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SAP SuccessFactors Time Tracking
SAP SuccessFactors Time Tracking
SAP SuccessFactors Time Trackingは、SAPジャパン株式会社が提供する勤怠管理システムです。グローバルで利用される統合人事クラウドの一部として位置づけられ、多様な雇用形態に対応した包括的な勤怠管理機能を提供しています。セルフサービスによる出退勤記録、外部デバイスとの連携、リアルタイム集計などの機能により、従業員の労働時間管理と給与計算の効率化をサポートします。クラウドベースのシステムのため、在宅勤務やモバイル環境からも利用可能で、グローバル企業における多言語・多通貨環境にも対応しています。SAPの他の人事給与ソリューションとの統合により、勤怠データから給与処理まで一貫したデータ管理を実現できる点が特徴です。スケーラビリティとセキュリティを備えており、主に大企業やグローバル企業での利用を想定していますが、中堅規模の企業にも対応可能とされています。複雑な労務規定や各国の法令遵守要件にも対応できる設計となっています。
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事業規模
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メリット・注意点
仕様・機能
ProActive C4は、SCSK株式会社が提供するAIネイティブなクラウドERPシステムです。会計、人事給与、経費、勤怠管理など企業のバックオフィス業務を幅広くカバーし、グループ企業全体の統一管理と迅速な経営判断をサポートします。オンプレミスからクラウドへの移行を円滑に進められる設計となっており、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度の変化に対してもアップデートによる迅速な対応が可能です。ユーザーごとに画面を最適化できる直感的なUIを採用し、現場での導入と定着を促進する仕組みを備えています。BPOサービスとの連携により、給与計算や経理業務の運用を委託することができ、企業がコア業務に集中できる環境を構築できます。AI技術を活用したデータ分析機能や業務自動化機能も搭載されており、将来を見据えた経営管理を支援します。テレワークをはじめとする多様な働き方に対応した勤怠管理機能も提供し、大企業から中堅企業まで幅広い基幹システム刷新ニーズに対応する次世代ERPとして位置付けられています。
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仕様・機能
ちゃっかり勤太くんは、株式会社エイ・アイ・エスが提供する勤怠管理システムです。17年以上の運用実績を持ち、クラウド上で多様な勤務形態や業種固有の就業ルールに柔軟に対応できます。ICカードや生体認証による打刻機能をはじめ、シフト管理や有給休暇管理など充実した機能をカスタマイズでき、現場のニーズに合わせた運用が可能です。特に飲食・小売業などの多店舗ビジネスにおいては、本部での一括管理に対応しており、業種別の課題解決に向けた柔軟性を備えています。さらに、サーマルカメラ連携による体温測定機能などの先進技術もオプションで利用でき、従業員の健康管理にも活用できます。クラウド型サービスのため専用機器が不要で、比較的低コストでの導入が期待でき、直感的な操作性と信頼性により勤怠管理業務の効率化を図れます。現在までに数百社以上で採用され、多店舗展開する企業や中小から中堅規模の組織での導入が進んでいるシステムです。
コスト
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仕様・機能
CYBER XEED すまぁと勤怠は、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。大手アマノグループのノウハウを活用し、最短3日でのスピード導入と低コストでの運用を可能にしています。出退勤打刻や残業・休暇申請といった必要な勤怠機能を厳選し、Web上で簡単に操作できる仕様となっています。小規模事業所や多店舗チェーンでの利用を想定して設計されており、打刻漏れ防止アラートやシフト自動作成など実用的な機能を搭載しています。勤怠データは給与計算ソフトへの出力に対応し、業務効率化をサポートします。導入後のサポートは無料で提供されるため、ITに不慣れな担当者でも安心して利用することができます。上位モデルである「CYBER XEED就業」の技術をベースに開発されており、小規模から中堅企業まで幅広い規模の事業者に対応する勤怠管理ソリューションとして位置づけられています。
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仕様・機能
e-就業OasiSは、株式会社ニッポンダイナミックシステムズが提供する勤怠管理システムです。20年以上の実績を持ち、メーカーのSEによる設定代行サービスが特徴的な「メーカー設定型」のクラウドサービスとして展開されています。出退勤記録をはじめ、残業管理、休暇管理、各種アラート通知など、勤怠業務に必要な機能を幅広くカバーしており、プロジェクト別の工数管理やSmartHR、Freeeとの API連携にも対応しています。50名未満の成長企業から大手企業まで様々な規模の組織で導入されており、自治体での活用実績も見られます。専任SEが企業ごとの就業規則や複雑な勤務制度に合わせて細かな設定を代行するため、独自性の高い労務管理要件があってもシステム化を進めやすいとされています。導入後のサポート体制も整備されており、労務管理の専門知識が限られている場合でも運用しやすい環境が提供されています。
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仕様・機能
株式会社One人事が提供するタレントマネジメントシステムです。One人事は中小企業から中規模企業での人事業務の効率化に特化しており、シンプルで使いやすいインターフェースが特徴です。従業員の基本情報、スキル、経験を一元管理でき、人材の可視化を実現できます。評価機能により定期的な人事評価を効率化でき、目標管理機能で個人の成長をサポートできます。組織図機能により組織構造を可視化でき、人材配置の最適化に活用できます。レポート機能により人材データを分析でき、人事戦略の立案を支援します。クラウドベースのシステムのため、場所を選ばずアクセス可能で、リモートワークにも対応しています。セキュリティ対策も万全で、企業の重要な人事データを安全に管理できます。導入コストを抑えながらも必要十分な機能を提供するため、人事業務の効率化を図りたい企業に適しています。
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仕様・機能
One人事【勤怠】は、One人事株式会社が提供する勤怠管理システムです。人事・労務を一元化するOne人事シリーズの勤怠管理モジュールとして位置づけられ、給与計算システムと標準連携することで勤怠情報を即時に給与へ反映することができます。シフト制やフレックスタイム、裁量労働制、変形労働時間制など多様な勤務形態に対応しており、シンプルなUIにより現場従業員から管理者まで直感的な操作が可能となっています。人事・勤怠・給与など複数の業務をひとつのプラットフォームで扱える統合設計が特徴で、システム間のデータ連携や二重入力の手間を解消します。法改正への迅速な対応や専門スタッフによるサポートも提供されており、労務管理体制の強化に寄与します。累計導入社数は700社を超え、中堅企業を中心に多くの導入実績があります。人事労務全般をワンストップで効率化したい企業に適したソリューションといえるでしょう。
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MITERAS勤怠は、パーソルプロセス&テクノロジー株式会社が提供する勤怠管理システムです。従業員の勤務状況やコンディションを見える化し、働き方の実態分析を通じて生産性向上や過重労働防止に活用できるクラウドサービスとなっています。スマートフォンやPCからの打刻機能、勤怠データの自動集計、リアルタイムでの残業時間予測、有給消化状況のダッシュボード表示など、多様な機能を備えています。また、プロジェクト単位での工数管理やシフト自動作成機能も搭載されており、業務管理の効率化を支援します。残業時間が法定上限に近づいた際の自動アラート機能により、長時間労働の未然防止にも対応しています。さらに、従業員PCの操作ログなどから勤務実態を客観的に収集し、サービス残業や過度な長時間労働を可視化・是正する仕組みを備えることで、労務コンプライアンスの強化に寄与します。幅広い規模の企業で導入されており、労務リスクの低減と働き方改革の推進をサポートするシステムです。
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TimeP@CKは、アマノ株式会社が提供する勤怠管理システムで、タイムレコーダー本体と勤怠管理ソフトがセットになったパッケージ商品です。届いたその日から利用開始できる手軽さが特徴で、専用ソフト「サッと勤怠with」を使用してタイムカードで打刻した出退勤データを自動的にPCに取り込み、集計することができます。フレックスタイムや変形労働時間制にも対応しており、紙のタイムカードによる運用からデジタル管理への移行をサポートします。インターネット環境を必要としないオフライン対応のため、ネットワーク制約がある現場でも利用可能です。集計したデータはCSVやExcel形式で出力でき、給与ソフトへの取り込みも行えます。主に中小企業における初回の勤怠管理システム導入で活用されており、オフィスや店舗、工場など様々な現場で導入されています。比較的低コストで導入できる点も特徴の一つです。
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株式会社ソリューション・アンド・テクノロジーが提供する勤怠管理システムです。WiMS/SaaS 勤務管理システムは、大企業の多様な働き方や複雑な労務管理ニーズに応えるために設計されたクラウド型の勤務管理プラットフォームです。フレックスタイム制や時差出勤、変形労働時間制、プロジェクト別の工数管理など、多彩な勤務パターンや就業規則に柔軟に対応できる高いカスタマイズ性を備えています。出退勤のリアルタイム管理、休暇・残業申請の電子ワークフロー、36協定に基づく超過労働のアラート機能など、労務管理に必要な機能が網羅されており、従業員の働き方を見える化して適切な人事労務対応を支援します。グループ企業全体を横断した勤怠管理も可能で、複数拠点や子会社を含む大規模組織でも統合的に運用できます。加えて、人事情報システムや給与計算ソフトとのデータ連携が可能なため、既存のバックオフィスシステムとの親和性も高く、全社的な業務DX推進に役立ちます。SaaSサービスとして常に最新の機能が提供され、専門コンサルタントによるサポートも受けられるため、自社のニーズに合わせた最適な勤怠管理環境を構築できます。
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5

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、従業員の出勤時刻や退勤時刻、休憩時間、残業時間などの勤務状況を記録し、管理するための仕組みです。従来は紙のタイムカードや出勤簿を用いて手作業で記録していましたが、システムを活用することで自動的に記録や集計が行われるようになります。勤怠管理システムには打刻機能やシフト管理機能、休暇申請機能などが備わっており、従業員と管理者の双方が利用します。出退勤の記録だけでなく、労働時間の集計や給与計算に必要なデータの作成も可能です。また、労働基準法に基づいた適切な労働時間管理を支援する役割も担っています。近年ではスマートフォンやパソコンから打刻できるクラウド型のシステムも普及しており、さまざまな働き方に対応できるようになっています。勤怠管理システムは企業の労務管理を効率化し、法令順守を実現するための重要な仕組みといえます。

1

手作業による集計作業の負担

勤怠管理業務では、従業員の出退勤時刻を手作業で集計する必要があり、大きな負担となっています。タイムカードに打刻された時刻を1枚ずつ確認しながら、表計算ソフトに入力していく作業は時間がかかります。従業員数が多い企業では、月末から月初にかけて数日間を集計作業に費やすこともあります。また、集計作業に追われることで、本来行うべき他の業務に時間を割けない状況が発生します。手作業による集計は担当者にとって大きな負担であり、業務効率を低下させる要因となっています。

2

集計ミスや計算ミスの発生

手作業で勤怠データを集計する際には、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。出勤時刻や退勤時刻を間違えて入力してしまったり、労働時間の計算を誤ったりすることがあります。ミスが発生すると給与計算にも影響が及び、従業員への支払額が正しくなくなる可能性があります。さらに、ミスを発見して修正する作業にも時間がかかり、担当者の負担が増加します。集計ミスや計算ミスは勤怠管理業務における大きな課題といえます。

3

労働時間の正確な把握が困難

従業員の実際の労働時間を正確に把握することが難しいという課題があります。直行直帰や外回りが多い営業職の場合、実際に働いた時間を正確に記録することが困難です。また、テレワークや在宅勤務を行う従業員の労働時間も把握しにくい状況があります。労働時間が正確に把握できないと、残業時間の管理や適切な労働環境の維持が難しくなります。さらに、労働基準法で定められた労働時間の上限を超えていないかの確認も困難になります。正確な労働時間の把握は、適切な労務管理を行う上で重要な課題です。

4

労働基準法への対応の難しさ

労働基準法では労働時間の上限や休憩時間の付与など、さまざまな規定が定められています。勤怠管理業務では、法令に則った適切な労働時間管理を行う必要があります。しかし、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化など、複雑な規定を正確に理解し、運用することは容易ではありません。法令違反が発生すると、企業は行政指導や罰則を受ける可能性があります。また、法改正に対応するためには、勤怠管理のルールや手順を見直す必要があり、担当者の負担が増加します。労働基準法への対応は勤怠管理業務における重要な課題となっています。

5

多様な勤務形態への対応

企業には正社員だけでなく、パート、アルバイト、契約社員などさまざまな雇用形態の従業員が在籍しています。雇用形態によって労働時間や休日のルールが異なるため、それぞれに応じた勤怠管理が必要です。加えて、フレックスタイム制や変形労働時間制、シフト勤務など、多様な勤務形態が導入されています。勤務形態ごとに異なる集計方法や計算ルールを適用する必要があり、管理が複雑になります。多様な勤務形態に対応した勤怠管理を行うことは、担当者にとって大きな負担となっています。

6

打刻漏れや不正打刻の管理

従業員が出勤時や退勤時に打刻を忘れてしまう打刻漏れが頻繁に発生します。打刻漏れがあると、実際の労働時間を正確に記録できなくなります。また、他の従業員に打刻を依頼する代理打刻や、実際の出退勤時刻と異なる時刻に打刻する不正打刻が行われることもあります。打刻漏れや不正打刻が発生した場合、担当者は従業員に確認を取り、正しい時刻を記録し直す必要があります。このような対応には時間がかかり、勤怠管理業務の負担が増加します。打刻の正確性を確保することは、勤怠管理における重要な課題です。

7

休暇管理の煩雑さ

従業員の年次有給休暇や特別休暇、欠勤などの休暇情報を管理することは煩雑な作業です。従業員ごとに有給休暇の付与日数や取得日数、残日数を記録し、管理する必要があります。労働基準法では年次有給休暇の取得が義務化されており、取得状況を把握して適切に取得を促す必要があります。しかし、紙の台帳や表計算ソフトで管理していると、情報の更新や確認に手間がかかります。休暇管理の煩雑さは、勤怠管理業務における大きな課題となっています。

8

給与計算システムとの連携の手間

勤怠管理で集計したデータは、給与計算に使用されます。しかし、勤怠管理を紙やタイムカードで行っている場合、集計したデータを給与計算システムに手作業で入力する必要があります。データの入力作業には時間がかかり、入力ミスが発生するリスクもあります。また、勤怠データと給与データの整合性を確認する作業も必要です。給与計算システムとの連携がスムーズに行えないことは、勤怠管理業務における課題の1つです。

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勤怠管理業務における課題

勤怠管理業務には、手作業による集計ミスや労働時間の把握漏れなどの課題があります。この段落では、勤怠管理業務を行う際に遭遇する具体的な問題や課題を紹介します。
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勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムの機能には、出退勤の打刻機能や労働時間の集計機能などがあります。この段落では、勤怠管理システムに備わっている具体的な機能を紹介します。

1

打刻機能

打刻機能は、従業員が出勤時刻や退勤時刻を記録するための基本的な機能です。専用の打刻機を設置する方法や、スマートフォンやパソコンから打刻する方法があります。中にはICカードや生体認証を用いて本人確認を行う機能を持つものもあります。打刻データはシステムに自動的に記録され、手作業での入力が不要になります。打刻漏れがあった場合にアラートを表示する機能を持つシステムもあり、正確な勤怠記録を支援します。打刻機能は勤怠管理システムの中核となる機能です。

2

労働時間集計機能

労働時間集計機能は、従業員の労働時間を自動的に計算し、集計する機能です。出勤時刻と退勤時刻から実労働時間を算出し、休憩時間を差し引いた時間を記録します。時間外労働や深夜労働、休日労働なども自動的に区別して集計できます。月単位や週単位での労働時間の合計を確認でき、労働基準法に基づいた上限規制の確認も可能です。集計結果は一覧表やグラフで表示され、視覚的に把握しやすくなります。労働時間集計機能は、勤怠管理業務の効率化に大きく貢献します。

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シフト管理機能

シフト管理機能は、従業員の勤務予定を作成し、管理する機能です。シフトパターンを登録しておくことで、簡単にシフト表を作成できます。従業員の希望シフトを収集し、自動的に調整する機能を持つシステムもあります。作成したシフト表は従業員に公開され、各自がスマートフォンやパソコンから確認できます。シフトの変更があった場合も、即座に従業員に通知されます。シフト管理機能は、シフト勤務を行う企業にとって重要な機能です。

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休暇管理機能

休暇管理機能は、従業員の年次有給休暇や特別休暇などを管理する機能です。従業員ごとの有給休暇の付与日数や取得日数、残日数を自動的に計算し、記録します。従業員は申請画面から休暇を申請でき、承認者は承認画面から申請を確認して承認できます。労働基準法で定められた年次有給休暇の取得義務に対応し、取得状況を把握する機能もあります。休暇管理機能により、休暇に関する情報を一元管理できます。

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残業申請承認機能

残業申請・承認機能は、従業員が残業を行う際に事前に申請し、上司が承認する仕組みを提供する機能です。従業員は残業の予定時間を入力して申請し、上司は業務の必要性を確認して承認します。承認された残業時間と実際の残業時間を比較し、差異がある場合にアラートを表示する機能もあります。残業の申請と承認を記録することで、適切な労働時間管理が可能になります。残業申請・承認機能は、労働時間の管理を厳格に行う上で重要です。

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アラート機能

アラート機能は、労働時間の上限超過や打刻漏れなどの異常を検知し、管理者や従業員に通知する機能です。時間外労働が上限に近づいた従業員を自動的に検知し、管理者にメールやシステム内で通知します。打刻漏れがあった従業員に対しても、リアルタイムで通知を送ります。休憩時間の取得漏れや連続勤務日数の超過なども検知できます。アラート機能により、法令違反や勤怠管理上の問題を未然に防ぐことができます。

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データ出力機能

データ出力機能は、勤怠データを外部ファイルとして出力する機能です。労働時間の集計結果を表計算ソフトの形式で出力し、給与計算システムに取り込むことができます。出力するデータの項目や期間を自由に設定できるため、必要な情報だけを抽出できます。帳票として出力する機能もあり、従業員への配布や行政への提出に利用できます。データ出力機能は、他のシステムとの連携や報告業務に役立ちます。

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給与計算連携機能

給与計算連携機能は、勤怠管理システムで集計したデータを給与計算システムに自動的に連携する機能です。労働時間や残業時間、休暇取得日数などのデータを、給与計算に必要な形式で転送します。手作業でのデータ入力が不要になり、入力ミスを防止できます。給与計算の処理時間が短縮され、給与支払いまでの業務がスムーズになります。給与計算連携機能は、人事労務業務全体の効率化に貢献します。
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勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入するメリットには、業務の効率化や正確な労働時間の把握などがあります。この段落では、勤怠管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。

業務時間の大幅な短縮

勤怠管理システムを導入すると、勤怠データの集計作業が自動化されます。従来は手作業で行っていた出退勤時刻の入力や労働時間の計算が不要になります。月末の集計作業に数日かかっていた企業でも、数時間で完了するようになります。担当者は集計作業から解放され、他の重要な業務に時間を割けるようになります。業務時間の大幅な短縮は、勤怠管理システム導入の大きなメリットです。

集計ミスや計算ミスの削減

手作業での集計では、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。勤怠管理システムでは、システムが自動的に計算を行うため、ミスが大幅に減少します。出勤時刻や退勤時刻の読み間違いや、労働時間の計算間違いがなくなります。給与計算への影響も防げるため、従業員への正確な給与支払いが実現します。ミスの修正作業も不要になり、担当者の負担が軽減されます。

労働時間の正確な把握

勤怠管理システムでは、従業員の労働時間がリアルタイムで記録されます。直行直帰や外回りの多い営業職でも、スマートフォンから打刻することで労働時間を正確に記録できます。テレワークや在宅勤務を行う従業員の労働時間も把握できます。管理者は従業員の労働状況をいつでも確認でき、適切な労務管理が可能になります。正確な労働時間の把握は、働き方改革を推進する上でも重要なメリットです。

法令順守の徹底

労働基準法では、労働時間の上限や休憩時間の付与などが定められています。勤怠管理システムには、法令に基づいた労働時間管理を支援する機能が備わっています。時間外労働の上限に近づいた従業員を自動的に検知し、管理者に通知します。年次有給休暇の取得状況も把握でき、取得を促すことができます。法令違反のリスクを低減し、適切な労働環境を維持できます。

コスト削減の実現

勤怠管理システムの導入により、人件費や事務コストの削減が可能になります。集計作業にかかる時間が短縮されるため、担当者の業務負担が減り、残業時間も削減できます。紙のタイムカードや出勤簿の購入費用、保管スペースの費用も不要になります。給与計算の精度が向上することで、過払いや未払いによる追加コストも防げます。長期的に見ると、コスト削減の効果は大きくなります。

従業員の利便性向上

勤怠管理システムでは、従業員がスマートフォンやパソコンから自分の勤怠情報を確認できます。労働時間や残業時間、有給休暇の残日数などをいつでも確認できるため、従業員の利便性が向上します。休暇の申請もオンラインで行えるため、紙の申請書を記入して提出する手間が省けます。承認状況もリアルタイムで確認でき、スムーズな申請が可能になります。従業員の満足度向上にもつながります。

データの一元管理

勤怠管理システムでは、すべての勤怠データがシステム上で一元管理されます。従業員ごとの出勤日数や労働時間、休暇取得状況などの情報を、1つのシステムで確認できます。紙の台帳や表計算ソフトの複数のファイルを管理する必要がなくなります。データの検索や分析も容易になり、経営判断に活用できる情報を迅速に取得できます。データの一元管理は、情報管理の効率化に大きく貢献します。

働き方改革の推進

勤怠管理システムの導入は、働き方改革の推進に役立ちます。従業員の労働時間を可視化することで、長時間労働の抑制が可能になります。テレワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方にも対応できます。労働時間の適正化により、従業員のワークライフバランスが改善されます。企業の生産性向上と従業員の働きやすさの両立が実現します。働き方改革の推進は、企業の持続的な成長につながります。
cons

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを導入する際には、自社の業務に適した機能の選定や従業員への周知などの注意点があります。この段落では、勤怠管理システムを導入する際に気をつけるべき具体的な注意点を紹介します。

自社の業務に適した機能の確認

勤怠管理システムには多様な機能が備わっていますが、すべての企業に同じ機能が必要というわけではありません。自社の勤務形態や業務の特性に合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。シフト勤務を行っていない企業がシフト管理機能の充実したシステムを選んでも、機能を十分に活用できません。逆に、必要な機能が不足していると、業務に支障が出る可能性があります。導入前に自社の業務を分析し、必要な機能を明確にする必要があります。

既存システムとの連携の可否

勤怠管理システムを導入する際には、既存の給与計算システムや人事管理システムとの連携が可能かを確認する必要があります。連携ができないと、データの手作業での転記が必要になり、業務効率化の効果が限定的になります。システム間でのデータ形式の違いにより、連携が困難な場合もあります。導入前に提供会社に連携の可否を確認し、必要に応じてテストを行うことが重要です。既存システムとの連携は、全体的な業務効率化に大きく影響します。

導入コストと運用コストの把握

勤怠管理システムの導入には、初期費用と月額費用などの運用コストが発生します。初期費用には、システムの導入費用や設定費用、従業員への研修費用などが含まれます。運用コストには、月額利用料やサポート費用、メンテナンス費用などがあります。クラウド型とオンプレミス型では、コスト構造が大きく異なります。導入前に総コストを把握し、予算内で運用できるかを検討する必要があります。

従業員への周知と研修

勤怠管理システムを導入しても、従業員が正しく使えなければ効果は得られません。導入前に従業員に対して、システムの目的や使い方を丁寧に説明する必要があります。打刻方法や休暇申請の手順など、基本的な操作について研修を行うことが重要です。特に、ITツールに不慣れな従業員に対しては、個別のサポートが必要になる場合もあります。従業員がスムーズにシステムを利用できるよう、十分な準備を行うことが求められます。

セキュリティ対策の確認

勤怠管理システムには、従業員の氏名や出退勤時刻など、個人情報が記録されます。データの漏洩や不正アクセスを防ぐため、適切なセキュリティ対策が施されているかを確認する必要があります。クラウド型の場合、提供会社のセキュリティ体制やデータの保管場所を確認することが重要です。通信の暗号化やアクセス権限の設定など、技術的な対策も確認すべきです。セキュリティ対策が不十分な場合、企業の信頼性が損なわれるリスクがあります。

法令対応の範囲

勤怠管理システムが、労働基準法などの法令にどの程度対応しているかを確認する必要があります。時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務など、法令で定められた要件に対応した機能が備わっているかを確認します。法改正があった際に、システムが自動的にアップデートされるかも重要なポイントです。法令対応が不十分なシステムを導入すると、別途対応が必要になり、業務負担が増加します。法令対応の範囲を事前に確認することが大切です。

運用ルールの整備

勤怠管理システムを導入する際には、運用ルールを明確に整備する必要があります。打刻漏れがあった場合の対応方法や、休暇申請の承認フローなど、具体的なルールを定めます。ルールが曖昧だと、従業員の間で混乱が生じたり、不公平感が生まれたりする可能性があります。運用ルールは就業規則と整合性を取り、従業員に周知する必要があります。運用開始後も、実際の運用状況を見ながら、ルールを見直していくことが重要です。

サポート体制の確認

勤怠管理システムの導入後に問題が発生した場合、迅速に対応してもらえるサポート体制があるかを確認する必要があります。電話やメール、チャットなど、どのような方法でサポートを受けられるかを確認します。サポートの対応時間や、緊急時の連絡先も把握しておくことが重要です。提供会社によっては、追加費用を支払わないと十分なサポートを受けられない場合もあります。導入前にサポート体制を確認し、必要なサポートが受けられるかを検討する必要があります。
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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの選び方には、自社の業務に必要な機能の確認や導入コストの検討などがあります。この段落では、勤怠管理システムを選ぶ際に重視すべき具体的なポイントを紹介します。

1

自社の勤務形態に合った機能

勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態に適した機能を持つシステムを選ぶことが最も重要です。シフト勤務を行っている企業であれば、シフト管理機能が充実したシステムが必要になります。一方で、フレックスタイム制を導入している企業では、フレックスタイムの集計に対応した機能が求められます。自社の勤務形態を分析し、必要な機能をリストアップした上で、システムを比較検討することが大切です。自社の業務に合った機能を持つシステムを選ぶことで、導入後の効果が最大化されます。

2

従業員数と将来の拡張性

現在の従業員数だけでなく、将来的な従業員数の増加を見据えてシステムを選ぶことが重要です。実際には、従業員数が増えた際に追加費用が発生したり、システムの処理速度が低下したりする場合があります。事業拡大や組織再編を予定している企業では、拡張性の高いシステムを選ぶ必要があります。また、複数の事業所や拠点を展開する可能性がある場合も、拠点追加に柔軟に対応できるシステムが適しています。将来の成長を見据えた選定が、長期的なコスト削減につながります。

3

操作性とデザインのわかりやすさ

勤怠管理システムは、従業員全員が日常的に利用するものです。操作が複雑だと、従業員が正しく使えずに業務に支障が出る可能性があります。画面のデザインが見やすく、直感的に操作できるシステムを選ぶことが重要です。無料トライアルやデモンストレーションを活用して、実際の操作感を確認することをおすすめします。ITツールに不慣れな従業員がいる場合は、特にわかりやすさを重視する必要があります。

4

提供形態と導入方法

クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶかは、企業の方針や予算によって異なります。初期費用を抑えたい場合や、テレワークに対応したい場合は、クラウド型が適しています。逆に、高いセキュリティを求める場合や、独自のカスタマイズを重視する場合は、オンプレミス型が向いています。それぞれのメリットとデメリットを理解し、自社の状況に合った提供形態を選ぶことが大切です。

5

他システムとの連携性

勤怠管理システムを単独で使用するのではなく、給与計算システムや人事管理システムと連携させることで、業務全体の効率化が図れます。たとえば、勤怠データを給与計算システムに自動転送できれば、手作業での入力が不要になります。既存のシステムとの連携が可能かどうかを、導入前に必ず確認する必要があります。API連携やデータ出力機能の有無も、重要な確認ポイントです。他システムとの連携性が高いシステムを選ぶことで、業務全体の生産性が向上します。

6

コストと費用対効果

勤怠管理システムの導入には、初期費用と運用費用がかかります。導入費用だけでなく、月額利用料やメンテナンス費用、サポート費用なども含めた総コストを把握することが重要です。低価格のシステムでも、必要な機能が不足していれば、結果的にコストが増加する可能性があります。費用対効果を検討し、自社の予算内で最大の効果が得られるシステムを選ぶことが大切です。

7

サポート体制の充実度

システム導入後に問題が発生した際、迅速に対応してもらえるサポート体制があるかは重要な選定ポイントです。電話サポートやメールサポート、チャットサポートなど、複数の問い合わせ方法が用意されているか確認します。サポートの対応時間や対応言語、追加費用の有無なども確認すべきです。導入支援や操作研修などのサービスが提供されているかも、重要な検討材料になります。充実したサポート体制があることで、安心してシステムを運用できます。

8

法令対応とアップデートの頻度

労働関連の法令は頻繁に改正されるため、システムが最新の法令に対応しているかを確認する必要があります。法改正があった際に、提供会社が自動的にシステムをアップデートしてくれるかも重要なポイントです。アップデートの頻度や方法、追加費用の有無を事前に確認しておくことが大切です。法令対応が迅速なシステムを選ぶことで、法令違反のリスクを低減できます。
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堀口健二

ITコンサルタント

株式会社CanalSquareにてITコンサルタントとして従事。大手企業向けERPベンダー会社にて約10年、 HCM・AC・SCM システムの導入・運用保守を経験後、コンサルティング部門統括として組織運営。その後、HR BPO事業関係会社にて、経営企画・営業執行役員として2年間従事し、本社帰任。製品開発部門責任者 として、新規製品の企画開発に従事。

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