能から労働基準法に対応した労務管理まで、幅広い業務をカバーする勤怠管理システムです。直感的な操作画面により、初めて勤怠システムを導入する企業でもスムーズに運用を開始できます。
打刻方法は、Web打刻、ICカード、指静脈認証など複数の方式に対応しており、オフィス環境や働き方に応じて柔軟に選択可能です。シフト管理機能では、複雑なシフトパターンにも対応し、小売業や飲食業などの業界でも活用されています。
副業が一般的になる中、副業従事者の労働時間管理機能も備えており、本業と副業の労働時間を合算して36協定の上限チェックができるため、コンプライアンス強化にも貢献します。また、有給休暇の自動付与や残業時間の集計機能により、労務担当者の業務効率化を支援します。
中小企業から中堅企業まで幅広い規模の組織に対応し、段階的な機能拡張も可能なため、企業の成長に合わせて長期的に活用できる勤怠管理システムです。
コスト
月額￥400～
無料プラン
×
IT導入補助金
〇
無料トライアル
〇
シェア
事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
副業におすすめの勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、従業員の出勤時刻や退勤時刻、休憩時間、休暇取得などの勤務状況を記録し管理する仕組みのことです。従来は紙のタイムカードや表計算ソフトで管理していた勤怠情報を、システムで一元管理できます。
副業では、本業と異なる勤務時間や勤務日数を管理する必要があります。副業従事者は限られた時間で働くため、正確な勤務時間の把握が重要です。また、副業を受け入れる企業側も、複数の従業員の勤怠を効率的に管理しなければなりません。勤怠管理システムを活用することで、副業特有の柔軟な働き方に対応しながら、正確な勤務時間の記録と給与計算が可能になります。スマートフォンからの打刻機能や、本業との労働時間の合算管理など、副業に特化した機能を持つシステムも登場しています。
副業におすすめの勤怠管理システムの機能
副業向けの勤怠管理システムには、打刻機能や労働時間の集計機能などが搭載されています。この段落では、副業特有のニーズに対応した勤怠管理システムの具体的な機能を紹介します。
1
スマートフォンアプリでの打刻機能
スマートフォンのアプリから出勤と退勤の打刻ができる機能は、副業向けの勤怠管理システムの基本となります。副業従事者は移動中や外出先で勤務を開始することが多いため、いつでもどこでも打刻できる環境が必要です。アプリを起動して出勤ボタンをタップするだけで、その時刻が勤務開始時刻として記録されます。位置情報を取得する設定にすれば、どこで打刻したのかも記録でき、不正打刻の防止にもつながります。通知機能を設定しておけば、打刻忘れを防ぐためのリマインダーを受け取ることもできます。オフライン状態でも打刻データを端末に保存し、インターネット接続時に自動的に送信する機能を持つアプリもあります。
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労働時間の自動集計機能
打刻されたデータをもとに、日次、週次、月次の労働時間を自動的に集計する機能です。副業では短時間勤務や断続的な勤務が多いため、手作業での集計ではミスが発生しやすくなります。システムが出勤時刻と退勤時刻の差分を計算し、休憩時間を差し引いた実働時間を算出します。1日に複数回の勤務があった場合でも、すべての勤務時間を合算して正確な労働時間を把握できます。週の労働時間の合計や月の累計労働時間も自動的に表示されるため、法定労働時間との比較が容易です。残業時間や深夜労働時間も自動的に区分して集計され、割増賃金の計算に必要なデータが整理されます。
3
シフト管理機能
副業従事者の勤務予定を登録し、シフト表として管理する機能です。副業では本業との兼ね合いで勤務可能な日時が限られるため、事前に勤務予定を調整する必要があります。管理者がシフト表を作成し、副業従事者に共有することで、いつ誰が勤務するのかを全員が確認できます。副業従事者側からも勤務希望日時を提出でき、管理者がそれを承認する流れを作れます。シフトが確定すると、副業従事者にプッシュ通知やメールで知らせる機能もあります。シフトと実際の打刻時刻を比較することで、予定通りに勤務したかを確認でき、遅刻や早退の把握も容易になります。
4
休暇管理機能
有給休暇や代休などの休暇申請と承認を行う機能です。副業であっても一定の条件を満たせば有給休暇の付与義務が発生するため、適切な管理が求められます。副業従事者がシステム上から休暇申請を行い、管理者が承認すると、自動的に勤怠データに反映されます。有給休暇の残日数もシステム上で管理され、取得状況を一目で確認できます。年次有給休暇の取得義務化により、一定日数以上の取得が必要な場合には、アラートを出して取得を促す機能も搭載されています。休暇の取得履歴も記録されるため、労働基準監督署の調査時に証跡として提出できます。
5
申請承認ワークフロー機能
残業申請や勤怠修正の申請を、システム上で行い承認するワークフロー機能です。副業では急な業務依頼で残業が発生することがありますが、事前に申請して承認を得るプロセスが必要です。副業従事者がシステムから残業申請を提出し、管理者がスマートフォンやパソコンで内容を確認して承認します。打刻忘れや打刻ミスがあった場合も、修正申請を出して承認を得ることで、正しいデータに訂正できます。申請と承認の履歴がすべて記録されるため、後から確認が必要になった際にも追跡可能です。紙の申請書を作成して提出する手間がなくなり、承認プロセスが迅速化します。
6
アラート通知機能
労働時間が一定の基準を超えた場合や、打刻忘れがあった場合に通知を送る機能です。副業では本業と合わせた総労働時間が法定労働時間を超えないよう注意が必要ですが、気づかないうちに超過してしまうリスクがあります。週の労働時間が40時間に近づくと、副業従事者と管理者の両方にアラートが送られます。打刻忘れが発生した場合も、当日中に通知することで早期に気づいて修正できます。月の残業時間が上限に達しそうな場合にも警告を出し、働きすぎを防止します。通知はメールやアプリのプッシュ通知で受け取れるため、リアルタイムで状況を把握できます。
7
給与計算連携機能
勤怠データを給与計算に連携し、給与明細を作成する機能です。副業の給与計算では、労働時間に応じた基本給与に加え、残業代や深夜手当などを正確に計算する必要があります。勤怠管理システムから労働時間のデータを自動的に給与計算機能に渡すことで、手入力や転記の手間が省けます。時給や各種手当の設定をシステムに登録しておけば、自動的に給与額が計算されます。給与明細もシステム上で作成され、副業従事者はWebやアプリから確認できます。紙の給与明細を印刷して配布する手間がなくなり、発行コストも削減されます。
8
データ出力機能
勤怠データや給与データをファイル形式で出力する機能です。副業の規模が小さい段階では、勤怠管理システムで記録したデータを、既存の会計ソフトや給与計算ソフトに取り込んで使いたい場合があります。データをファイル形式で出力できれば、他のシステムとの連携が可能になります。労働基準監督署への報告や社会保険の手続きで必要な書類を作成する際にも、勤怠データを出力して活用できます。データの保存期間が終了した後も、ファイルとしてバックアップを保管しておけば、必要なときに参照できます。出力形式も形式や形式など、使いやすい形式を選べるシステムが多く提供されています。
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副業における勤怠管理システムを導入するメリット
副業における勤怠管理システムを導入するメリットには、正確な労働時間の把握や業務負担の軽減などがあります。この段落では、副業特有の課題を解決する勤怠管理システム導入の具体的なメリットを紹介します。
正確な労働時間の把握と記録
勤怠管理システムを導入すると、出勤時刻と退勤時刻がデジタルデータとして正確に記録されます。手書きのタイムシートでは記入ミスや記入漏れが発生しやすく、後から修正が必要になる場合があります。システムによる打刻では、ボタンを押した瞬間の時刻が自動的に記録されるため、人為的なミスを防げます。副業で1日に複数回の勤務がある場合でも、各勤務時間が個別に記録され自動的に合算されます。労働時間のデータは改ざんが困難な形で保存されるため、労使間のトラブルを防止できます。法令で義務付けられている労働時間の記録保存も、システム上で管理することで確実に実施できます。
勤怠管理業務の負担軽減
勤怠管理システムは労働時間の集計を自動化するため、管理者の業務負担を大幅に軽減します。紙のタイムシートや表計算ソフトで管理していると、月末に各従業員の労働時間を手作業で集計しなければなりません。集計作業には時間がかかるだけでなく、計算ミスのリスクも伴います。システムを導入すれば、打刻データから自動的に日次、週次、月次の労働時間が集計されます。残業時間や深夜労働時間の区分も自動的に行われるため、給与計算に必要なデータがすぐに確認できます。管理者は集計作業から解放され、本来の事業活動に集中できる時間が増えます。
給与計算の精度向上と効率化
勤怠データが給与計算に自動連携されることで、給与計算の精度が向上し作業時間も短縮されます。手作業でデータを転記する場合、転記ミスにより給与額が間違って計算されるリスクがあります。給与の支払いミスは副業従事者との信頼関係を損ない、モチベーション低下につながります。システムによる自動連携では、勤怠データがそのまま給与計算に使われるため、転記ミスが発生しません。時給や各種手当の計算ルールをシステムに設定しておけば、複雑な計算も正確に実行されます。給与計算にかかる時間が短縮され、月末の業務集中を緩和できます。
法令遵守の徹底とリスク回避
勤怠管理システムは労働基準法などの法令に基づいた管理を支援し、法令違反のリスクを軽減します。労働時間の上限規制や有給休暇の取得義務など、副業であっても遵守すべき法令が存在します。システムには法令に基づいたアラート機能が搭載されており、残業時間が上限に近づくと警告を出します。有給休暇の取得状況も管理され、取得が不足している場合には通知が届きます。労働時間の記録が適切に保存されるため、労働基準監督署の調査があった場合にも証跡を提示できます。法令遵守を徹底することで、罰則や行政指導のリスクを回避し、健全な事業運営が可能になります。
副業従事者とのコミュニケーション円滑化
勤怠管理システムを通じて、副業従事者と管理者がスムーズに情報を共有できます。シフト表や勤務予定をシステム上で確認できるため、いつ誰が勤務するのかを全員が把握できます。休暇申請や残業申請もシステム上で行われるため、口頭での連絡漏れや認識のずれを防げます。副業従事者は自分の労働時間や給与明細をいつでも確認でき、透明性の高い労働環境が実現します。管理者からのお知らせや連絡事項もシステムを通じて配信でき、確実に伝達されます。情報共有が円滑になることで、副業従事者との信頼関係が強化され、定着率の向上にもつながります。
データに基づいた労務管理の実現
勤怠データが蓄積されることで、労働時間の傾向や繁忙期の把握など、データに基づいた労務管理が可能になります。どの曜日や時間帯に労働時間が集中しているのかを分析すれば、適切なシフト計画を立てられます。副業従事者ごとの労働時間を比較することで、業務の偏りや負担の不均衡を発見できます。月ごとの労働時間の推移を確認すれば、繁忙期と閑散期のパターンが見えてきます。データに基づいた労務管理により、人員配置の最適化や業務効率の改善につながる施策を検討できます。勤怠データは経営判断の材料としても活用でき、副業事業の成長を支える基盤となります。
副業において勤怠管理システムを導入する際の注意点
副業において勤怠管理システムを導入する際には、本業との労働時間管理の調整やコスト面の検討などの注意点があります。この段落では、導入時に注意すべき具体的なポイントを紹介します。
本業との労働時間管理の調整方法
勤怠管理システムを導入しても、本業での労働時間は別のシステムで管理されているため、合算管理の仕組みを別途考える必要があります。労働基準法では本業と副業を合わせた総労働時間を管理する義務がありますが、システムだけでは自動的に合算されません。副業従事者に本業での労働時間を定期的に報告してもらい、手動で確認する運用が必要になります。報告漏れや虚偽の報告があると、実際の総労働時間が把握できず法令違反のリスクが残ります。本業の企業との情報共有についても、個人情報保護の観点から慎重に取り扱わなければなりません。システム導入前に、本業との労働時間をどのように管理するのか、運用ルールを明確にしておくことが重要です。
システム利用料金とコストの見極め
勤怠管理システムは月額料金制が多く、利用人数や機能に応じて料金が変動します。副業を始めたばかりで従事者が少ない段階では、システムの利用料金が割高に感じられる場合があります。初期費用が別途必要なシステムもあり、導入時にまとまった費用が発生することもあります。機能が豊富なシステムほど料金が高くなるため、必要な機能を見極めることが大切です。無料プランや少人数向けの低価格プランを提供しているシステムもありますが、機能制限があり業務に支障が出る可能性もあります。システムの利用料金と、勤怠管理業務にかかる人件費や手作業のコストを比較し、費用対効果を慎重に判断する必要があります。
副業従事者のシステム習熟度への配慮
副業従事者は様々な年齢層や職業背景を持つため、システムの操作に不慣れな人もいます。スマートフォンやパソコンの操作に慣れていない従事者にとっては、アプリのインストールやログイン手順でつまずくこともあります。システムの使い方を説明するマニュアルを用意しても、読まずに操作して間違った打刻をしてしまう場合があります。打刻忘れや誤操作が頻発すると、正確な勤怠データが記録されず、管理者が個別に確認して修正する手間が発生します。導入時には操作説明の時間を設けるか、操作が簡単で直感的に使えるシステムを選ぶ配慮が求められます。サポート体制が充実しているシステムであれば、不明点があった際にすぐに問い合わせできます。
セキュリティとプライバシー保護の確認
勤怠管理システムには副業従事者の個人情報や労働時間データが保存されるため、セキュリティ対策が重要です。クラウド型のシステムでは、データがインターネット上のサーバーに保存されるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクがあります。システム提供会社がどのようなセキュリティ対策を実施しているのか、導入前に確認する必要があります。通信の暗号化、データの暗号化保存、定期的なバックアップなどの対策が講じられているかがポイントです。副業従事者の個人情報を取り扱う以上、個人情報保護法に基づいた適切な管理が求められます。情報漏洩が発生すると、副業従事者との信頼関係が損なわれるだけでなく、法的な責任を問われる可能性もあります。
既存業務フローとの整合性の検討
勤怠管理システムを導入する際には、既存の業務フローとの整合性を確認する必要があります。すでに給与計算ソフトや会計ソフトを使っている場合、新しい勤怠管理システムとの連携方法を検討しなければなりません。連携機能がないシステムを選ぶと、データを手作業で転記する必要が残り、業務効率化の効果が限定的になります。労務管理の手続きや承認フローも、既存のルールと異なる運用をシステムで設定すると、混乱が生じる可能性があります。導入前に現在の業務フローを整理し、システムでどこまで対応できるのかを確認することが重要です。業務フローの変更が必要な場合は、副業従事者への説明と理解を得る時間も確保しなければなりません。
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副業におすすめの勤怠管理システムの選び方
副業向けの勤怠管理システムの選び方には、使いやすさや料金体系の確認などがあります。この段落では、副業の特性に合った勤怠管理システムを選ぶための具体的なポイントについて紹介します。
1
操作性とデザインの分かりやすさ
副業向けの勤怠管理システムを選ぶ際には、副業従事者と管理者の両方が直感的に操作できるかを確認します。画面を開いたときに、どこに何があるのかが一目で分かるデザインであれば、マニュアルを読まなくても使い始められます。打刻ボタンが大きく表示され、迷わずタップできる配置になっているかがポイントです。一例として、ログイン後すぐに打刻ボタンが表示されるシステムであれば、操作に迷うことなく勤務を開始できます。管理画面も、誰がいつ勤務したのかがカレンダー形式やリスト形式で見やすく表示されることが重要です。無料トライアル期間を利用して、実際に操作してみることで使いやすさを確認できます。
2
料金体系とコストパフォーマンス
副業の規模に合った料金プランを提供しているシステムを選ぶことが、コストを抑えるために重要です。従事者が少ない段階では、1名あたりの月額料金が安いプランや、少人数向けの定額プランが適しています。具体的には、従事者5名までであれば固定料金で利用できるプランなら、人数が変動しても料金が安定します。初期費用が無料のシステムを選べば、導入時の負担を軽減できます。機能が豊富なシステムは料金が高くなる傾向があるため、必要な機能だけを備えたシンプルなプランを選ぶことも検討すべきです。料金と機能のバランスを見極め、副業の運営に必要十分なシステムを選ぶことが大切です。
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副業特有の勤務形態への対応力
副業では短時間勤務や断続的な勤務が多いため、1日に複数回の打刻ができるシステムが必要です。朝の1時間、昼休みの30分、夜の2時間といった働き方に対応できるかを確認します。実際に、打刻回数に制限がなく、各勤務時間を個別に記録して自動的に合算する機能があれば安心です。スマートフォンからの打刻に対応しているシステムであれば、副業従事者が場所を選ばず勤務を開始できます。位置情報の記録機能があれば、どこで勤務したのかも把握でき、在宅勤務と外出先での勤務を区別して管理できます。副業の働き方に柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、正確な勤怠管理が実現します。
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給与計算機能との連携性
勤怠データを給与計算に簡単に連携できるシステムを選ぶと、業務効率が大きく向上します。勤怠管理と給与計算が一体化したシステムであれば、労働時間が自動的に給与額に反映されます。たとえば、時給や各種手当をシステムに設定しておくだけで、月末に給与明細が自動作成される機能があれば便利です。すでに給与計算ソフトを使っている場合は、勤怠データをファイル出力して取り込める機能があるかを確認します。データの出力形式が給与計算ソフトに対応していれば、スムーズに連携できます。給与計算にかかる時間と手間を削減できるシステムを選ぶことで、管理者の負担が軽減されます。
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サポート体制の充実度
副業でシステムを初めて導入する場合、操作方法や設定方法で困ったときに相談できるサポート体制が重要です。電話やメール、チャットなど複数の問い合わせ方法が用意されているシステムなら、自分に合った方法で質問できます。一例として、営業時間内であれば電話でリアルタイムに質問できるサポートがあると、急ぎの問題にも対応できます。ヘルプページやマニュアルが充実しているシステムであれば、自分で調べて解決できる場合もあります。導入時の初期設定をサポートしてくれるサービスがあれば、スムーズに運用を開始できます。サポートの対応時間や対応範囲を事前に確認し、困ったときに助けてもらえる体制が整っているシステムを選ぶことが安心につながります。
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